« Un de perdu, dix de retrouvés »

Vous y croyez, vous ?

Quand il s’agit de collaborateurs talentueux d’un atelier d’architecture, je me méfie du dicton. Le départ d’un collaborateur expérimenté n’est jamais anodin, surtout si celui-ci est responsable d’un projet complexe et/ou à long terme.

Voyons quel impact peut avoir le départ d’un employé ou d’un collaborateur indépendant.

Pour l’atelier d’architecture (ou toute autre entreprise)

Pour la société, les effets sont nombreux :

• perte d’une partie des connaissances et de l’expérience accumulée par le collaborateur démissionnaire ;
• perte d’une partie du réseau de relations, tant professionnelles (clients, entrepreneurs, impétrants, consultants extérieurs, etc.) que personnelles (toutes les personnes de son entourage auxquelles il pouvait parler de son activité et des réalisations de son agence) ;
• temps et argent dépensés pour rechercher un remplaçant compétent ;
• charges administratives ;
• dysfonctionnements à la fois suite à son départ et suite à son remplacement ;
• frais de formation du remplaçant ;
• perte de réputation éventuelle (à cause du bouche-à-oreille et en fonction des raisons du départ);
• ____________________.

Sur les projets dont le démissionnaire avait la charge

Les effets sont également importants pour les différents dossiers dont le collaborateur en partance avait la charge :

• les risques de désorganisations :
  • suite à des malentendus ;
  • à cause de méthodes de travail différentes – un nouveau collège a besoin d’une période de rodage pour s’adapter à la culture d’entreprise ;
  • à cause des pertes d’informations.
• les difficultés de communication – il faut du temps pour instaurer une relation de confiance avec les différents intervenants d’un projet ;
• l’allongement des délais – toutes les difficultés précitées ont un impact sur le déroulement des différentes tâches requises pour la réalisation d’un projet. Cela génère donc le plus souvent…
• des retards, qui peuvent à leur tour entraîner…
• des conséquences au niveau financier comme les pénalités de retard ou l’augmentation des heures prestées par les autres collaborateurs et par le remplaçant (et donc des honoraires et/ou salaires plus élevés).

Pour ses collègues de travail

A tous les coups, les collègues du démissionnaire auront à souffrir de ce départ. Mais celui-ci peut aussi avoir d’autres effets.

• un surcroit de travail pour prendre en charge les tâches qui ne sont plus effectuées par le démissionnaire et/ou pour la formation de la nouvelle recrue ce qui engendre…
• une augmentation du stress en raison du surplus de travail et de…
• la nouvelle relation à gérer ;
• cela peut parfois entraîner une dégradation de l’ambiance de travail avant et/ou après le départ du collaborateur ;
• et même un effet de contagion pouvant entraîner des départs en cascade.

Pour les clients et partenaires extérieurs

Pour les personnes extérieures au bureau, outre le fait de devoir nouer des relations avec un autre contact, le départ d’un collaborateur et ses effets sur le fonctionnement du bureau d’architecture et sur l’avancement du projet peuvent également entraîner :

• des malentendus ;
• des promesses non tenues ;
• de l’impatience suite au retard ou au manque de contact ;
• du mécontentement.

Pour le remplaçant

Le nouveau collaborateur aussi peut passer par une période relativement difficile :

• stress dû au changement et aux nouvelles responsabilités ;
• formation – apprentissage rapide de nouvelles compétences et de nouvelles méthodologies de travail ;
• efforts à fournir pour apprendre de nouvelles méthodes de travail, assimiler la culture de l’entreprise, acquérir les compétences spécifiques requises et pouvoir mener à bien les projets en cours.

Prévenir plutôt que guérir

Votre atelier d’architecture aura beau avoir la meilleure réputation, les collaborateurs les mieux payés, les opportunités de développement les plus enthousiasmantes, personne n’est à l’abri du départ d’un collaborateur. Conflits d’ego, difficultés d’ordre personnel, maladie, accident ou décès, un collaborateur peut vous quitter du jour au lendemain.

Comment se prémunir contre ces effets

S’il est impossible de supprimer entièrement les désagréments causés par le départ d’un collaborateur de qualité, il est néanmoins possible d’en atténuer les effets.

Voici quelques pistes pour palier au départ d’un collaborateur

1. communiquer clairement et au bon moment sur la situation avec tous les intervenants concernés
2. institutionnaliser la transmission et la sauvegarde des connaissances et de l’expérience des collaborateurs de l’entreprise ;
3. harmoniser les processus de travail pour faciliter le passage d’un projet ou d’un service à un autre ;
4. créer un vade-mecum destiné à faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’équipe ;
5. mettre en place un système de classement des données (projets, informations de contact, dessins, modèles 3D, documentation, etc.) à la fois logique et efficace ;
6. favoriser le mentorat (en valorisant les mentors par exemple) pour faciliter la formation et l’intégration des nouvelles recrues au sein de l’atelier d’architecture.

Et le plus important :

1. déterminer précisément les causes réelles du départ du collaborateur ;
2. en tirer les enseignements éventuels ;
3. corriger la situation (si applicable) pour éviter que cela ne se reproduise.

Vous avez déjà vécu cette situation ?

Quelles ont été les actions spécifiques mises en place au sein de votre bureau ? Quels ont été leurs effets ?

Les effets du départ d’un collaborateur is a post from: Architecte & Marketing

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Je reçois encore trop souvent des emails sans sujet ou avec un sujet qui ne donne aucune indication sur le contenu et son intérêt éventuel.

Le sujet (ou objet) est pourtant une partie essentielle du courriel. C’est souvent lui qui fait la différence entre un email lu et un email ignoré, perdu ou même supprimé avant d’être lu.

S’il n’y a aucun avantage à omettre le sujet de votre courriel, il y a par contre de nombreux avantages à en mettre un qui a du sens.

Bénéfices pour vos correspondants

• Identification rapide du contenu ;
• Tri rapide soit manuel soit automatisé grâce à l’utilisation de filtres dans leur logiciel de messagerie ;
• Recherche plus rapide et efficace

Avantages pour vous

• Vous réduisez le risque que votre email soit considéré comme un pourriel (spam) ou un message sans intérêt ;
• Vous obtenez des réponses plus rapidement
• Cela facilite, pour vous aussi, le classement, la recherche et le tri des emails envoyés ou répondus.

Mais un sujet quelconque ne suffit pas pour être utile et efficace, il faut aussi qu’il ait du sens, qu’il soit représentatif du contenu. Voici une proposition de structure adaptée à la plupart des projets :

(Nom du destinataire)

A utiliser pour des adresses génériques telles que contact @ arch-image.com

Nom du dossier / du projet

Étape du projet

Ex: faisabilité, esquisse, avant-projet, projet, exécution,…

Descriptif du contenu

Dans cette partie vous pouvez utiliser des mots clés, éviter les termes ambigus et surtout faire court !

