Dans le métier d’architecte comme dans n’importe quelle autre profession, une catastrophe peut se produire. Lorsque cela arrive, selon votre personnalité, vous pouvez réagir avec sans froid ou perdre les pédales.

Le meilleur moyen pour garder son calme (et ainsi limiter les dégâts) est sans doute de se préparer le mieux possible à faire face aux différentes situations d’urgence qui pourraient survenir :

1 – Évaluez les risques

• pour les personnes (ex: dommages corporels)
• pour les bâtiments (ex: incendie, dégâts des eaux, coupures d’électricité, etc.)
• pour les équipements, dont le matériel informatique (ex: pannes)
• pour les logiciels (ex: plantages, erreurs humaines, virus, etc.)
• pour les finances (lisez le journal… les exemples ne manquent pas actuellement)
• pour les données numériques ou autres (ex: pertes, corruption ou vol de données)
• pour l’avenir de votre entreprise (ex: départ d’un responsable « clé », concurrence ou évolution du marché)
• etc.

2 – Établissez des plans d’urgence

Vous venez d’identifier les principaux risques qui peuvent menacer votre entreprise. Pour chaque risque, posez-vous la question suivante :

Que dois-je faire (à titre personnel et à l’échelle de l’entreprise) si cette situation se produit ?

Mettez ensuite vos réponses par écrit dans un dossier directement accessible là où vous en auriez besoin si la situation se présentait. Entreposez une copie dans un endroit sécurisé.

Veillez à bien synchroniser vos plans d’urgence. Si vous les changez à un endroit, changez les partout !

3 – Pratiquez régulièrement des exercices de simulation

Plus vous suez à l’entraînement, moins vous saignez au combat – Devise des U.S. Navy SEALS

En cas d’urgence, chaque minute compte. Ce n’est plus le moment de lire les consignes : votre réaction devrait être automatique. Gérer les risques lors de simulations vous rassure sur votre capacité à faire face aux situations de crise. Cela contribue grandement à réduire votre stress.

Les exercices sont une occasion d’identifier les problèmes ou les risques que vous n’aviez pas prévu. C’est aussi le moment idéal pour optimiser votre réponse et votre vitesse de réaction.

Faites appel à un professionnel pour vous aider si nécessaire. Dans le cas contraire, l’exercice pourrait bien se transformer en catastrophe.

4 – Planifiez (ou pas) vos simulations

Il n’est pas évident de « perdre » quelques heures à se préparer pour une situation qui ne se produira peut-être jamais. Ce n’est qu’en cas de catastrophe que cet investissement paie…

Mais dans ce cas, il paie au centuple !

Les catastrophes se produisent rarement dans des conditions idéales. Réaliser des simulations « surprises » peut donc être bénéfique pour vous mettre en situation réelle.

Vous pensez que cela n’arrive qu’aux autres ? Vous ne connaissez pas la Loi de Murphy !

S’il y a plus d’une façon de faire quelque chose, et que l’une d’elles conduit à un désastre, alors il y aura quelqu’un pour le faire de cette façon.

Que se passera-t-il si…

… Si vos locaux sont la proie des flammes ? Si vous êtes indisponible pendant une longue durée ? Si vous perdez votre ordinateur portable qui contient des données sensibles ? Si le disque dur contenant vos projets en cours « crashe »  ?

Ne serait-il pas temps de prendre quelques précautions pour éviter le pire ?

Avez-vous déjà vécu une situation de crise ? Comment y avez vous fait face ?

Cet article est publié dans le cadre de l’événement A la croisée des blogs organisé par Pierre Morsa sur le thème Comment renverser une situation désespérée ?.

Gestion de crise : 4 étapes pour prévenir plutôt que guérir is a post from: Architecte & Marketing

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Si vous recherchez la source d’un problème relationnel, que ce soit avec un client, un entrepreneur ou avec votre partenaire, vous trouverez le plus souvent un (ou plusieurs) malentendu à l’origine. Aurait-on tous des problèmes d’ouïe… ou alors d’élocution ?

Ne parle-t-on pas tous le même langage ?

C’est quoi un malentendu ?

Afin de le dissiper, mieux vaut le définir:

Selon le Centre National de Ressources Textuelles et Lexicales, un malentendu est une « divergence d’interprétation sur la signification de propos ou d’actes entraînant un désaccord« .

Les causes de malentendus

Le manque de vocabulaire

J’ai voulu commencer par définir le terme « malentendu » car beaucoup de malentendus ont pour origine un manque de vocabulaire. Ce manque de vocabulaire peut être du côté de celui qui écoute et qui ne connaît sans doute pas tous les termes du jargon technique de votre métier. Mais le manque peut aussi être à l’actif de celui qui s’exprime avec l’utilisation de termes inadaptés, des mots dont on pense, à tort, connaître la signification.

Votre interlocuteur vous a mal compris

Ouïe déficiente, manque de maîtrise de la langue, mauvaise qualité de la connexion téléphonique, manque de références, subjectivité… Le problème peut également venir de vous: vous parlez trop doucement, votre message est confus, vous ne maîtrisez pas la langue dans laquelle vous vous exprimez… Les causes de mauvaise compréhension peuvent être multiples.

Vous avez mal compris votre interlocuteur

Mêmes causes que ci-dessus mais, cette fois, vous pouvez agir pour améliorer la situation.

Le manque de connaissances

Lorsqu’on maîtrise un domaine précis, il est souvent difficile de s’adapter aux connaissances plus réduites de son interlocuteur. On considère que certains concepts clés sont connus, on utilise un jargon technique incompréhensible du commun des mortels… Il ne faut pas s’étonner que certains experts au sommet de leur art fassent de piètres enseignants.

