Ils n’hésiteront pas à se renseigner ailleurs, alors… pourquoi ne pas aborder ces sujets avec eux sans attendre ?

Est-ce que le « courant » va passer entre-nous ?

Est-il sympa ? Avons-nous des intérêts communs ? Vais-je pouvoir entamer une relation de confiance avec cet architecte ?

A-t-il de l’expérience pour ce type de projet

A-t-il déjà réalisé des projets semblables ? Ses clients ont-ils été satisfaits du service rendu ?

Et comment faire si vous n’avez PAS d’expérience dans ce type de construction mais que vous voulez obtenir le projet ? Comme on dit: « Il faut bien commencer un jour ».

A-t-il eu des problèmes avec des réalisations précédentes ?

Qui était responsable de ces problèmes et comment cet architecte y a-t-il fait face ?

Sera-t-il capable de concevoir un projet qui me ressemble ?

Le résultat final reflètera-t-il mes besoins, mes goûts, mes souhaits et mes valeurs ? Ou reflètera-t-il uniquement l’ego et les principes de l’architecte ?

Le projet respectera-t-il mon budget ?

Voilà une question très sensible… et à laquelle il devient de plus en plus difficile de pouvoir répondre par l’affirmative. Avec les prix à la hausse des matières premières comme le ciment ou l’acier, les devis de plus en plus imprévisibles des entrepreneurs, estimer précisément le coût d’une construction dès les premières esquisses devient particulièrement difficile.

M’aidera-t-il à trouver des solutions économiques ?

Avec la méthode de calcul des honoraires au pourcentage, plus un architecte travaille bien moins il gagne sa vie… Encore une aberration de la profession d’architecte.

Votre client est cependant en droit d’attendre de votre part des solutions réfléchies qui ne grèveront pas inutilement son budget.

M’aidera-t-il à obtenir les primes et aides financières auxquelles j’ai droit ?

Où votre client doit-il s’adresser ? Quelles sont les critères à respecter pour avoir droit à des primes ? Quelles sont les démarches à effectuer et comment la procédure va-t-elle se dérouler ? Autant de questions auxquelles vous pouvez répondre et qui aideront grandement vos clients dans leurs démarches.

Va-t-il me conseiller efficacement à tous les stades du projet ?

Beaucoup de client font appel à un architecte trop tard dans un projet, c’est à dire lorsqu’ils ont déjà acheté le terrain.

N’ayant que rarement l’expérience de la construction, un client se retrouve souvent perdu au milieu de toutes les contraintes, questions et décisions à prendre tout au long d’un projet de construction. Avec votre expérience professionnelle, vous pouvez facilement le guider dans les différentes démarches et dans les prises de décisions importantes. Vous pouvez également lui éviter de faire de nombreuses erreurs communes aux conséquences parfois désastreuses.

Contrôlera-t-il fréquemment l’avancement du chantier et la qualité de la mise en oeuvre ?

Vous le savez, contrôler n’est pas diriger un chantier… mais votre client connaît-il cette différence fondamentale ? Autant aborder le sujet avant même le début du chantier pour éviter tout malentendu.

Sera-t-il mon architecte… ou celui de l’entrepreneur

Question très pertinente au vu de certaines pratiques constatées avec des entrepreneurs « clé-sur-porte ». Saurez-vous faire respecter les droits de vos clients ?

Sera-t-il disponible pour répondre à mes questions ?

Un client, novice dans le domaine de la construction, a besoin d’être rassuré et d’obtenir des réponses à ses questions. Et il aura bien du mal à se faire à l’idée que vous avez d’autres projets en cours que le sien.

Quelles sont ses références, à quoi ressemblent ses précédentes réalisations ?

Avez-vous un press-book et/ou un site web présentant vos dernières réalisations ? Vos nouveaux clients auront certainement le souhait d’en visiter l’une ou l’autre. Etablissez une liste d’adresse et, si c’est possible, prenez contact avec vos anciens clients pour organiser une visite.

Le projet réalisé correspondra-t-il à ma vision du projet de l’architecte ?