C’est décidé, je vote pour que tous les professionnels (et les autres) ajoutent un sujet qui a du sens à chacun de leurs courriels. Le faites-vous déjà ?

Communication – Un sujet signifiant pour chaque email is a post from: Architecte & Marketing

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Le départ d’un collaborateur talentueux est un événement inévitable dans la vie d’un atelier d’architecture. Les raisons de cette défection sont souvent multiples. Et si certaines causes peuvent être évitées, d’autres sont inéluctables. Voici quelques causes de départ fréquentes :

Les raisons personnelles

Éloignement par rapport au domicile, fatigue due aux trajets, changements dans la structure familiale (divorce ou rupture, nouvelle relation, décès d’un parent ou d’un conjoint, grossesse et naissance, etc.) sont quelques unes des causes sur lesquelles vous n’avez quasiment aucune influence.

L’architecte étant généralement doté d’un égo disons… « conséquent », l’ambition, la volonté de lancer son propre atelier d’architecture est une raison fréquente de départ. Un collaborateur indépendant commencera par cumuler travaux pour l’atelier d’architecture et travaux personnel mais cela n’a qu’un temps. Si l’activité personnelle se développe, votre collaborateur devra bien vite faire un choix.

Il peut arriver également qu’un collaborateur change d’orientation professionnelle. Cela arrive surtout chez les jeunes diplômés qui découvrent les dures réalités de la profession d’architecte. Réalités auxquelles ils ne sont pas ou pas assez préparés.

Les conditions de travail

L’ennui

Une des causes fréquentes de démission est tout simplement l’ennui. Au bout de 2 ou 3 ans à effectuer sans cesse les mêmes tâches peu variées, un collaborateur risque fort de rêver d’autres horizons et de nouveaux défis. C’est particulièrement le cas pour les éléments les plus créatifs

L’absence de croissance professionnelle

Ne pas voir son travail évoluer peut être interprété comme un manque de confiance ou d’estime. Un collaborateur de talent à besoin de prendre de nouvelles responsabilités pour poursuivre son développement professionnel et réaliser son potentiel. Dans beaucoup d’agences, le chef de projet ne délègue qu’une partie des tâches, se réservant la production du métré et du cahier des charges pour garder un contrôle sur le projet. Comment les collaborateurs ressentent-ils cela ?

Le manque de directives claires

Si cela peut être considéré par certains collaborateurs comme une marque de confiance, le manque d’informations et de contraintes entraine souvent un ras-le-bol. Surtout s’il faut refaire plusieurs fois le travail parce qu’on ne disposait pas des renseignements nécessaires.

Le manque de communication peut également engendrer de nombreux malentendus dont les conséquences peuvent être graves.

Un environnement de travail inadapté

Un collaborateur sera plus motivé s’il évolue dans des locaux bien pensés, architecturalement inspirants et bien entretenus. De même, des outils de travail adaptés sont essentiels : ordinateurs récents, logiciels performants, documentation facilement accessible, etc.

Manque de flexibilité

Règlement interne drastique appliqué à la lettre, horaire de travail contraignant difficilement compatible avec une vie de famille, attitude policière de la direction sont autant de comportements qui peuvent très vite lasser.

Le stress

Responsabilités, travail dans l’urgence pour un concours, relations difficiles avec un client, un entrepreneur, une administration… Le travail d’un architecte collaborateur est souvent stressant. Et quel architecte peut se limiter aux 35 heures de travail par semaine ? La pression monte et certains collaborateurs ne résistent tout simplement pas au stress accumulé. Certains chercheront des conditions de travail plus souples… d’autres quittent définitivement la profession.

Les relations humaines

Relations entre collègues

Des relations conflictuelles avec un ou plusieurs collègues peuvent également être à l’origine de la décision de quitter l’atelier d’architecture. Incompatibilités d’humeur ou d’égo, conflit d’ambitions, délégation systématiques des corvées, malentendus ne sont que quelques unes des causes de mésentente entre collègues. Les conflits latents entre collaborateurs ne sont pas toujours évidents à identifier. Une communication régulière est dont utile pour prendre le pouls de l’ambiance du bureau.

Relations avec les supérieurs / la direction

Manque de reconnaissance du travail fourni, manque de respect, sentiment d’injustice par rapport à d’autres collègues peuvent également être à l’origine du départ d’un collaborateur. Les exigences excessives d’un supérieur peut parfois être considéré comme du harcèlement, à tort ou à raison. Le soucis du détail ou le perfectionnisme de certains peuvent détériorer les relations dans l’équipe.

Les conditions salariales

Contrairement à ce qu’on pourrait penser, le salaire ou les honoraires sont rarement la cause première de départ d’un collaborateur, surtout chez les plus âgés. Néanmoins, si votre atelier pratique un politique de rémunération nettement inférieur à ce qui se pratique dans les autres ateliers d’architecture, cela se saura tôt ou tard.

Les taux horaires particulièrement bas peuvent bien souvent dégoûter les jeunes qui débutent. Se rendre compte qu’on ne parvient pas à nouer les deux bouts en travaillant 50 ou 60 heures par semaine peut rafraîchir les ardeurs des plus motivés. Tout le monde n’a pas les moyens d’attendre 2 ans ou plus avant de gagner des honoraires suffisants pour vivre (en Belgique, beaucoup d’architectes collaborateurs ont le statut d’indépendant et perçoivent des honoraires).

Une offre irrésistible

Votre collaborateur a peut-être reçu une offre plus alléchante par un de vos concurrents ? L’opportunité de travailler pour un architecte ou un atelier d’architecture réputé, sur des projets très médiatisés, dans un domaine d’activité plus intéressant, ou pour un salaire beaucoup plus élevé…

Et après ?

Quels sont les effets du départ d’un collaborateur de valeur ? Qu’est-ce qui retient un collaborateur ? Comment attirer de nouveaux talents ? Autant d’articles à venir dans les prochains mois dans la catégorie Ressources Humaines.

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Dans toute activité professionnelle, y compris celle d’architecte, il y a des clients, des services ou des produits qui sont plus rentables que d’autres. Cela peut être en terme de revenus, d’image de marque ou de relations.

De même, certaines tâches ou services vous prennent sans doute beaucoup plus de temps et d’efforts que d’autres.

La loi de Pareto

Vous connaissez sans doute la loi de Pareto ou loi des 80/20 qui dit que 20% des causes produisent 80% des effets. Dans la pratique, cela peut se traduire par :

• 20% de vos clients génèrent 80% de vos revenus
• 20% de vos services génèrent 80% de vos contrats
• 20% de vos heures prestées génèrent 80% des résultats de votre travail
• … ou 20% de vos pages génèrent 80% des visites de votre site web

Connaître cette loi ne sert à rien… à moins de la mettre en pratique et d’agir en conséquence. Que diriez-vous d’appliquer cette analyse à votre activité professionnelle ? Un exemple ?

