Partagez-vous mon rêve?

Imaginez qu’à tout moment et en tout lieu vous sachiez quelle action entreprendre. Vous êtes toujours à l’heure à vos rendez-vous et vous ne dépassez jamais les délais impartis pour vos projets. Vous retrouvez toutes les documents dont vous avez besoin en 2 minutes. Vous connaissez parfaitement l’état d’avancement de tous vos projets et vous pouvez donner à tout moment les directives dont ont besoin vos collaborateurs pour effectuer leurs tâches. Vous êtes maître dans l’art de la productivité sans stress!

Une vision utopique? Sans doute mais… Après de nombreuses recherches et études dans le domaine de la gestion du temps, j’ai découvert une méthode d’organisation qui devrait vous permettre de faire un grand pas en direction de cette efficacité sans stress à laquelle nous aspirons tous: la méthode Getting Things Done de David Allen.

Comment atteindre cet état de productivité sans stress?

Avant de pouvoir répondre à cette question, il faut d’abord déterminer d’où vient ce stress, pourquoi nous sentons-nous dépassés par les tâches qui se dressent devant nous ? Est-ce réellement par manque de temps ?

Voici la réponse de David Allen:

La majeure partie du stress que subissent les gens naît d’une mauvaise gestion des engagements qu’ils prennent ou qu’ils acceptent. (…) Les personnes dans cette situation deviennent invariablement plus détendues, plus concentrées et plus productives lorsqu’elles parviennent à gérer plus efficacement les questions non résolues de leur vie.

David Allen ne parle pas uniquement des engagements professionnels mais de la vie dans son ensemble. Votre vie privée (et les engagements que vous prenez à ce niveau) ont également une grande influence sur votre niveau de stress. Lorsque vous êtes préoccupé par un soucis dans votre vie privée, cela a inévitablement un impact négatif sur votre productivité professionnelle et inversement.

Pour traiter ces affaires non résolues, David Allen nous conseille les étapes suivantes:

1. clarifiez le résultat que vous voulez obtenir
2. décidez de la prochaine action à effectuer
3. notez un rappel du résultat voulu et de l’action requise dans un système fiable

Encore faut-il, au préalable, faire un inventaire exhaustif de toutes les choses qui vous préoccupent.

Introduction à la méthode Getting Things Done (GTD)

D’autres ayant déjà présenté cette méthode de façon approfondie, je vous renvoie à l’excellent article d’Argancel sur le blog C’éclair.fr pour une présentation en profondeur de la méthode. Voici cependant un résumé succinct des principes généraux:

Libérez votre esprit!

Lorsque vous pensez que vous devriez faire quelque chose, vous envoyez un ordre à votre cerveau. Le problème est que votre inconscient n’a pas de sens du passé et du futur. Dès ce moment, il y aura à tout moment une partie de votre cerveau qui vous dira de faire cette chose. Au lieu de garder en tête vos affaires en suspens, servez-vous d’outils externes pour les objectiver et les organiser.

Une gestion des actions horizontale et verticale

Vous devez contrôler vos engagements, vos projets et vos actions horizontalement et verticalement.

La gestion horizontale consiste à garder des listes de tout ce que vous avez à faire (les courses, aller chez le dentiste, rendre visite à un parent, lire un article, ect.).

La gestion verticale consiste à gérer les différentes étapes de projets individuels. C’est de la gestion de projet au sens large. Cela peut être par exemple la gestion de toutes les étapes et tâches nécessaires pour la réalisation d’un projet de construction d’un bâtiment.

Les cinq étapes de gestion du flux de travail

1. collecter les sujets qui retiennent notre attention
2. traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent
3. organiser les actions concrètes à exécuter
4. revoir les actions et évaluer les options
5. agir en fonction des options choisies

Le processus de mise en route de projets

Le modèle de planification proposé par Allen suit les étapes du processus naturel de planification de notre cerveau:

1. définir la raison et les principes
2. se représenter les résultats
3. faire du brainstorming
4. s’organiser
5. déterminer les premières actions à exécuter

La révision des actions

Pour être efficace, votre système d’organisation doit être constamment réactualisé. Revoir régulièrement vos différentes listes est sans aucun doute un des piliers de la méthode GTD. Sans cette révision, votre inconscient ne fera plus confiance à votre système d’organisation et reprendra sa mauvaise habitude de garder en mémoire les choses à faire plutôt que de se fier à votre système d’organisation externe.

Lorsque vous avez un moment de libre, vous devez pouvoir réviser votre liste de prochaines actions pour déterminer, en fonction de 4 critères décrits ci-dessous, ce que vous avez de mieux à faire ici et maintenant.

Ces révisions se font à plusieurs niveaux: depuis la liste d’actions (qui doit se faire dès que vous avez un peu de temps libre) jusqu’à la liste de vos projets de vie (que vous pouvez ne réviser qu’une fois par an par exemple).