Vous vous en doutez, peu de clients ont une vision claire de l’apparence d’un projet à la seule vue de plans, coupes et élévations en 2 dimensions. Montrer une maquette physique ou virtuelle en image de synthèse de votre projet permettra de dissiper bien des malentendus et évitera autant de déceptions une fois le projet réalisé. Une image photo-réaliste devrait dissiper tout doute sur l’aspect final d’un projet. Attention cependant de ne pas utiliser d’image réaliste à un stade précoce du projet!

Edition: Oooops… J’avais oublié LA question principale… mais celle là, vos clients vous la poseront à tous les coups:

Combien va me coûter les services de mon architecte ?

L’argent étant le « nerf de la guerre », vous n’y couperez pas ! Combien coûtez-vous et, pour les pays ou les projets qui n’imposent pas le recours à un architecte, est-ce que cet investissement va être rentabilisé et valorisé ?

Ce ne sont là qu’une sélection parmi les innombrables questions que peuvent se poser vos clients et prospects. J’espère avoir repris dans ces lignes les plus fréquentes. N’hésitez pas à me faire part des questions qui VOUS sont le plus posées.

Et n’oubliez pas de préparer des réponses à ces questions… Elles risquent de surgir un jour ou l’autre. Mieux vaut y être préparé !

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Peut-être aurais-je dû commencer le blog Architecte & Marketing par cet article… Comme je l’ai déjà écrit, je pense qu’il faut savoir où on va pour y parvenir sans perdre de temps.

Qu’est-ce que la réussite professionnelle ? Chacun a sans doute sa définition personnelle du mot « réussite » ou de « succès ». Quelle est la vôtre ?

Au regard de la réussite, je pense qu’il y a …

2 catégories d’architectes

L’architecte Réactif

Les architectes réactifs sont ceux qui croient à la chance. Ils n’ont le plus souvent pas une vision très claire de ce qu’est la réussite professionnelle et de ce qu’ils doivent faire pour l’atteindre.

L’architecte réactif sait saisir une opportunité lorsqu’elle se présente mais…. chez lui, les contrats arrivent « au petit bonheur la chance ». L’architecte réactif n’est pas conscient que les opportunités, ça se crée !

Celui qui en est conscient et qui met tout en oeuvre pour se créer des opportunités est…

L’architecte Pro-actif

L’architecte proactif ne croit pas à la chance. Pour lui, la réussite professionnelle n’est pas un concept vague mais un stade concret mesurable.

Pour évaluer le chemin qui lui reste à parcourir, il se fixe des objectifs concrets à atteindre. Autant de jalons qui mesurent son évolution sur la voie du succès professionnel.

Pour atteindre ces objectifs concrets, l’architecte pro-actif met en oeuvre une stratégie de développement professionnel (et personnel), analyse objectivement sa situation professionnelle actuelle et défini les compétences, qualités et relations qu’il doit développer pour atteindre ses buts.

La réussite est-elle une ligne d’arrivée ?

La réussite n’est, heureusement ou malheureusement, pas un état permanent auquel on accède… après quoi on peut se reposer sur ses lauriers et sombrer dans l’oisiveté. La réussite professionnelle n’est jamais acquise !

Personnellement, je vois la réussite professionnelle comme un tremplin vers de nouveaux défis, de nouveaux objectifs concrets… et de nouveaux succès professionnels et personnels.

Et vous, êtes-vous un architecte Réactif ou Pro-actif ? Avez-vous des objectifs concrets à atteindre sur la voie de la réussite ?

C’est quoi, pour vous, la réussite ? is a post from: Architecte & Marketing

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D’après Philip Kotler, un expert mondialement connu, le marketing est « l’ensemble des activités humaines ayant pour but de faciliter et d’effectuer des échanges ». Et dans le métier d’architecte, on ne manque pas d’échanges…

Je pense que la plupart des gens ne considèrent que les échanges entre les entreprises, dans ce cas les bureaux d’architecture ou les architectes indépendants, et leurs clients. Certains pensent même que le marketing ne concerne que la promotion et la vente d’un produit à un client, ce qui est diamétralement opposé à ma vision personnelle du marketing.

Lorsque Kotler parle d’échanges, je comprend non seulement faciliter et effectuer l’échange de produits contre de l’argent mais aussi et surtout l’échange de services, d’informations ou encore d’idées, ce qui correspond mieux aux activités des architectes. C’est ce qui m’avait incité à publier mon article « Vous sentez-vous concernés par le marketing? » sur le blog d’ARCH’image.