La loi de Pareto appliquée à mon activité professionnelle

La mise à jour en profondeur de mon site web professionnel, www.arch-image.com, a été l’occasion pour moi de faire le point et d’appliquer la loi de Pareto à mes services en infographie. Le ménage fut vite fait !

Exit les services pour lesquels je n’étais jamais sollicité ou presque (études d’éclairage, retouche photo, graphisme 2D). Supprimés les services qui me demandaient trop d’efforts ou de temps pour une rentabilité faible (formations). Terminés enfin les services pour lesquels je ne trouvais plus de satisfaction personnelle ou professionnelle (le dessin de plans d’architecture).

Je conserve donc les services qui amènent plus de 80% de mes commandes: l’infographie 3D d’architecture (perspectives et animations), la réalité virtuelle et la création de sites web.

Une autre conséquence directe ? La réduction de mes publications sur le blog d’ARCH’image. Certaines activités sont bien plus productives que la rédaction d’articles. En effet, la majorité des lecteurs du blog d’ARCH’image sont des étudiants en infographie ou en architecture, des infographistes « concurrents » ou des architectes qui recherchent comment réaliser eux-mêmes leurs images de synthèse… Bref des visiteurs qui cherchent à se passer des services d’un infographiste 3D. Vous en faites peut-être partie, d’ailleurs

Après seulement deux mois d’application, je ressens déjà les effets positifs…

Les avantages de l’application de Pareto

Gains de temps;

Moins de formations et auto-formations à suivre pour rester sur le sommet de la vague. Plus de temps à allouer aux projets les plus intéressants et/ou les plus rentables. Je peux enfin me concentrer sur les tâches pour lesquelles je suis le plus compétent.

Économies financières;

Moins de logiciels à commander et à mettre à jour, moins de documentation et de composants à acheter.

Augmentation de ma motivation pour mon travail;

Travailler sur des projets qui me stimulent augmente ma motivation tout en réduisant mon stress et ma fatigue.

Meilleur positionnement sur le marché;

En n’essayant plus d’être tout pour tout le monde, je peux cibler ma communication et mes actions marketing pour mes groupes cibles, les architectes et les promoteurs immobiliers. Inutile de continuer à essayer d’attirer des clients archéologues ou avocats…

Promotion de mes activités professionnelle plus efficace;

Plutôt que le marché global de l’infographie, où je suis une goutte dans l’océan, je peux viser un marché de niche dans un domaine où je peux démontrer une expertise crédible, l’infographie 3D d’architecture.

Plus de commandes;

Conséquence des points précédents, je reçois beaucoup plus de demandes d’offres et de commandes et donc…

Plus de revenus;

En réduisant mes dépenses et en augmentant le nombre de commandes.

Et conséquence ultime, j’ai…

Plus de plaisir à travailler… et c’est sans doute le plus grand avantage

Les désavantages

Une chose est sûre, c’est qu’ils ne font pas le poids face aux avantages que j’ai retirés. J’ai simplement perdu (temporairement peut-être) certains clients qui ne font pas appel aux services que j’ai conservé.

L’application brute de la loi de Pareto présente cependant un…

Pour vous aider à appliquer la loi de Pareto à vos activités

Parce qu’un dessin, dans ce cas un graphique, vaut mieux qu’un grand discours, j’ai recherché une application permettant de générer un diagramme de Pareto à partir de données introduites dans une base de données. La solution la plus simple et la plus économique est un fichier au format xls (Excel) proposé sur le site Ouati.com, le site technique des industries de l’habillement au Maroc. Pour télécharger le fichier, cliquez sur la flèche bleue pour accéder à la page de téléchargement puis sur le point 3 Diagramme de Pareto.

Ne vous limitez pas à une lecture superficielle des bénéfices obtenus

Lorsque vous appliquez la loi de Pareto, regardez plus loin que les bénéfices financiers obtenus. Certaines relations personnelles et professionnelles ont une bien plus grande valeur que le montant de leurs commandes ! Soyez également à l’écoute des tendances dans votre domaine d’activités : un service d’avant-garde ne vous apportera peut-être pas beaucoup de commande dans l’immédiat mais peut se développer fortement dans quelques mois ou années. A l’opposé, de nombreuses technologies deviennent obsolètes chaque année, ne vous cramponnez pas au passé. Cependant, avant d’interrompre un service ou d’interrompre les relations d’affaires avec un client, soyez sûr de bien évaluer les retombées que cela entraînera à tous les niveaux. L’aspect relationnel est très important pour votre réussite professionnelle, ne le sous-estimez jamais !

Cet article a été rédigé dans le cadre du collectif « A la Croisée des Blogs de Développement Personnel ». Le thème proposé par Ocwick de sharppua.net : Optimisation !

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Dans le métier d’architecte comme dans n’importe quelle autre profession, une catastrophe peut se produire. Lorsque cela arrive, selon votre personnalité, vous pouvez réagir avec sans froid ou perdre les pédales.

Le meilleur moyen pour garder son calme (et ainsi limiter les dégâts) est sans doute de se préparer le mieux possible à faire face aux différentes situations d’urgence qui pourraient survenir :

1 – Évaluez les risques

• pour les personnes (ex: dommages corporels)
• pour les bâtiments (ex: incendie, dégâts des eaux, coupures d’électricité, etc.)
• pour les équipements, dont le matériel informatique (ex: pannes)
• pour les logiciels (ex: plantages, erreurs humaines, virus, etc.)
• pour les finances (lisez le journal… les exemples ne manquent pas actuellement)
• pour les données numériques ou autres (ex: pertes, corruption ou vol de données)
• pour l’avenir de votre entreprise (ex: départ d’un responsable « clé », concurrence ou évolution du marché)
• etc.

2 – Établissez des plans d’urgence

Vous venez d’identifier les principaux risques qui peuvent menacer votre entreprise. Pour chaque risque, posez-vous la question suivante :

Que dois-je faire (à titre personnel et à l’échelle de l’entreprise) si cette situation se produit ?

Mettez ensuite vos réponses par écrit dans un dossier directement accessible là où vous en auriez besoin si la situation se présentait. Entreposez une copie dans un endroit sécurisé.

Veillez à bien synchroniser vos plans d’urgence. Si vous les changez à un endroit, changez les partout !

3 – Pratiquez régulièrement des exercices de simulation

Plus vous suez à l’entraînement, moins vous saignez au combat – Devise des U.S. Navy SEALS

En cas d’urgence, chaque minute compte. Ce n’est plus le moment de lire les consignes : votre réaction devrait être automatique. Gérer les risques lors de simulations vous rassure sur votre capacité à faire face aux situations de crise. Cela contribue grandement à réduire votre stress.

Les exercices sont une occasion d’identifier les problèmes ou les risques que vous n’aviez pas prévu. C’est aussi le moment idéal pour optimiser votre réponse et votre vitesse de réaction.

Faites appel à un professionnel pour vous aider si nécessaire. Dans le cas contraire, l’exercice pourrait bien se transformer en catastrophe.