Faire le bon choix d’action

Pour faire le meilleur choix dans une situation donnée, Allen propose quatre critères de décision:

1. le contexte
2. la disponibilité
3. le niveau d’énergie
4. la priorité

Voilà sans doute un des éléments qui diffèrent le plus par rapport aux méthodes de gestion du temps plus classiques. Dans ces méthodes, beaucoup se contentent de déterminer le niveau de priorité des projets. D’autres, comme la méthode de gestion du temps de Stephen R. Covey, vont plus loin et classent les actions dans 4 quadrants selon que ces activités sont urgentes ou non-urgentes, importantes ou non-importantes.

N’oubliez pas qu’il suffit parfois d’un seul coup de téléphone ou que votre patron/client entre dans votre bureau pour réduire à néant votre liste de priorité…

Les points clés de la méthode GTD

Voici une tentative pour résumer les conseils de la méthode Getting Things Done:

• Collectez toutes les choses qui vous préoccupent dans votre vie privée et dans votre vie professionnelle
  • Documents physiques (feuilles volantes, magazines à lire, livres, etc.)
  • Idées
  • Questions en suspens
• Déterminez ce que vous devez faire avec chaque « chose » collectée
  • Une action est-elle nécessaire?
  • Est-ce que cette action prend moins de deux minutes?
  • Si c’est le cas, faites-la à l’instant
  • Si ce n’est pas le cas, organisez en suivant le diagramme
• Faites une liste de tous vos projets personnels ou professionnels
• Pour chacun de vos projets, déterminez la prochaine action à exécuter
• Faites une ou plusieurs listes des prochaines actions à accomplir
• Révisez vos listes de prochaines actions dès que vous avez un moment de libre
  • Faites le bon choix en évaluant vos options
• Révisez vos listes de projets chaque semaine
• Révisez une ou deux fois par an vos projets de carrière et de vie

Mettre en oeuvre la méthode GTD dans votre vie quotidienne

Voilà sans doute l’aspect le plus difficile de la méthode: l’appliquer et surtout poursuivre son utilisation jour après jour.

Pourquoi est-ce si difficile? Parce que la mise en oeuvre de cette méthode nécessite beaucoup de rigueur et de changer de nombreuses habitudes… Ce sera le sujet d’un prochain article sur le développement personnel.

Et pour ceux à qui cette méthode ne convient pas, j’ai trouvé une autre méthode plus simple et abordable basée sur cette méthode GTD ainsi que sur le livre de Stephen R. Covey indiqué dans mes sources: la méthode Zen to Done de Leo Babauta (en anglais uniquement). A suivre…

Et vous… Avez-vous trouvez la méthode d’organisation ou de gestion du temps qui vous convient parfaitement?

Discutons-en!

Sources:

• La méthode Getting Things Done de David Allen est à présent disponible en français sous le titre « S’organiser pour réussir – Getting Things Done – La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress » aux éditions LEDUC.S.
• Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent – Stephen R. Covey

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Si votre service est médiocre

Si votre service est médiocre, vous avez sans doute une mauvaise réputation (ou ça ne va pas tarder). Dans ce cas, le marketing est un réel danger si vous voulez continuer dans le métier car…

Le marketing est un catalyseur. Si vous êtes compétent dans ce que vous faites, vos actions de marketing vous permettront de le faire savoir, d’attirer plus de clients et d’obtenir des projets plus intéressants et plus rentables. Si votre service est mauvais, vos stratégies et tactiques marketing risquent fort, à terme, de se retourner contre vous. Oui, on parlera de vous… mais en mal.

La décision de se lancer dans un projet de construction ne se prend jamais à la légère pour un candidat maître d’ouvrage. Avant d’investir ses économies (ou celles de son entreprise) et de s’engager sur des prêts hypothécaires qui s’étendent souvent sur des dizaines d’années, le client potentiel doit avoir confiance dans son architecte et dans ses capacités à mener à bien sa mission. Comment va-t-il s’y prendre?

La majorité des candidats bâtisseurs vont se renseigner auprès de leurs proches. « A quel architecte avez-vous fait appel? », « En avez-vous été satisfait? »… Il y a peu de chances que vous obteniez beaucoup de clients rien que par les pages jaunes ou un encart publicitaire dans un « toutes-boîtes ». Avant de vous faire confiance, vos clients potentiels vont se renseigner sur vous, sur vos réalisations, sur votre service. Si vous êtes un bon architecte, ça se saura, si ce n’est pas le cas, ça se saura aussi. Ne sous-estimez jamais le pouvoir du bouche-à-oreille!

Si c’est votre cas, le marketing promotionnel n’est pas pour vous. Commencez par améliorer la qualité de vos réalisations et/ou de votre service et vos compétences professionnelles. Identifiez vos points faibles et recherchez les moyens nécessaires pour les corriger.