Et l’architecte dans tout ça?

Les architectes considèrent souvent que le marketing appliqué à la profession d’architecte est un marketing relationnel qui concerne les contacts entre vous (l’architecte) et vos clients, clients potentiels (ou prospects) et référents (toutes les personnes qui ont suffisamment apprécié vos prestations pour vous recommander à leurs amis et connaissances). Et c’est vrai que les relations sont primordiales dans une profession comme celle d’architecte.

C’est cependant une vision incomplète. Elle ne prend pas en compte les relations avec tous les autres intervenants d’un projet d’architecture: administrations, investisseurs indirects, impétrants, entrepreneurs, organismes de contrôle, etc. que je qualifierais de relations externes. Elle ne prend pas non plus en compte les relations internes que vous avez avec vos associés, collaborateurs ou sous-traitants. L’optimisation, ou tout au moins l’amélioration de chacune de ces relations externes et internes peut avoir un impact non négligeable sur la qualité finale de votre travail, sur la satisfaction des différentes parties et sur la rentabilité finale d’un projet.

Conseils marketing pour les architectes

Il est sans doute irréaliste pour un architecte indépendant ou un atelier d’architecture d’une dizaine de collaborateurs de faire appel à une agence de marketing. Il est d’ailleurs probable que ces agences se limiteraient à réaliser une étude de marché et à vous relooker, vous et votre offre de service, pour que vous soyez plus « tendance ». Elles vous proposeront alors une série de tactiques marketing à appliquer: site web, lettres de vente, relookage de vos documents, etc. Ces techniques amélioreront sans doute la situation mais sans prendre en compte l’ensemble des domaines que vous pouvez améliorer.

Ayez une vision globale de votre activité, développez une véritable stratégie marketing !

Si je ne devais vous donner qu’un conseil marketing, ce serait de ne pas appliquer des « recettes » mais de définir une stratégie marketing s’appuyant sur des fondations solides faites de plusieurs tactiques interconnectées dont les effets seront ainsi beaucoup plus importants que la somme de leurs bénéfices individuels.

Jay Abraham, un des plus grands experts en marketing, utilise l’image des colonnes du Parthenon supportant le fronton pour illustrer ce principe de stratégie marketing. Chaque pilier représente une tactique marketing venant supporter la stratégie marketing globale.

Quelle sera votre première (ou votre prochaine) action pour développer votre activité professionnelle ?

Les « piliers » qui peuvent supporter votre stratégie marketing sont multiples et varieront en fonction des spécificités de votre bureau. Un jeune architecte ne pourra sans doute pas s’appuyer sur ses précédentes réalisations mais pourra par exemple démontrer son expertise dans les nouvelles technologies qu’il a pu étudier lors de séminaires ou de formations continues. Disposant souvent de plus de temps qu’un vieux de la vieille, il pourra également se différencier en proposant un suivi beaucoup plus fréquent de l’avancement d’un chantier, ce qui lui permettra d’augmenter son expérience de terrain. Une agence avec une longue expérience gagnera à présenter les témoignages de clients satisfaits et à développer un réseau de référents.

ATTENTION: N’oubliez pas de répondre à cette question: Quelle sera votre première (ou votre prochaine) action pour développer votre activité professionnelle?

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Si votre service est médiocre

Si votre service est médiocre, vous avez sans doute une mauvaise réputation (ou ça ne va pas tarder). Dans ce cas, le marketing est un réel danger si vous voulez continuer dans le métier car…

Le marketing est un catalyseur. Si vous êtes compétent dans ce que vous faites, vos actions de marketing vous permettront de le faire savoir, d’attirer plus de clients et d’obtenir des projets plus intéressants et plus rentables. Si votre service est mauvais, vos stratégies et tactiques marketing risquent fort, à terme, de se retourner contre vous. Oui, on parlera de vous… mais en mal.

La décision de se lancer dans un projet de construction ne se prend jamais à la légère pour un candidat maître d’ouvrage. Avant d’investir ses économies (ou celles de son entreprise) et de s’engager sur des prêts hypothécaires qui s’étendent souvent sur des dizaines d’années, le client potentiel doit avoir confiance dans son architecte et dans ses capacités à mener à bien sa mission. Comment va-t-il s’y prendre?