4 – Planifiez (ou pas) vos simulations

Il n’est pas évident de « perdre » quelques heures à se préparer pour une situation qui ne se produira peut-être jamais. Ce n’est qu’en cas de catastrophe que cet investissement paie…

Mais dans ce cas, il paie au centuple !

Les catastrophes se produisent rarement dans des conditions idéales. Réaliser des simulations « surprises » peut donc être bénéfique pour vous mettre en situation réelle.

Vous pensez que cela n’arrive qu’aux autres ? Vous ne connaissez pas la Loi de Murphy !

S’il y a plus d’une façon de faire quelque chose, et que l’une d’elles conduit à un désastre, alors il y aura quelqu’un pour le faire de cette façon.

Que se passera-t-il si…

… Si vos locaux sont la proie des flammes ? Si vous êtes indisponible pendant une longue durée ? Si vous perdez votre ordinateur portable qui contient des données sensibles ? Si le disque dur contenant vos projets en cours « crashe »  ?

Ne serait-il pas temps de prendre quelques précautions pour éviter le pire ?

Avez-vous déjà vécu une situation de crise ? Comment y avez vous fait face ?

Cet article est publié dans le cadre de l’événement A la croisée des blogs organisé par Pierre Morsa sur le thème Comment renverser une situation désespérée ?.

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N’avez-vous jamais souhaité disposer d’un logiciel qui pourrait vous aider à gérer  :

• vos idées
• vos connaissances
• vos relations tant personnelles que professionnelles
• votre temps
• vos fichiers informatiques
• vos documents papier (livres, classeurs, folders, feuilles volantes, etc.)
• vos favoris internet
• vos projets
• mais aussi de faire des sessions de brainstorming, de générer de nouvelles idées…
• …bref, de mieux gérer votre vie

Et tout cela au sein d’une base de données commune ?

Après de longues recherches, j’ai trouvé la perle rare :

PersonalBrain ? Qu’est-ce que c’est ?

J’en avais parlé à demi-mot en conclusion de l’article « Vous avez des difficultés à retrouver vos documents ? » C’est en effet le logiciel qui me sert à gérer tous mes documents papier ou numériques. Ça épate toujours mes visiteurs lorsque je retrouve n’importe quel document en moins de deux minutes.

Bien plus qu’un logiciel de base de données ou qu’un logiciel de Mind Mapping, PersonalBrain, inventé par Harlan Hugh, fonctionne comme vous pensez. Vous me direz Mais chacun pense différemment !… et vous aurez raison.

PersonalBrain vous laisse toute liberté pour organiser vos idées et vos informations de la manière qui correspond le mieux à votre méthode de pensée.

Chaque élément ajouté à votre « brain » (cerveau) est appelé « thought » (pensée). Chaque pensée peut ensuite se voir attacher un ou plusieurs fichiers, une note, une adresse Internet ou email voire une image. Vous pouvez également faciliter le classement et la recherche en lui donnant un type, un label (qui apparaît à l’affichage) et des tags.

Mais le plus simple pour vous donner une idée de PersonalBrain, c’est de le voir en action :

Dans cette vidéo, je ne fait que survoler les principales fonctionnalités de PersonalBrain… Il y a bien plus sous le capot !

Testez la navigation par vous-même en visitant le Plex de la vidéo sur Internet

Les avantages de PersonalBrain

Quelques fonctionnalités importantes en font, selon moi, la solution idéale pour améliorer votre productivité (et votre créativité) :

La fonction Instant Activate

En tapant les premières lettres d’une « pensée », le logiciel affiche toutes les « pensées » correspondantes pour y faire votre choix définitif. N’importe quelle « pensée » est donc accessible quasi instantanément.

Multi-plateforme

Le logiciel peut fonctionner à la fois sur PC, sur Mac et sur Linux.

Portable

C’est à dire qu’il peut être installé sur un disque USB (uniquement sous Windows).

Nombre de « pensées » illimité

Vous pouvez encoder, gérer et faire des recherches parmi des dizaines ou centaines de milliers de « pensées ». La seule limite est sans doute la mémoire vive de votre ordinateur.

Organisation hiérarchique et relationnelle

Chaque « pensée » peut-être liée à toute autre pensée de votre Brain. Contrairement à l’organisation hiérarchique rigide des logiciels de Mind Mapping ou du système dossier/sous-dossiers/fichiers classique.

Capacité d’importation

PersonalBrain importe les liens, pas les fichiers eux-même dans la base de données. Tous les types de fichiers peuvent donc être intégrés dans votre Brain.

Ajout de types de pensées, de labels ou de tags

Ces informations pourront ensuite être utilisées pour retrouver rapidement des informations de même nature.

Toujours centré sur la « pensée » active

On voit donc toujours une information dans son contexte, ce qui permet d’avoir une vision d’ensemble. Cela permet également de remarquer des relations pas toujours évidentes entre les « pensées ».

… et les inconvénients

PersonalBrain est-il parfait pour vous ? Sans doute pas, il y a quelques fonctionnalités qui pourraient encore être améliorées. Mais c’est un logiciel qui continue à évoluer. J’espère que les éléments suivants seront corrigés dans les prochaines versions :

En anglais uniquement

Le service client m’a indiqué que les développeurs travaillent sur une version internationale multi-langue mais sans me donner plus d’état d’avancement ou de date.

Pas multi-utilisateur

PersonalBrain est… personnel. Il existe une application web adaptée au travail en équipe, BrainEKP, mais elle nécessite de gros moyens financiers comme matériels. On parle ici de 25 000$ pour la licence serveur et de 1000$ par utilisateur en lecture/écriture… Cela risque d’en refroidir plus d’un.

L’impression est peu ergonomique

Même si la version Pro permet l’impression sur plusieurs pages, il n’en reste pas moins que cet aspect du logiciel pourrait bénéficier de nombreuses améliorations.

Possibilités d’exportation très limitées

La version Pro permet d’exporter au format HTML avec ou sans XML (cliquez-ici pour voir le résultat), ainsi qu’au format de BrainEKP. Et cela s’arrête là ! Je suppose que la structure unique de la base de données y est pour quelque chose. L’exportation de la vue active au format .jpg ou .pdf serait cependant une bonne chose.

Programmé en langage Java

Il nécessite donc que l’environnement Java soit installé sur votre ordinateur.

Impossible d’ouvrir 2 brains en même temps

Mais il est très facile de passer de l’un à l’autre. Vous pouvez également copier/coller une ou plusieurs « pensées » et même combiner deux brains.

Quelle version de PersonalBrain choisir ?

La page de comparaison des versions étant en anglais, voici une traduction pour vous aider dans votre choix :

PersonalBrain Free

Ses fonctionnalités principales :

• navigation visuelle et liens associatifs
• nombre illimité de « pensées » et de liens
• sélection, liaison et suppression multiple
• ajout de pages web aux « pensées »
• éditeur HTML intégré pour les Notes
• types et propriétés des « pensées »
• recherche instantanée et recherche approfondie
• utilise BrainZips pour sauvegarde rapidement vos données ou les envoyer à des amis

Attention: PersonalBrain Free ne peut être utilisé pour un usage commercial.

