Je reçois encore trop souvent des emails sans sujet ou avec un sujet qui ne donne aucune indication sur le contenu et son intérêt éventuel.

Le sujet (ou objet) est pourtant une partie essentielle du courriel. C’est souvent lui qui fait la différence entre un email lu et un email ignoré, perdu ou même supprimé avant d’être lu.

S’il n’y a aucun avantage à omettre le sujet de votre courriel, il y a par contre de nombreux avantages à en mettre un qui a du sens.

Bénéfices pour vos correspondants

• Identification rapide du contenu ;
• Tri rapide soit manuel soit automatisé grâce à l’utilisation de filtres dans leur logiciel de messagerie ;
• Recherche plus rapide et efficace

Avantages pour vous

• Vous réduisez le risque que votre email soit considéré comme un pourriel (spam) ou un message sans intérêt ;
• Vous obtenez des réponses plus rapidement
• Cela facilite, pour vous aussi, le classement, la recherche et le tri des emails envoyés ou répondus.

Mais un sujet quelconque ne suffit pas pour être utile et efficace, il faut aussi qu’il ait du sens, qu’il soit représentatif du contenu. Voici une proposition de structure adaptée à la plupart des projets :

(Nom du destinataire)

A utiliser pour des adresses génériques telles que contact @ arch-image.com

Nom du dossier / du projet

Étape du projet

Ex: faisabilité, esquisse, avant-projet, projet, exécution,…

Descriptif du contenu

Dans cette partie vous pouvez utiliser des mots clés, éviter les termes ambigus et surtout faire court !

C’est décidé, je vote pour que tous les professionnels (et les autres) ajoutent un sujet qui a du sens à chacun de leurs courriels. Le faites-vous déjà ?

Communication – Un sujet signifiant pour chaque email is a post from: Architecte & Marketing

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Dans toute activité professionnelle, y compris celle d’architecte, il y a des clients, des services ou des produits qui sont plus rentables que d’autres. Cela peut être en terme de revenus, d’image de marque ou de relations.

De même, certaines tâches ou services vous prennent sans doute beaucoup plus de temps et d’efforts que d’autres.

La loi de Pareto

Vous connaissez sans doute la loi de Pareto ou loi des 80/20 qui dit que 20% des causes produisent 80% des effets. Dans la pratique, cela peut se traduire par :

• 20% de vos clients génèrent 80% de vos revenus
• 20% de vos services génèrent 80% de vos contrats
• 20% de vos heures prestées génèrent 80% des résultats de votre travail
• … ou 20% de vos pages génèrent 80% des visites de votre site web

Connaître cette loi ne sert à rien… à moins de la mettre en pratique et d’agir en conséquence. Que diriez-vous d’appliquer cette analyse à votre activité professionnelle ? Un exemple ?

La loi de Pareto appliquée à mon activité professionnelle

La mise à jour en profondeur de mon site web professionnel, www.arch-image.com, a été l’occasion pour moi de faire le point et d’appliquer la loi de Pareto à mes services en infographie. Le ménage fut vite fait !

Exit les services pour lesquels je n’étais jamais sollicité ou presque (études d’éclairage, retouche photo, graphisme 2D). Supprimés les services qui me demandaient trop d’efforts ou de temps pour une rentabilité faible (formations). Terminés enfin les services pour lesquels je ne trouvais plus de satisfaction personnelle ou professionnelle (le dessin de plans d’architecture).

Je conserve donc les services qui amènent plus de 80% de mes commandes: l’infographie 3D d’architecture (perspectives et animations), la réalité virtuelle et la création de sites web.

Une autre conséquence directe ? La réduction de mes publications sur le blog d’ARCH’image. Certaines activités sont bien plus productives que la rédaction d’articles. En effet, la majorité des lecteurs du blog d’ARCH’image sont des étudiants en infographie ou en architecture, des infographistes « concurrents » ou des architectes qui recherchent comment réaliser eux-mêmes leurs images de synthèse… Bref des visiteurs qui cherchent à se passer des services d’un infographiste 3D. Vous en faites peut-être partie, d’ailleurs

Après seulement deux mois d’application, je ressens déjà les effets positifs…

Les avantages de l’application de Pareto

Gains de temps;

Moins de formations et auto-formations à suivre pour rester sur le sommet de la vague. Plus de temps à allouer aux projets les plus intéressants et/ou les plus rentables. Je peux enfin me concentrer sur les tâches pour lesquelles je suis le plus compétent.

Économies financières;

Moins de logiciels à commander et à mettre à jour, moins de documentation et de composants à acheter.