La majorité des candidats bâtisseurs vont se renseigner auprès de leurs proches. « A quel architecte avez-vous fait appel? », « En avez-vous été satisfait? »… Il y a peu de chances que vous obteniez beaucoup de clients rien que par les pages jaunes ou un encart publicitaire dans un « toutes-boîtes ». Avant de vous faire confiance, vos clients potentiels vont se renseigner sur vous, sur vos réalisations, sur votre service. Si vous êtes un bon architecte, ça se saura, si ce n’est pas le cas, ça se saura aussi. Ne sous-estimez jamais le pouvoir du bouche-à-oreille!

Si c’est votre cas, le marketing promotionnel n’est pas pour vous. Commencez par améliorer la qualité de vos réalisations et/ou de votre service et vos compétences professionnelles. Identifiez vos points faibles et recherchez les moyens nécessaires pour les corriger.

Si votre service est bon ou excellent

On parle souvent de la rançon du succès. Pour l’architecte, c’est le plus souvent le surmenage dû à l’affluence de nouveaux projets. Vous et votre équipe n’avez jamais que 24 heures dans une journée. N’acceptez pas plus de projets que votre structure professionnelle ne peut en gérer efficacement.

Nous n’avons pas l’habitude de refuser des projets. On se dit toujours « Mieux vaut ça que le contraire! » Mais que ce passe-t-il lorsqu’on a trop de projets en même temps?

• on stresse
• on est en retard
• on fait des erreurs
• le service au client devient médiocre
• les clients sont mécontents
• ils en parlent autour d’eux
• votre réputation se dégrade
• vous perdez vos clients existants
• vous n’en retrouvez plus de nouveaux à cause du bouche-à-oreille négatif

Faut-il pour autant refuser des projets ?

Je pense sincèrement qu’il vaut mieux refuser un projet que le bâcler par manque de temps. Cependant, ce n’est pas la seule alternative.

parfois, une simple optimisation de vos méthodes de travail peut vous permettre d’économiser de précieuses heures de travail que vous pourrez mettre à profit pour réaliser un travail de qualité. Si cela ne suffit pas, vous pouvez…

• engager un ou plusieurs nouveaux collaborateurs
• déléguer certaines tâches à des prestataires extérieurs de confiance
• vous associer avec un autre bureau d’architecte qui dispose du personnel ou des compétences spécifiques requises pour certains projets

Et vous, comment faites-vous face à des surcharges de travail ponctuelles ou chroniques.

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Votre réussite professionnelle est semblable à un voyage. Lorsque vous savez qui vous êtes, quels objectifs vous voulez atteindre et ce que vous devez faire pour y parvenir, vous augmentez grandement vos « chances » de réussir.

Si vous êtes plusieurs à prendre les décisions dans votre agence, chacun doit donner son avis. Il est indispensable de parvenir à une vision commune de qui vous êtes et de ce que vous voulez devenir. Toutes les décisions qui seront prises dans le futur pourront alors être cohérentes et participer à la réalisation de votre vision.

Voici 10 questions pour faire le point sur votre activité actuelle et développer une vision de votre avenir professionnel:

Ce ne sont pas des questions auxquelles on peut répondre en 10 minutes. Prenez quelques heures pour y réfléchir. Si vous êtes plusieurs à devoir répondre à ce questionnaire, donnez à l’avance à chacun des participants une copie du questionnaire. Lors de votre réunion de concertation, vous pourrez ainsi vous concentrer sur la recherche d’une vision commune. Ce n’est pas toujours une mince affaire!

Avec toutes ces réponses, vous devriez avoir une vision plus claire de ce que vous êtes, de ce que vous voulez devenir et des étapes nécessaires pour y parvenir. Le moment est venu de partager votre vision avec l’ensemble de vos collaborateurs.

C’est le moment de planifier les actions à entreprendre au sein d’une stratégie marketing cohérente afin d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

PS: Vos réponses à ce questionnaire ont beaucoup de valeur. Elles vous donnent un avantage souvent décisif sur vos concurrents. Gardez-les confidentielles!

Source: Architect’ Essentials of Marketing (en anglais) de David Koren

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Une question à la source de votre activité professionnelle

En tant qu’architecte et professionnel de services, déterminer comment aider au mieux votre client est sans doute la question primordiale à laquelle vous devez répondre.