PersonalBrain Core

Toutes les possibilités de la version Free (gratuite) + les fonctionnalités suivantes :

• possibilité d’attacher un fichier à une nombre illimité de « pensées »
• vue étendue pour voir plus d’informations à la fois
• recherche dans les pages web et, sous Windows, dans les fichiers attachés
• impression du Plex (la fenêtre d’affichage) et des notes
• visualisation de dossiers virtuels (Virtual Thougths)
• création de nouveaux fichiers à partir de gabarits (templates)
• types et propriétés de liens
• zoom sur images intégrées et création automatique de vignettes pour les images de grande taille

PersonalBrain Pro

Dispose de toutes les fonctionnalités de la version Core. Il ajoute les fonctionnalités suivantes :

• exportation de votre Brain au format HTML interactif
• attachements multiples par « pensée »
• calendrier intégré
• événements et rappels d’événements
• filtre des « pensées » suivant leur activité (ne pas afficher les « pensées » plus anciennes que x jours)
• types de « pensée » héritées
• impression multi-pages
• correcteur orthographique intégré pour les notes (en anglais seulement)
• intégration avec Outlook (sous Windows uniquement)
• support de plusieurs systèmes d’exploitation
• peut être utilisé par un utilisateur sur 2 ordinateurs différents

Dans la prochaine version de PersonalBrain…

PersonalBrain apportera plusieurs nouvelles fonctionnalités alléchantes dont :

• sauvegarde des vues étendues
• mode « présentation »
• vue « outline » (sous forme de liste ?) qui devrait faciliter grandement l’impression de listes d’éléments
• et l’importation de Mind Maps en provenance de Mind Manager (.mmap), la référence, et de Freemind (.mm), l’alternative open-source.

Malheureusement, toujours pas de version française à l’horizon…

La solution de gestion qu’il vous faut ?

Même s’il en a les capacités, PersonalBrain n’est pas (encore) mon logiciel de gestion de projets, de CRM (gestion relations clients) et de gestion du temps.

Mais ses performances uniques en gestion des connaissances et des documents physiques et numériques ont considérablement boosté ma productivité. Je ne saurais désormais plus m’en passer !

Mais ne me croyez pas sur parole ! Rendez-vous sur le site de l’éditeur, TheBrain, pour tester PersonalBrain par vous-même. Puis, si le coeur vous en dit, revenez partager votre opinion.

Des questions, des réactions, des critiques ?

Vous avez la parole !

PersonalBrain – Bien plus que la gestion des connaissances is a post from: Architecte & Marketing

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Votre bureau d’architecte est un bateau sur l’océan de votre vie professionnelle. Vous êtes comme un skipper qui se prépare pour une régate transatlantique. Pour parvenir à bon port, vous devez…

Localiser avec précision votre destination

Si vous ne définissez pas les objectifs que vous voulez atteindre, vous êtes comme un bateau qui dérive au gré du vent et des courants…

En vous fixant des objectifs concrets à court, moyen et long termes, vous serez mieux en mesure de déterminer vos besoins et les étapes nécessaires pour parvenir à destination.

Profiler votre bateau

Pour qu’un bateau soit performant, il doit être conçu pour atteindre les objectifs que le capitaine s’est fixé. Le profil de la coque, les matériaux utilisés, la forme de la voilure, tout est étudié pour améliorer les performances du bateau.

De même, le ou les dirigeants d’un atelier d’architecte doivent organiser leur bureau pour qu’il soit le plus efficace possible. Performant au niveau de la créativité, de la qualité des services, de la vitesse d’exécution des tâches et de la rentabilité du travail fourni. Votre entreprise devra également être capable d’assimiler les changements inévitables du monde de la construction et de la profession d’architecte.

Sélectionner l’équipement le mieux adapté

Equipé d’un radar, d’un sonar, d’un systèmes de localisation et de communication, un bateau à beaucoup plus de chances d’arriver à bon port.

Votre bureau d’architecture atteindra lui-aussi plus facilement et plus rapidement ses objectifs s’il dispose des locaux, du matériel informatique et des compétences les mieux adaptées aux projets dont il a la responsabilité.

Le temps à plus de valeur que l’argent ! N’hésitez pas à investir dans des moyens efficaces pour gagner du temps. Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps perd chaque semaine votre collaborateur que vous faites travailler sur du matériel dépassé ? Et combien coûte actuellement un nouvel ordinateur qui lui permettrait d’être plus rentable ? Faites le calcul…

Engager l’équipage idéal

Le domaine de la construction est devenu très complexe. Un architecte seul ne parvient plus à maîtriser l’ensemble des tâches de conception, d’étude et de suivi de la construction d’un bâtiment complexe.

Pour proposer un service de qualité, entourez-vous de collaborateurs internes ou extérieurs. Leurs capacités cumulées vous permettront de gérer l’ensemble des étapes de la conception et de la construction de vos projets.

Vous souhaitez étendre vos activités professionnelles vers un nouveau marché ? Comment acquérir les connaissances et compétences nécessaires ? Vous y parviendrez en vous associant à un ou plusieurs nouveaux partenaires ayant l’expérience de ces marchés, en engageant des collaborateurs compétents dans ces domaines ou en formant votre équipe actuelle. N’attendez pas d’avoir un besoin urgent de ces compétences pour entamer les démarches nécessaires. Soyez proactifs, pas réactifs.

Rassembler les informations dont vous aurez besoin pendant votre voyage

Cartes marines, prévisions météorologiques, coordonnées des points de passage obligatoires, le skipper a besoin de nombreuses informations avant d’entreprendre son périple.

Vos relations professionnelles et personnelles, votre compréhension du marché de la construction et des besoins de vos clients, vos connaissances et compétences techniques… autant d’outils qui vous permettront d’atteindre vos objectifs professionnels. Mais s’ils ne sont pas utilisés et entretenus régulièrement, ils deviendront vite inutilisables…

Adapter votre voilure en fonction des conditions de navigation

Le skipper adapte la voilure de son bateau pour répondre aux conditions de navigation changeantes. Il faut parfois réduire les voiles ou changer de cap pour éviter de chavirer.

L’architecte doit lui-aussi s’adapter à de nouveaux marchés, de nouveaux clients, de nouvelles méthodes constructives, de nouvelles normes. Il vous faudra parfois changer vos habitudes et vos méthodes de travail pour vous conformer aux nouvelles exigences de votre profession ou de vos clients.

Mettre à jour continuellement les informations dont vous aurez besoin

Le skipper s’informe continuellement des conditions météorologiques et maritimes qu’il va rencontrer plus tard dans son voyage.

