« Un de perdu, dix de retrouvés »

Vous y croyez, vous ?

Quand il s’agit de collaborateurs talentueux d’un atelier d’architecture, je me méfie du dicton. Le départ d’un collaborateur expérimenté n’est jamais anodin, surtout si celui-ci est responsable d’un projet complexe et/ou à long terme.

Voyons quel impact peut avoir le départ d’un employé ou d’un collaborateur indépendant.

Pour l’atelier d’architecture (ou toute autre entreprise)

Pour la société, les effets sont nombreux :

• perte d’une partie des connaissances et de l’expérience accumulée par le collaborateur démissionnaire ;
• perte d’une partie du réseau de relations, tant professionnelles (clients, entrepreneurs, impétrants, consultants extérieurs, etc.) que personnelles (toutes les personnes de son entourage auxquelles il pouvait parler de son activité et des réalisations de son agence) ;
• temps et argent dépensés pour rechercher un remplaçant compétent ;
• charges administratives ;
• dysfonctionnements à la fois suite à son départ et suite à son remplacement ;
• frais de formation du remplaçant ;
• perte de réputation éventuelle (à cause du bouche-à-oreille et en fonction des raisons du départ);
• ____________________.

Sur les projets dont le démissionnaire avait la charge

Les effets sont également importants pour les différents dossiers dont le collaborateur en partance avait la charge :

• les risques de désorganisations :
  • suite à des malentendus ;
  • à cause de méthodes de travail différentes – un nouveau collège a besoin d’une période de rodage pour s’adapter à la culture d’entreprise ;
  • à cause des pertes d’informations.
• les difficultés de communication – il faut du temps pour instaurer une relation de confiance avec les différents intervenants d’un projet ;
• l’allongement des délais – toutes les difficultés précitées ont un impact sur le déroulement des différentes tâches requises pour la réalisation d’un projet. Cela génère donc le plus souvent…
• des retards, qui peuvent à leur tour entraîner…
• des conséquences au niveau financier comme les pénalités de retard ou l’augmentation des heures prestées par les autres collaborateurs et par le remplaçant (et donc des honoraires et/ou salaires plus élevés).

Pour ses collègues de travail

A tous les coups, les collègues du démissionnaire auront à souffrir de ce départ. Mais celui-ci peut aussi avoir d’autres effets.

• un surcroit de travail pour prendre en charge les tâches qui ne sont plus effectuées par le démissionnaire et/ou pour la formation de la nouvelle recrue ce qui engendre…
• une augmentation du stress en raison du surplus de travail et de…
• la nouvelle relation à gérer ;
• cela peut parfois entraîner une dégradation de l’ambiance de travail avant et/ou après le départ du collaborateur ;
• et même un effet de contagion pouvant entraîner des départs en cascade.

Pour les clients et partenaires extérieurs

Pour les personnes extérieures au bureau, outre le fait de devoir nouer des relations avec un autre contact, le départ d’un collaborateur et ses effets sur le fonctionnement du bureau d’architecture et sur l’avancement du projet peuvent également entraîner :

• des malentendus ;
• des promesses non tenues ;
• de l’impatience suite au retard ou au manque de contact ;
• du mécontentement.

Pour le remplaçant

Le nouveau collaborateur aussi peut passer par une période relativement difficile :

• stress dû au changement et aux nouvelles responsabilités ;
• formation – apprentissage rapide de nouvelles compétences et de nouvelles méthodologies de travail ;
• efforts à fournir pour apprendre de nouvelles méthodes de travail, assimiler la culture de l’entreprise, acquérir les compétences spécifiques requises et pouvoir mener à bien les projets en cours.

Prévenir plutôt que guérir

Votre atelier d’architecture aura beau avoir la meilleure réputation, les collaborateurs les mieux payés, les opportunités de développement les plus enthousiasmantes, personne n’est à l’abri du départ d’un collaborateur. Conflits d’ego, difficultés d’ordre personnel, maladie, accident ou décès, un collaborateur peut vous quitter du jour au lendemain.

Comment se prémunir contre ces effets

S’il est impossible de supprimer entièrement les désagréments causés par le départ d’un collaborateur de qualité, il est néanmoins possible d’en atténuer les effets.