Si votre service est bon ou excellent

On parle souvent de la rançon du succès. Pour l’architecte, c’est le plus souvent le surmenage dû à l’affluence de nouveaux projets. Vous et votre équipe n’avez jamais que 24 heures dans une journée. N’acceptez pas plus de projets que votre structure professionnelle ne peut en gérer efficacement.

Nous n’avons pas l’habitude de refuser des projets. On se dit toujours « Mieux vaut ça que le contraire! » Mais que ce passe-t-il lorsqu’on a trop de projets en même temps?

• on stresse
• on est en retard
• on fait des erreurs
• le service au client devient médiocre
• les clients sont mécontents
• ils en parlent autour d’eux
• votre réputation se dégrade
• vous perdez vos clients existants
• vous n’en retrouvez plus de nouveaux à cause du bouche-à-oreille négatif

Faut-il pour autant refuser des projets ?

Je pense sincèrement qu’il vaut mieux refuser un projet que le bâcler par manque de temps. Cependant, ce n’est pas la seule alternative.

parfois, une simple optimisation de vos méthodes de travail peut vous permettre d’économiser de précieuses heures de travail que vous pourrez mettre à profit pour réaliser un travail de qualité. Si cela ne suffit pas, vous pouvez…

• engager un ou plusieurs nouveaux collaborateurs
• déléguer certaines tâches à des prestataires extérieurs de confiance
• vous associer avec un autre bureau d’architecte qui dispose du personnel ou des compétences spécifiques requises pour certains projets

Et vous, comment faites-vous face à des surcharges de travail ponctuelles ou chroniques.

Le plus grand danger du Marketing pour un architecte is a post from: Architecte & Marketing

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Une question à la source de votre activité professionnelle

En tant qu’architecte et professionnel de services, déterminer comment aider au mieux votre client est sans doute la question primordiale à laquelle vous devez répondre.

Vos clients ont des souhaits et des exigences plus ou moins clairement exprimés. Ne disposant pas de vos connaissances, ils ont également de nombreux besoins dont ils n’ont même pas conscience. Vous avez donc la tâche pas toujours évidente de concilier les besoins et les envies exprimés par vos clients, leurs besoins et souhaits inconscients et toutes les contraintes de programme, de site et d’environnement ainsi que les normes et règlements que le projet de construction de votre client doit respecter.

Et vous devez y parvenir sans blesser l’ego de votre client!

Devenez un atout pour votre client

Pour de nombreuses constructions, faire appel à un architecte est obligatoire dans bien des pays comme la France ou la Belgique. L’architecte est donc souvent considéré comme un mal nécessaire imposé par la loi. Beaucoup de clients pensent qu’un entrepreneur ou un promoteur clé-sur-porte suffit et qu’ils n’ont pas besoin d’un architecte…

Si vous lisez cet article, j’en déduis que vous n’êtes pas d’accord avec cette vision réductrice de la profession d’architecte. Votre client peut penser qu’un bâtiment « clé en main » est ce qu’il recherche. Mais en approfondissant un peu la question avec lui, vous découvrirez le plus souvent qu’une solution personnalisée totalement différente répond bien mieux aux problèmes et aux envies de ce clientet parfois même à moindre coût.

En présentant à votre client des solutions alternatives mieux adaptées, personnalisées et profitant à long terme à votre client, vous passez du statut de nuisance inévitable au statut de conseiller.

Un premier pas vers le développement d’une relation de confiance durable et bénéfique pour chacun.

Proposez des solutions alternatives

Même s’il est « roi », votre client n’a pas toujours raison. En étudiant les différents besoins, souhaits et contraintes du projet de bâtiment de votre client, vous arriverez fréquemment à la conclusion que la solution imaginée par votre client n’est pas idéale.

De nombreux architectes présentent dans ce cas plusieurs alternatives en plus de la proposition souhaitée par le client. Malheureusement, il apparaît le plus souvent que le client sélectionne une proposition moins bonne lorsqu’il est face à plusieurs choix. Il peut aussi vous demander de faire un mélange à partir d’éléments pris dans chaque proposition… pour un résultat mitigé.

Présentez votre solution idéale en premier

Je pense personnellement qu’il faut présenter uniquement la solution qui vous semble la meilleure tout en préparant des solutions alternatives. Il sera toujours temps de sortir vos solutions de rechange si votre client se montre insensible à vos arguments en faveur du projet que vous préconisez.

Accepter… ou refuser

Etes-vous compétent pour ce type de projet ? Serez-vous en mesure d’apporter des solutions aux problèmes rencontrés par votre client potentiel ? Et parviendrez-vous à trouver un terrain d’entente qui vous satisfasse tous les deux ?

Il vaut parfois mieux refuser un projet que de se laisser embarquer dans la conception et la réalisation d’un projet qui pourrait nuire à votre réputation d’architecte professionnel.

Vous êtes architecte ?

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