Pour disposer des connaissances et des compétences qui lui seront nécessaires dans les mois et les années à venir, l’architecte doit s’engager dans un processus de formation continue.

Ayant défini ses objectifs à moyen et long terme, il vous est beaucoup plus facile de déterminer les compétences et de planifier les formations dont vous et votre atelier d’architecture aurez besoin dans le futur.

De quelles compétences aurez-vous besoin dans 1 ans ?

Evaluer vos performances actuelles et rechercher comment les améliorer

Le skipper expérimenté s’informe de la progression de ses concurrents et recherche sans cesse les vents et les courants qui lui permettront d’aller plus vite. Il utilise son expérience et les automatismes acquis lors de ses voyages précédents.

Si vous n’évaluez pas régulièrement votre état d’avancement par rapport aux objectifs que vous vous êtes fixés, vous risquez fort de vous laisser distancer. Après chaque étape d’un projet, recherchez ce qui s’est bien déroulé, ce qui s’est moins bien passé. Recherchez les causes de vos succès et de vos échecs. Puis travaillez à améliorer la situation.

Fixer de nouveaux objectifs

Après la victoire, le skipper pense déjà à de nouveaux défis. S’il aime gagner, il aime surtout naviguer.

Tout au long de votre vie professionnelle, la notion de réussite va évoluer. N’oubliez pas de faire le point après quelques années. Vous avez atteint les objectifs que vous vous étiez fixé il y a 5 ans ? Bravo ! Comment redéfiniriez-vous, à présent, votre réussite ? Quels sont les nouveaux objectifs que vous voulez atteindre ?

Le monde change… Si vous voulez réussir, vous devez changer avec lui !

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Partagez-vous mon rêve?

Imaginez qu’à tout moment et en tout lieu vous sachiez quelle action entreprendre. Vous êtes toujours à l’heure à vos rendez-vous et vous ne dépassez jamais les délais impartis pour vos projets. Vous retrouvez toutes les documents dont vous avez besoin en 2 minutes. Vous connaissez parfaitement l’état d’avancement de tous vos projets et vous pouvez donner à tout moment les directives dont ont besoin vos collaborateurs pour effectuer leurs tâches. Vous êtes maître dans l’art de la productivité sans stress!

Une vision utopique? Sans doute mais… Après de nombreuses recherches et études dans le domaine de la gestion du temps, j’ai découvert une méthode d’organisation qui devrait vous permettre de faire un grand pas en direction de cette efficacité sans stress à laquelle nous aspirons tous: la méthode Getting Things Done de David Allen.

Comment atteindre cet état de productivité sans stress?

Avant de pouvoir répondre à cette question, il faut d’abord déterminer d’où vient ce stress, pourquoi nous sentons-nous dépassés par les tâches qui se dressent devant nous ? Est-ce réellement par manque de temps ?

Voici la réponse de David Allen:

La majeure partie du stress que subissent les gens naît d’une mauvaise gestion des engagements qu’ils prennent ou qu’ils acceptent. (…) Les personnes dans cette situation deviennent invariablement plus détendues, plus concentrées et plus productives lorsqu’elles parviennent à gérer plus efficacement les questions non résolues de leur vie.

David Allen ne parle pas uniquement des engagements professionnels mais de la vie dans son ensemble. Votre vie privée (et les engagements que vous prenez à ce niveau) ont également une grande influence sur votre niveau de stress. Lorsque vous êtes préoccupé par un soucis dans votre vie privée, cela a inévitablement un impact négatif sur votre productivité professionnelle et inversement.

Pour traiter ces affaires non résolues, David Allen nous conseille les étapes suivantes:

1. clarifiez le résultat que vous voulez obtenir
2. décidez de la prochaine action à effectuer
3. notez un rappel du résultat voulu et de l’action requise dans un système fiable

Encore faut-il, au préalable, faire un inventaire exhaustif de toutes les choses qui vous préoccupent.

Introduction à la méthode Getting Things Done (GTD)

D’autres ayant déjà présenté cette méthode de façon approfondie, je vous renvoie à l’excellent article d’Argancel sur le blog C’éclair.fr pour une présentation en profondeur de la méthode. Voici cependant un résumé succinct des principes généraux:

Libérez votre esprit!

Lorsque vous pensez que vous devriez faire quelque chose, vous envoyez un ordre à votre cerveau. Le problème est que votre inconscient n’a pas de sens du passé et du futur. Dès ce moment, il y aura à tout moment une partie de votre cerveau qui vous dira de faire cette chose. Au lieu de garder en tête vos affaires en suspens, servez-vous d’outils externes pour les objectiver et les organiser.

Une gestion des actions horizontale et verticale

Vous devez contrôler vos engagements, vos projets et vos actions horizontalement et verticalement.

La gestion horizontale consiste à garder des listes de tout ce que vous avez à faire (les courses, aller chez le dentiste, rendre visite à un parent, lire un article, ect.).

La gestion verticale consiste à gérer les différentes étapes de projets individuels. C’est de la gestion de projet au sens large. Cela peut être par exemple la gestion de toutes les étapes et tâches nécessaires pour la réalisation d’un projet de construction d’un bâtiment.

Les cinq étapes de gestion du flux de travail

1. collecter les sujets qui retiennent notre attention
2. traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent
3. organiser les actions concrètes à exécuter
4. revoir les actions et évaluer les options
5. agir en fonction des options choisies

Le processus de mise en route de projets

Le modèle de planification proposé par Allen suit les étapes du processus naturel de planification de notre cerveau:

1. définir la raison et les principes
2. se représenter les résultats
3. faire du brainstorming
4. s’organiser
5. déterminer les premières actions à exécuter

La révision des actions

Pour être efficace, votre système d’organisation doit être constamment réactualisé. Revoir régulièrement vos différentes listes est sans aucun doute un des piliers de la méthode GTD. Sans cette révision, votre inconscient ne fera plus confiance à votre système d’organisation et reprendra sa mauvaise habitude de garder en mémoire les choses à faire plutôt que de se fier à votre système d’organisation externe.

Lorsque vous avez un moment de libre, vous devez pouvoir réviser votre liste de prochaines actions pour déterminer, en fonction de 4 critères décrits ci-dessous, ce que vous avez de mieux à faire ici et maintenant.

Ces révisions se font à plusieurs niveaux: depuis la liste d’actions (qui doit se faire dès que vous avez un peu de temps libre) jusqu’à la liste de vos projets de vie (que vous pouvez ne réviser qu’une fois par an par exemple).

Faire le bon choix d’action

Pour faire le meilleur choix dans une situation donnée, Allen propose quatre critères de décision:

1. le contexte
2. la disponibilité
3. le niveau d’énergie
4. la priorité

Voilà sans doute un des éléments qui diffèrent le plus par rapport aux méthodes de gestion du temps plus classiques. Dans ces méthodes, beaucoup se contentent de déterminer le niveau de priorité des projets. D’autres, comme la méthode de gestion du temps de Stephen R. Covey, vont plus loin et classent les actions dans 4 quadrants selon que ces activités sont urgentes ou non-urgentes, importantes ou non-importantes.