Voici quelques pistes pour palier au départ d’un collaborateur

1. communiquer clairement et au bon moment sur la situation avec tous les intervenants concernés
2. institutionnaliser la transmission et la sauvegarde des connaissances et de l’expérience des collaborateurs de l’entreprise ;
3. harmoniser les processus de travail pour faciliter le passage d’un projet ou d’un service à un autre ;
4. créer un vade-mecum destiné à faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’équipe ;
5. mettre en place un système de classement des données (projets, informations de contact, dessins, modèles 3D, documentation, etc.) à la fois logique et efficace ;
6. favoriser le mentorat (en valorisant les mentors par exemple) pour faciliter la formation et l’intégration des nouvelles recrues au sein de l’atelier d’architecture.

Et le plus important :

1. déterminer précisément les causes réelles du départ du collaborateur ;
2. en tirer les enseignements éventuels ;
3. corriger la situation (si applicable) pour éviter que cela ne se reproduise.

Vous avez déjà vécu cette situation ?

Quelles ont été les actions spécifiques mises en place au sein de votre bureau ? Quels ont été leurs effets ?

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Les hommes des cavernes étaient surtout stressés par leur environnement extérieur. Face à un danger, ils devaient choisir le combat ou la fuite. Plus « évolués », nous avons pris la mauvaise habitude de nous stresser nous-mêmes avec nos images mentales : nous nous « faisons des films ». Nous ne voyons plus l’ours, mais nous l’imaginons entrer dans notre caverne.

Lorsque nous sommes confrontés à une situation, nous commençons à échafauder des hypothèses. Le soucis, c’est que ces hypothèses sont plus influencées par nos émotions, par notre imagination débordante, que par notre faculté d’analyse objective. Elles se révèlent donc, dans beaucoup de cas, totalement fausses.

Imaginez par exemple que vous passez un examen.

Dans le premier cas, vous savez que de vos résultats vont dépendre votre réussite professionnelle. Si vous échouez, vous pouvez dire adieu à vos perspectives de carrière ! Dans ce cas, votre esprit risque fort de vous élaborer le pire scénario catastrophe et de vous passer le film en boucle jusqu’à ce que vous receviez les résultats des examens 10 jours plus tard. Stress garanti !

Dans le second cas, vous n’êtes absolument pas conscient des risques possibles si vous ratez l’examen. Dans ce cas, vous attendrez sans doute tranquillement vos résultats, détendu, non-stressé.

L’important est de vous rendre compte que, au final, le fait d’avoir stressé pendant 10 jours ne vous aura rien apporté de plus que si vous n’y aviez pas pensé du tout… Au contraire! Pourquoi ? Parce que quoi que vous fassiez, quoi que vous pensiez…

Une fois votre examen passé, vous n’avez plus aucune influence sur les résultats

Si vos réponses étaient insuffisantes, penser sans cesse aux conséquences d’un échec n’auront pas transformé cet échec en réussite. C’est au moment de l’examen que vous aurez échoué, pas à l’annonce des résultats!

Une autre situation classique : imaginer ce que les autres pensent.

La communication est un phénomène complexe. Lorsque vous communiquez, votre message passe par de nombreux filtres. Vos pensées sont filtrées une première fois lorsque vous les traduisez avec vos mots. Votre message est ensuite filtré une seconde fois, lorsque votre interlocuteur décode vos mots, auxquels il ne donnera vraisemblablement pas exactement la même signification que vous.

A moins que vous ne soyez télépathe, ce dont je doute, vous ne pouvez savoir exactement ce que votre interlocuteur pense précisément. Il arrive souvent que nous soyons blessé par une parole alors que tel n’était pas du tout l’objectif de notre interlocuteur (et vice versa). Nous sommes souvent tenté d’apporter une signification biaisée par notre personnalité aux paroles de quelqu’un. De même, un personne à laquelle nous nous adressons traduit (et dénature le plus souvent) notre message selon sa personnalité.

La vie est trop courte ! Concentrons-nous sur notre sphère d’influence

Concentrons-nous sur ce que nous pouvons changer par nos actions, plutôt que de perdre notre temps à à imaginer les conséquences hypothétiques de situations sur lesquelles nous n’avons aucune influence.

Préparez-vous physiquement et psychologiquement, formez-vous et faites votre job le mieux possible puis… Acceptez le fait que vous ne contrôlez pas tout. Ne vous angoissez pas pour des situations sur lesquelles vous n’avez aucune influence. Que vous soyez stressé n’y changera rien. Alors…

Arrêtez de vous faire des films !

Plus simple à dire qu’à faire ?

Cet article est publié dans le cadre de l’événement « A la croisée des blogs » organisé par Nicolas du blog Stop-Timidité sur le thème du Stress.

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