Vos clients ont des souhaits et des exigences plus ou moins clairement exprimés. Ne disposant pas de vos connaissances, ils ont également de nombreux besoins dont ils n’ont même pas conscience. Vous avez donc la tâche pas toujours évidente de concilier les besoins et les envies exprimés par vos clients, leurs besoins et souhaits inconscients et toutes les contraintes de programme, de site et d’environnement ainsi que les normes et règlements que le projet de construction de votre client doit respecter.

Et vous devez y parvenir sans blesser l’ego de votre client!

Devenez un atout pour votre client

Pour de nombreuses constructions, faire appel à un architecte est obligatoire dans bien des pays comme la France ou la Belgique. L’architecte est donc souvent considéré comme un mal nécessaire imposé par la loi. Beaucoup de clients pensent qu’un entrepreneur ou un promoteur clé-sur-porte suffit et qu’ils n’ont pas besoin d’un architecte…

Si vous lisez cet article, j’en déduis que vous n’êtes pas d’accord avec cette vision réductrice de la profession d’architecte. Votre client peut penser qu’un bâtiment « clé en main » est ce qu’il recherche. Mais en approfondissant un peu la question avec lui, vous découvrirez le plus souvent qu’une solution personnalisée totalement différente répond bien mieux aux problèmes et aux envies de ce clientet parfois même à moindre coût.

En présentant à votre client des solutions alternatives mieux adaptées, personnalisées et profitant à long terme à votre client, vous passez du statut de nuisance inévitable au statut de conseiller.

Un premier pas vers le développement d’une relation de confiance durable et bénéfique pour chacun.

Proposez des solutions alternatives

Même s’il est « roi », votre client n’a pas toujours raison. En étudiant les différents besoins, souhaits et contraintes du projet de bâtiment de votre client, vous arriverez fréquemment à la conclusion que la solution imaginée par votre client n’est pas idéale.

De nombreux architectes présentent dans ce cas plusieurs alternatives en plus de la proposition souhaitée par le client. Malheureusement, il apparaît le plus souvent que le client sélectionne une proposition moins bonne lorsqu’il est face à plusieurs choix. Il peut aussi vous demander de faire un mélange à partir d’éléments pris dans chaque proposition… pour un résultat mitigé.

Présentez votre solution idéale en premier

Je pense personnellement qu’il faut présenter uniquement la solution qui vous semble la meilleure tout en préparant des solutions alternatives. Il sera toujours temps de sortir vos solutions de rechange si votre client se montre insensible à vos arguments en faveur du projet que vous préconisez.

Accepter… ou refuser

Etes-vous compétent pour ce type de projet ? Serez-vous en mesure d’apporter des solutions aux problèmes rencontrés par votre client potentiel ? Et parviendrez-vous à trouver un terrain d’entente qui vous satisfasse tous les deux ?

Il vaut parfois mieux refuser un projet que de se laisser embarquer dans la conception et la réalisation d’un projet qui pourrait nuire à votre réputation d’architecte professionnel.

Vous êtes architecte ?

Comment ARCHImarketing et ARCH’image peuvent-ils vous aider ? Laissez un commentaire ou remplissez le formulaire de contact pour présenter vos besoins et les problèmes que vous rencontrez dans votre activité professionnelle d’architecte. Les solutions sont parfois plus proches que vous ne pensez!

Comment puis-je vous aider ? is a post from: Architecte & Marketing

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Imaginez que vous puissiez retrouver n’importe quel document en moins de deux minutes. Un rêve utopique ?

NON! Un système de classement logique et efficace peut vous permettre d’atteindre cet objectif ambitieux. Est-ce que ce sera facile? Sans doute pas: vous allez devoir investir beaucoup de temps pour la mise en place du système, tout particulièrement si vous disposez d’une grande quantité de documents. Mais le plus grand défi sera sans doute d’appliquer systématiquement votre système de classement à tous vos nouveaux documents.

Est-ce que vous pourrez rentabiliser cet investissement? Tout dépend de la valeur que vous donnez à votre temps, à celui de vos collaborateurs et à votre réputation professionnelle.

Combien de temps perdez-vous chaque jour à rechercher un document? Et combien de temps cumulé perd chaque jour l’ensemble de vos collaborateurs? Quelles sont les conséquences de la perte d’un document pour votre entreprise? Et pour vos clients?