N’oubliez pas qu’il suffit parfois d’un seul coup de téléphone ou que votre patron/client entre dans votre bureau pour réduire à néant votre liste de priorité…

Les points clés de la méthode GTD

Voici une tentative pour résumer les conseils de la méthode Getting Things Done:

• Collectez toutes les choses qui vous préoccupent dans votre vie privée et dans votre vie professionnelle
  • Documents physiques (feuilles volantes, magazines à lire, livres, etc.)
  • Idées
  • Questions en suspens
• Déterminez ce que vous devez faire avec chaque « chose » collectée
  • Une action est-elle nécessaire?
  • Est-ce que cette action prend moins de deux minutes?
  • Si c’est le cas, faites-la à l’instant
  • Si ce n’est pas le cas, organisez en suivant le diagramme
• Faites une liste de tous vos projets personnels ou professionnels
• Pour chacun de vos projets, déterminez la prochaine action à exécuter
• Faites une ou plusieurs listes des prochaines actions à accomplir
• Révisez vos listes de prochaines actions dès que vous avez un moment de libre
  • Faites le bon choix en évaluant vos options
• Révisez vos listes de projets chaque semaine
• Révisez une ou deux fois par an vos projets de carrière et de vie

Mettre en oeuvre la méthode GTD dans votre vie quotidienne

Voilà sans doute l’aspect le plus difficile de la méthode: l’appliquer et surtout poursuivre son utilisation jour après jour.

Pourquoi est-ce si difficile? Parce que la mise en oeuvre de cette méthode nécessite beaucoup de rigueur et de changer de nombreuses habitudes… Ce sera le sujet d’un prochain article sur le développement personnel.

Et pour ceux à qui cette méthode ne convient pas, j’ai trouvé une autre méthode plus simple et abordable basée sur cette méthode GTD ainsi que sur le livre de Stephen R. Covey indiqué dans mes sources: la méthode Zen to Done de Leo Babauta (en anglais uniquement). A suivre…

Et vous… Avez-vous trouvez la méthode d’organisation ou de gestion du temps qui vous convient parfaitement?

Discutons-en!

Sources:

• La méthode Getting Things Done de David Allen est à présent disponible en français sous le titre « S’organiser pour réussir – Getting Things Done – La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress » aux éditions LEDUC.S.
• Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent – Stephen R. Covey

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Pendant de nombreuses années, j’ai pesté contre ces moments inutiles qui me faisaient perdre du temps. Les files d’attente dans les magasins, les embouteillages ou encore ces merveilleux moments où vous attendez au téléphone qu’un interlocuteur daigne enfin s’occuper de votre appel… Je suis certain que vous connaissez aussi ces moments de rentabilité zéro.

Je ne peux pas dire que j’apprécie à présent ces situations. Cependant, je n’ai plus l’impression de perdre mon temps car j’ai toujours sur moi un outil très low-tech et pourtant extrêmement utile: un calepin et de quoi écrire. Voici quelques…

Toujours prêt quand vous avez une idée!

A quel moment êtes-vous le plus créatif? Est-ce systématiquement lorsque vous êtes assis à votre poste de travail? Si vous êtes comme moi, cela peut arriver à n’importe quel moment:

• en voiture
• au saut du lit
• en promenade
• ou même au W-C…

Les architectes font, consciemment ou pas, appel à leur intuition pour imaginer des solutions créatives pour leurs projets. En définissant les critères que devront respecter le projet final, en s’inspirant de l’environnement, en effectuant des recherches de solutions existantes à un problème donné, nous « passons commande » à notre subconscient pour qu’il nous fournisse la solution la mieux adaptée.

Cependant, il est rare que notre intuition nous souffle la solution juste au moment où nous disposons de toutes les ressources nécessaires pour les utiliser… Vous pouvez vous réveiller en sursaut au milieu de la nuit en criant « Eureka » ou avoir un flash de créativité alors que vous êtes au volant de votre voiture… Il serait dommage de laisser passer ces idées parfois fugaces. Par exemple, il est très fréquent de ne plus se rappeler de ses rêves quelques heures à peine après votre réveil. La solution pour ne rien perdre? Un petit carnet à portée de main!

N’oubliez pas de synchroniser votre calepin

Rien ne sert de noter vos idées et vos informations si vous ne les utilisez pas. En retournant à votre bureau, n’oubliez pas de retranscrire les informations et idées importantes de votre calepin dans votre système de gestion d’informations. Si vous ne le faites pas très régulièrement, vous perdrez confiance dans votre système . Vous vous rabattrez alors sur votre mémoire (qui n’est pas du tout infaillible) pour vous rappeler les informations et les idées accumulées.

Il ne me semble pas indispensable que vous utilisiez le même carnet tout au long de la journée… du moment que vous synchronisez tous ceux que vous utilisez!

Choisir son calepin

Votre carnet doit pouvoir tenir dans votre poche ou votre sac afin que vous puissiez en disposer à n’importe quel moment. L’idéal est de trouver un calepin avec un emplacement prévu pour un petit stylo ou un crayon.

Pour la voiture, il existe des supports permettant de fixer un carnet de notes. Vous n’aurez donc pas besoin de vos deux mains pour l’ouvrir et y écrire

Si vous êtes un fan de technologies qui ne peut se séparer de son agenda électronique ou de son organiseur Palm ou BlackBerry, ne vous en privez pas! L’essentiel est de disposer d’un outil de capture d’informations et d’idées dans lequel vous avez confiance, que vous pouvez transporter partout et que vous synchronisez régulièrement. Assurez-vous simplement que votre batterie est bien chargée avant de partir pour plusieurs heures!

Et vous, quel est votre solution idéale pour ne plus perdre d’idées ou d’informations importantes?

Organisation: Toujours un calepin à portée de main is a post from: Architecte & Marketing

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Imaginez que vous puissiez retrouver n’importe quel document en moins de deux minutes. Un rêve utopique ?

NON! Un système de classement logique et efficace peut vous permettre d’atteindre cet objectif ambitieux. Est-ce que ce sera facile? Sans doute pas: vous allez devoir investir beaucoup de temps pour la mise en place du système, tout particulièrement si vous disposez d’une grande quantité de documents. Mais le plus grand défi sera sans doute d’appliquer systématiquement votre système de classement à tous vos nouveaux documents.

Est-ce que vous pourrez rentabiliser cet investissement? Tout dépend de la valeur que vous donnez à votre temps, à celui de vos collaborateurs et à votre réputation professionnelle.

Combien de temps perdez-vous chaque jour à rechercher un document? Et combien de temps cumulé perd chaque jour l’ensemble de vos collaborateurs? Quelles sont les conséquences de la perte d’un document pour votre entreprise? Et pour vos clients?

Pourquoi classer vos documents ?