Augmentation de ma motivation pour mon travail;

Travailler sur des projets qui me stimulent augmente ma motivation tout en réduisant mon stress et ma fatigue.

Meilleur positionnement sur le marché;

En n’essayant plus d’être tout pour tout le monde, je peux cibler ma communication et mes actions marketing pour mes groupes cibles, les architectes et les promoteurs immobiliers. Inutile de continuer à essayer d’attirer des clients archéologues ou avocats…

Promotion de mes activités professionnelle plus efficace;

Plutôt que le marché global de l’infographie, où je suis une goutte dans l’océan, je peux viser un marché de niche dans un domaine où je peux démontrer une expertise crédible, l’infographie 3D d’architecture.

Plus de commandes;

Conséquence des points précédents, je reçois beaucoup plus de demandes d’offres et de commandes et donc…

Plus de revenus;

En réduisant mes dépenses et en augmentant le nombre de commandes.

Et conséquence ultime, j’ai…

Plus de plaisir à travailler… et c’est sans doute le plus grand avantage

Les désavantages

Une chose est sûre, c’est qu’ils ne font pas le poids face aux avantages que j’ai retirés. J’ai simplement perdu (temporairement peut-être) certains clients qui ne font pas appel aux services que j’ai conservé.

L’application brute de la loi de Pareto présente cependant un…

Pour vous aider à appliquer la loi de Pareto à vos activités

Parce qu’un dessin, dans ce cas un graphique, vaut mieux qu’un grand discours, j’ai recherché une application permettant de générer un diagramme de Pareto à partir de données introduites dans une base de données. La solution la plus simple et la plus économique est un fichier au format xls (Excel) proposé sur le site Ouati.com, le site technique des industries de l’habillement au Maroc. Pour télécharger le fichier, cliquez sur la flèche bleue pour accéder à la page de téléchargement puis sur le point 3 Diagramme de Pareto.

Ne vous limitez pas à une lecture superficielle des bénéfices obtenus

Lorsque vous appliquez la loi de Pareto, regardez plus loin que les bénéfices financiers obtenus. Certaines relations personnelles et professionnelles ont une bien plus grande valeur que le montant de leurs commandes ! Soyez également à l’écoute des tendances dans votre domaine d’activités : un service d’avant-garde ne vous apportera peut-être pas beaucoup de commande dans l’immédiat mais peut se développer fortement dans quelques mois ou années. A l’opposé, de nombreuses technologies deviennent obsolètes chaque année, ne vous cramponnez pas au passé. Cependant, avant d’interrompre un service ou d’interrompre les relations d’affaires avec un client, soyez sûr de bien évaluer les retombées que cela entraînera à tous les niveaux. L’aspect relationnel est très important pour votre réussite professionnelle, ne le sous-estimez jamais !

Cet article a été rédigé dans le cadre du collectif « A la Croisée des Blogs de Développement Personnel ». Le thème proposé par Ocwick de sharppua.net : Optimisation !

Focalisez vos efforts sur les 20% qui comptent ! is a post from: Architecte & Marketing

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Partagez-vous mon rêve?

Imaginez qu’à tout moment et en tout lieu vous sachiez quelle action entreprendre. Vous êtes toujours à l’heure à vos rendez-vous et vous ne dépassez jamais les délais impartis pour vos projets. Vous retrouvez toutes les documents dont vous avez besoin en 2 minutes. Vous connaissez parfaitement l’état d’avancement de tous vos projets et vous pouvez donner à tout moment les directives dont ont besoin vos collaborateurs pour effectuer leurs tâches. Vous êtes maître dans l’art de la productivité sans stress!

Une vision utopique? Sans doute mais… Après de nombreuses recherches et études dans le domaine de la gestion du temps, j’ai découvert une méthode d’organisation qui devrait vous permettre de faire un grand pas en direction de cette efficacité sans stress à laquelle nous aspirons tous: la méthode Getting Things Done de David Allen.

Comment atteindre cet état de productivité sans stress?

Avant de pouvoir répondre à cette question, il faut d’abord déterminer d’où vient ce stress, pourquoi nous sentons-nous dépassés par les tâches qui se dressent devant nous ? Est-ce réellement par manque de temps ?

Voici la réponse de David Allen:

La majeure partie du stress que subissent les gens naît d’une mauvaise gestion des engagements qu’ils prennent ou qu’ils acceptent. (…) Les personnes dans cette situation deviennent invariablement plus détendues, plus concentrées et plus productives lorsqu’elles parviennent à gérer plus efficacement les questions non résolues de leur vie.