Pourquoi classer vos documents ?

Si vous êtes architecte indépendant sans collaborateurs et doté d’une mémoire visuelle prodigieuse, cet article n’est pas pour vous. Si vous n’êtes pas dans ce cas, voici quelques bonnes raisons de classer logiquement et systématiquement vos documents:

• parce que votre mémoire n’est pas infaillible
• pour rassembler en un seul emplacement tous les documents nécessaires à un projet
• pour optimiser le travail d’équipe
• pour identifier, supprimer ou mettre à jour les documents obsolètes
• pour avoir une vision globale des sources d’informations sur un sujet
• pour donner de votre bureau d’architecture une image de compétence et d’efficacité professionnelle
• et surtout pour éviter de perdre du temps

Que classer

Tout! Chaque document doit avoir sa place, ne fut-ce que dans la poubelle:

• feuilles volantes
• dossiers projets
• plans
• documents administratifs
• documents de référence (livres, revues, etc.)
• cartes de visite
• supports informatiques (CD/DVD, cartouches d’archivage, disques durs externes, clés USB, cartes mémoires, etc.)

Sans oublier votre petit matériel de bureau, vos consommables et votre matériel informatique.

Où ranger vos documents ?

Le choix de l’emplacement des documents se fait sur 3 niveaux:

Le local

• Les documents en cours d’utilisation sont dans le local de l’utilisateur
• Les documents de référence seront idéalement rassemblés dans un même local ou dans des locaux contigus
• les archives, auxquelles on n’accède que rarement, pourront être stockées dans des locaux plus éloignés ou plus difficiles d’accès après que leur contenu ait été répertorié

Le mobilier de rangement

Idéalement, votre mobilier sera adapté en fonction des types et formats de documents à classer:

• armoires à rideaux, à portes battantes ou coulissantes
• armoires à plans
• crédences et classeurs multi-tiroirs
• bibliothèques
• étagères
• déssertes
• caissons mobiles

Les accessoires de classement

Si votre bureau est régulièrement inondé de feuilles volantes et de documents épars, ça peut aider!

• corbeilles superposables – indispensables pour classer efficacement les feuilles volantes et petits documents – il en existe en A3
• classeurs à levier
• dossiers suspendus
• presses-livres
• ranges-revues
• intercalaires
• protège-documents
• chemises
• onglets et index marque-pages – très utiles pour marquer une page spécifique
• sans oublier les caisses à archives empilables

Profitez des nombreuses couleurs disponibles pour pouvoir identifier visuellement le type de contenu sans même devoir lire l’étiquette. Vous pouvez par exemple réserver le vert pour les projets, le jaune pour la documentation technique, le bleu pour l’administratif et… le rouge pour les rappels de facture…

Et pour les feuilles volantes et petits fascicules, vous pouvez également utiliser un tableau d’affichage pour les documents d’actualité. Les tableaux en tôle blanche émaillée sont particulièrement pratiques car ils vous permettent d’annoter tout en maintenant par exemple des plans à l’aide d’aimants.

Comment classer vos documents ?

Un système de classement logique et sans ambiguïté est essentiel. Si tous vos collaborateurs rangent suivant leurs propres règles, cela risque vite de tourner au désastre!

Vous devez donc mettre en place un système logique compéhensible par tous les utilisateurs. Chaque bureau d’architecture développera son système de classement en fonction de ses spécificités mais toutes ces méthodes devraient mettre en oeuvre les éléments suivants:

• une nomenclature logique des types de documents – exemple:
  • ref_ pour les documents de référence
  • pro_ pour les documents relatifs à un projet
  • adm_ pour les documents administratifs
  • etc.
• un système de numérotation qui prenne en compte l’évolution future des activités du bureau. Si vous numérotez vos projets sur un seul chiffre, vous devrez changer votre système de numérotation après votre 9ème projet. Mieux vaut prévoir un avenir radieux et noter 001 si pas 0001!
• un système de datation qui permette d’établir la postériorité d’un document sur un autre semblable ainsi que la validité des informations contenues dans le document. Par exemple, si vous lisez « Reçu 24/06/1988″ sur une documentation technique, il serait préférable de prendre contact avec le délégué commercial de la firme pour obtenir une mise à jour.