Si vous êtes architecte indépendant sans collaborateurs et doté d’une mémoire visuelle prodigieuse, cet article n’est pas pour vous. Si vous n’êtes pas dans ce cas, voici quelques bonnes raisons de classer logiquement et systématiquement vos documents:

• parce que votre mémoire n’est pas infaillible
• pour rassembler en un seul emplacement tous les documents nécessaires à un projet
• pour optimiser le travail d’équipe
• pour identifier, supprimer ou mettre à jour les documents obsolètes
• pour avoir une vision globale des sources d’informations sur un sujet
• pour donner de votre bureau d’architecture une image de compétence et d’efficacité professionnelle
• et surtout pour éviter de perdre du temps

Que classer

Tout! Chaque document doit avoir sa place, ne fut-ce que dans la poubelle:

• feuilles volantes
• dossiers projets
• plans
• documents administratifs
• documents de référence (livres, revues, etc.)
• cartes de visite
• supports informatiques (CD/DVD, cartouches d’archivage, disques durs externes, clés USB, cartes mémoires, etc.)

Sans oublier votre petit matériel de bureau, vos consommables et votre matériel informatique.

Où ranger vos documents ?

Le choix de l’emplacement des documents se fait sur 3 niveaux:

Le local

• Les documents en cours d’utilisation sont dans le local de l’utilisateur
• Les documents de référence seront idéalement rassemblés dans un même local ou dans des locaux contigus
• les archives, auxquelles on n’accède que rarement, pourront être stockées dans des locaux plus éloignés ou plus difficiles d’accès après que leur contenu ait été répertorié

Le mobilier de rangement

Idéalement, votre mobilier sera adapté en fonction des types et formats de documents à classer:

• armoires à rideaux, à portes battantes ou coulissantes
• armoires à plans
• crédences et classeurs multi-tiroirs
• bibliothèques
• étagères
• déssertes
• caissons mobiles

Les accessoires de classement

Si votre bureau est régulièrement inondé de feuilles volantes et de documents épars, ça peut aider!

• corbeilles superposables – indispensables pour classer efficacement les feuilles volantes et petits documents – il en existe en A3
• classeurs à levier
• dossiers suspendus
• presses-livres
• ranges-revues
• intercalaires
• protège-documents
• chemises
• onglets et index marque-pages – très utiles pour marquer une page spécifique
• sans oublier les caisses à archives empilables

Profitez des nombreuses couleurs disponibles pour pouvoir identifier visuellement le type de contenu sans même devoir lire l’étiquette. Vous pouvez par exemple réserver le vert pour les projets, le jaune pour la documentation technique, le bleu pour l’administratif et… le rouge pour les rappels de facture…

Et pour les feuilles volantes et petits fascicules, vous pouvez également utiliser un tableau d’affichage pour les documents d’actualité. Les tableaux en tôle blanche émaillée sont particulièrement pratiques car ils vous permettent d’annoter tout en maintenant par exemple des plans à l’aide d’aimants.

Comment classer vos documents ?

Un système de classement logique et sans ambiguïté est essentiel. Si tous vos collaborateurs rangent suivant leurs propres règles, cela risque vite de tourner au désastre!

Vous devez donc mettre en place un système logique compéhensible par tous les utilisateurs. Chaque bureau d’architecture développera son système de classement en fonction de ses spécificités mais toutes ces méthodes devraient mettre en oeuvre les éléments suivants:

• une nomenclature logique des types de documents – exemple:
  • ref_ pour les documents de référence
  • pro_ pour les documents relatifs à un projet
  • adm_ pour les documents administratifs
  • etc.
• un système de numérotation qui prenne en compte l’évolution future des activités du bureau. Si vous numérotez vos projets sur un seul chiffre, vous devrez changer votre système de numérotation après votre 9ème projet. Mieux vaut prévoir un avenir radieux et noter 001 si pas 0001!
• un système de datation qui permette d’établir la postériorité d’un document sur un autre semblable ainsi que la validité des informations contenues dans le document. Par exemple, si vous lisez « Reçu 24/06/1988″ sur une documentation technique, il serait préférable de prendre contact avec le délégué commercial de la firme pour obtenir une mise à jour.

Afin de conserver une méthode de classement homogène, il est utile de rédiger un vade-mecum ou aide-mémoire expliquant clairement les principes de classement. Ce guide doit permettre à un nouveau collaborateur (ou à un ancien dont la mémoire flanche) d’utiliser votre système de classement. Ce guide peut être amélioré au fil du temps avec les questions et les réponses des utilisateurs.

Vers le tout numérique ?

Conserver ses documents sous forme papier à ses avantages, notamment au niveau du confort de lecture et pour les documents de grande dimensions. Cependant, n’écartez pas l’éventualité de numériser systématiquement tout ou partie de vos documents. Cette solution présente également des opportunités très intéressantes:

• disponibilité des documents à plusieurs endroits au même moment
• recherche d’informations facilitée y compris à l’intérieur des documents lorsque le document est passé par une étape de reconnaissance de caractères.
• volume physique de stockage extrêmement réduit voire inexistant
• facilités de sauvegarde des documents

Les freins à la mise en place et à l’utilisation d’un système de classement

Pas le temps!

L’élément principal qui empêche un bureau d’architecture d’utiliser systématiquement un système de classement est le manque de temps. C’est surtout vrai pour les bureaux déjà bien établis et qui disposent d’une énorme quantité de documents à classer. Dans ce cas, il peut être utile d’engager temporairement une ou plusieurs personnes pour s’occuper du classement plutôt que de détourner un collaborateur existant de ses tâches.

Il est souvent judicieux de réserver une plage horaire hebdomadaire réservée au classement des nouveaux documents. Si la tâche de classement semble herculéenne, vous pouvez commencer par les documents actuels et vous occuper des documents plus anciens lors de périodes plus creuses.

Manque de rigueur

Le second élément qui peut réduire l’efficacité de votre système de classement est le manque de rigueur dans sa mise en oeuvre.

Un système de classement n’est efficace que si on peut lui faire confiance

Il vaut parfois mieux charger une seule personne motivée du classement des nouveaux documents. Cela permet d’augmenter l’homogénéité de la terminologie de classement et de la mise en oeuvre de la méthode utilisée.

Retrouver un document en moins de deux minutes

Classer, c’est bien, mais encore faut-il pouvoir retrouver rapidement un document classé. L’idéal est d’encoder chaque document dans une base de données informatique. Vous tapez un mot-clé et le logiciel vous affiche tous les documents comprenant ce mot clé et leur emplacement physique.

J’utilise à cette fin un logiciel étonnant, PersonalBrain, qui me permet d’avoir un vision globale d’un sujet et des documents qui s’y rapportent. Il serait trop long de vous le présenter ici mais ce sera sans doute le sujet d’un prochain article.

Vous avez des difficultés à retrouver vos documents ? is a post from: Architecte & Marketing

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