Pas de traces écrites

Personnellement, j’ai tendance à oublier ce que je ne note pas. De plus, il est difficile de contester quelque chose lorsque seul un accord oral a été donné.

Les moyens de communication sont inadaptés

Quel que soit le moyen de communication que vous utilisez, celui-ci doit être adapté à la fois à ce que vous voulez présenter mais aussi à la personne à qui vous présentez le projet. Si ce n’est pas le cas, votre client ne comprendra pas votre concept ou, pire encore, il le comprendra mal avec de lourdes déceptions à la clé.

Comment éviter les malentendus ?

Adaptez votre discours à vos interlocuteurs

Mettez-vous à la place de votre client. Quelles connaissance a-t-il du monde de la construction ? Utilisez un vocabulaire simple et définissez les termes techniques que vous utilisez.

Tout au long de votre carrière professionnelle, de nombreuses questions vont revenir régulièrement. Pourquoi ne pas réaliser une plaquette reprenant les questions les plus fréquentes avec vos réponses ainsi qu’un glossaire des termes techniques les plus courants. Ce document pourra également être publié sur votre site web ou envoyé à vos client au format PDF. J’ai même déjà pensé réaliser un dictionnaire visuel des termes d’architecture… mais cela demande beaucoup de temps.

Faites reformuler votre interlocuteur

Lorsque vous n’êtes pas certain d’avoir compris ce que vient de vous dire votre interlocuteur, n’hésitez pas à reformuler son message avec vos propres mots et à lui demander si c’est bien cela qu’il a voulu dire.

Posez des questions pour vérifier que votre interlocuteur à bien compris

Vous ne pouvez bien évidemment pas demander à votre client de reformuler tout ce que vous venez de lui dire. Vous pouvez cependant poser quelques questions discrètes pour évaluer si votre client a bien compris le sens de votre communication.

Gardez des traces écrites / numériques / imprimées

Un contrat écrit entre un architecte et son client est une obligation légale. Mais ce n’est cependant pas la seule trace écrite que vous devriez conserver. Afin d’éviter au maximum les malentendus, mieux vaut conserver une trace écrite de toutes informations envoyées et reçues ainsi que des décisions prises relatives à un projet.

Lorsque vous envoyez des documents importants par courrier, pensez à les envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception. Vous pourrez ainsi avoir une preuve de votre envoi et de sa réception par le destinataire.

Pour les documents numériques envoyés par email, configurez votre logiciel de messagerie pour demander un accusé de réception. Ne vous étonnez cependant pas que de nombreux correspondants n’autorisent pas l’envoi de cet accusé de réception.

Utilisez les médias les mieux adaptés à votre message

En multipliant les moyens de communication, vous augmentez la compréhension et la mémorisation de votre message. Certaines personnes comprennent plus facilement ce qu’ils voient, d’autres ce qu’ils entendent, et d’autres encore ce qu’ils peuvent toucher, manipuler.

N’oubliez pas qu’il est souvent difficile, si pas impossible, pour un client de comprendre un projet uniquement à partir de croquis ou de plans 2D. Il est tout simplement incapable de se faire une image mentale de votre projet. En fournissant des images en 3 dimensions et/ou une maquette physique, vous diminuez fortement les risques de malentendus et de déception une fois la construction achevée.

Vous avez des conseils pour éviter les malentendus ? Vous voulez réagir à cet article ?

Vous avez la parole ! Mais exprimez-vous clairement et sans ambiguïté… pour éviter tout malentendu !

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Il n’y a pas de problème, rien que des solutions

On a beau pratiquer intensivement la « pensée positive », ce n’est pas cela qui va régler effectivement un problème. C’est un bon point de départ mais c’est un peu court… le secret pour régler n’importe quel problème réside, à mon avis, dans une approche systématique de chaque problème que vous pouvez rencontrer.

Voici une méthode en 10 étapes qui devrait vous aider à régler n’importe quel problème:

1. Changez votre langage du négatif au positif. Ne parlez pas de problème mais de situation, de défi ou d’opportunité.
2. Définissez la situation ou le problème clairement
3. Recherchez la source du problème sans vous laisser distraire par les symptômes
4. Posez-vous la question de savoir ce que doit contenir la réponse au problème. Définissez vos paramètres clairement
5. Sélectionnez la meilleure solution en comparant vos diverses possibilités. A quoi ressemblerait la solution idéale à ce problème ?
6. Avant d’appliquer votre décision, posez-vous la question de savoir quelle serait la pire conséquence en cas d’échec de votre solution.
7. Définissez comment mesurer le succès de votre décision
8. Acceptez la pleine responsabilité de la mise en oeuvre de votre décision
9. Fixez-vous un délai
10. Passez à l’action !

Le monde est plein de gens créatifs qui ont de merveilleuses idées, mais presque tous ceux-ci échouent lorsqu’il s’agit de les mettre en oeuvre.

Le futur appartient à la minorité de créatifs qui peuvent non seulement penser mais aussi agir et réaliser concrètement leurs idées.

PS:Cet article est une traduction très libre d’un texte anglais trouvé (puis perdu) sur Internet. Si vous identifiez l’auteur original ou le texte original, faites-le moi savoir afin que je puisse le citer… ou supprimer cet article s’il pense que cette traduction est une atteinte au copyright.

Edition: Source: Earl Nightingale’s The Essence of Success, Edited by Carson V. Conant

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