Afin de conserver une méthode de classement homogène, il est utile de rédiger un vade-mecum ou aide-mémoire expliquant clairement les principes de classement. Ce guide doit permettre à un nouveau collaborateur (ou à un ancien dont la mémoire flanche) d’utiliser votre système de classement. Ce guide peut être amélioré au fil du temps avec les questions et les réponses des utilisateurs.

Vers le tout numérique ?

Conserver ses documents sous forme papier à ses avantages, notamment au niveau du confort de lecture et pour les documents de grande dimensions. Cependant, n’écartez pas l’éventualité de numériser systématiquement tout ou partie de vos documents. Cette solution présente également des opportunités très intéressantes:

• disponibilité des documents à plusieurs endroits au même moment
• recherche d’informations facilitée y compris à l’intérieur des documents lorsque le document est passé par une étape de reconnaissance de caractères.
• volume physique de stockage extrêmement réduit voire inexistant
• facilités de sauvegarde des documents

Les freins à la mise en place et à l’utilisation d’un système de classement

Pas le temps!

L’élément principal qui empêche un bureau d’architecture d’utiliser systématiquement un système de classement est le manque de temps. C’est surtout vrai pour les bureaux déjà bien établis et qui disposent d’une énorme quantité de documents à classer. Dans ce cas, il peut être utile d’engager temporairement une ou plusieurs personnes pour s’occuper du classement plutôt que de détourner un collaborateur existant de ses tâches.

Il est souvent judicieux de réserver une plage horaire hebdomadaire réservée au classement des nouveaux documents. Si la tâche de classement semble herculéenne, vous pouvez commencer par les documents actuels et vous occuper des documents plus anciens lors de périodes plus creuses.

Manque de rigueur

Le second élément qui peut réduire l’efficacité de votre système de classement est le manque de rigueur dans sa mise en oeuvre.

Un système de classement n’est efficace que si on peut lui faire confiance

Il vaut parfois mieux charger une seule personne motivée du classement des nouveaux documents. Cela permet d’augmenter l’homogénéité de la terminologie de classement et de la mise en oeuvre de la méthode utilisée.

Retrouver un document en moins de deux minutes

Classer, c’est bien, mais encore faut-il pouvoir retrouver rapidement un document classé. L’idéal est d’encoder chaque document dans une base de données informatique. Vous tapez un mot-clé et le logiciel vous affiche tous les documents comprenant ce mot clé et leur emplacement physique.

J’utilise à cette fin un logiciel étonnant, PersonalBrain, qui me permet d’avoir un vision globale d’un sujet et des documents qui s’y rapportent. Il serait trop long de vous le présenter ici mais ce sera sans doute le sujet d’un prochain article.

Vous avez des difficultés à retrouver vos documents ? is a post from: Architecte & Marketing

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« L’habit ne fait pas le moine »

L’apparence vestimentaire seule ne permet pas d’identifier un vrai professionnel. Pas plus que le titre. Vous êtes peut-être architecte ou ingénieur… mais êtes-vous professionnel aux yeux de vos clients ? Quelle image donnez-vous par vos engagements et surtout par vos actes ?

Voici une liste, non exhaustive, de critères permettant de reconnaître un vrai architecte professionnel:

Un vrai professionnel…

1. n’accepte pas un travail qu’il ne pourra pas mener à bien soit par manque de temps, de compétence ou d’intérêt
2. prend ses responsabilités en cas de problème, présente ses excuses et fait le maximum pour résoudre le problème
3. recherche le bénéfice de son client avant son bénéfice propre
4. communique régulièrement l’état d’avancement d’un projet à son client
5. est accessible pour ses clients
6. tient ses promesses
7. a une apparence vestimentaire correcte
8. dit ce qu’il pense et pense ce qu’il dit
9. fait son boulot même quand il n’en a pas envie
10. est ponctuel… autant que possible!
11. est compétent dans son domaine d’expertise
12. essaie toujours de promettre moins qu’il ne fourni en réalité

Je vous avais promis 10 critères… en voilà 12.

Et vous, quels sont vos critères pour reconnaître un vrai professionnel qui vous inspire confiance et avec qui vous avez envie de travailler ?

10 critères pour reconnaître un vrai professionnel is a post from: Architecte & Marketing

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