David Allen ne parle pas uniquement des engagements professionnels mais de la vie dans son ensemble. Votre vie privée (et les engagements que vous prenez à ce niveau) ont également une grande influence sur votre niveau de stress. Lorsque vous êtes préoccupé par un soucis dans votre vie privée, cela a inévitablement un impact négatif sur votre productivité professionnelle et inversement.

Pour traiter ces affaires non résolues, David Allen nous conseille les étapes suivantes:

1. clarifiez le résultat que vous voulez obtenir
2. décidez de la prochaine action à effectuer
3. notez un rappel du résultat voulu et de l’action requise dans un système fiable

Encore faut-il, au préalable, faire un inventaire exhaustif de toutes les choses qui vous préoccupent.

Introduction à la méthode Getting Things Done (GTD)

D’autres ayant déjà présenté cette méthode de façon approfondie, je vous renvoie à l’excellent article d’Argancel sur le blog C’éclair.fr pour une présentation en profondeur de la méthode. Voici cependant un résumé succinct des principes généraux:

Libérez votre esprit!

Lorsque vous pensez que vous devriez faire quelque chose, vous envoyez un ordre à votre cerveau. Le problème est que votre inconscient n’a pas de sens du passé et du futur. Dès ce moment, il y aura à tout moment une partie de votre cerveau qui vous dira de faire cette chose. Au lieu de garder en tête vos affaires en suspens, servez-vous d’outils externes pour les objectiver et les organiser.

Une gestion des actions horizontale et verticale

Vous devez contrôler vos engagements, vos projets et vos actions horizontalement et verticalement.

La gestion horizontale consiste à garder des listes de tout ce que vous avez à faire (les courses, aller chez le dentiste, rendre visite à un parent, lire un article, ect.).

La gestion verticale consiste à gérer les différentes étapes de projets individuels. C’est de la gestion de projet au sens large. Cela peut être par exemple la gestion de toutes les étapes et tâches nécessaires pour la réalisation d’un projet de construction d’un bâtiment.

Les cinq étapes de gestion du flux de travail

1. collecter les sujets qui retiennent notre attention
2. traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent
3. organiser les actions concrètes à exécuter
4. revoir les actions et évaluer les options
5. agir en fonction des options choisies

Le processus de mise en route de projets

Le modèle de planification proposé par Allen suit les étapes du processus naturel de planification de notre cerveau:

1. définir la raison et les principes
2. se représenter les résultats
3. faire du brainstorming
4. s’organiser
5. déterminer les premières actions à exécuter

La révision des actions

Pour être efficace, votre système d’organisation doit être constamment réactualisé. Revoir régulièrement vos différentes listes est sans aucun doute un des piliers de la méthode GTD. Sans cette révision, votre inconscient ne fera plus confiance à votre système d’organisation et reprendra sa mauvaise habitude de garder en mémoire les choses à faire plutôt que de se fier à votre système d’organisation externe.

Lorsque vous avez un moment de libre, vous devez pouvoir réviser votre liste de prochaines actions pour déterminer, en fonction de 4 critères décrits ci-dessous, ce que vous avez de mieux à faire ici et maintenant.

Ces révisions se font à plusieurs niveaux: depuis la liste d’actions (qui doit se faire dès que vous avez un peu de temps libre) jusqu’à la liste de vos projets de vie (que vous pouvez ne réviser qu’une fois par an par exemple).

Faire le bon choix d’action

Pour faire le meilleur choix dans une situation donnée, Allen propose quatre critères de décision:

1. le contexte
2. la disponibilité
3. le niveau d’énergie
4. la priorité

Voilà sans doute un des éléments qui diffèrent le plus par rapport aux méthodes de gestion du temps plus classiques. Dans ces méthodes, beaucoup se contentent de déterminer le niveau de priorité des projets. D’autres, comme la méthode de gestion du temps de Stephen R. Covey, vont plus loin et classent les actions dans 4 quadrants selon que ces activités sont urgentes ou non-urgentes, importantes ou non-importantes.

N’oubliez pas qu’il suffit parfois d’un seul coup de téléphone ou que votre patron/client entre dans votre bureau pour réduire à néant votre liste de priorité…

Les points clés de la méthode GTD

Voici une tentative pour résumer les conseils de la méthode Getting Things Done:

• Collectez toutes les choses qui vous préoccupent dans votre vie privée et dans votre vie professionnelle
  • Documents physiques (feuilles volantes, magazines à lire, livres, etc.)
  • Idées
  • Questions en suspens
• Déterminez ce que vous devez faire avec chaque « chose » collectée
  • Une action est-elle nécessaire?
  • Est-ce que cette action prend moins de deux minutes?
  • Si c’est le cas, faites-la à l’instant
  • Si ce n’est pas le cas, organisez en suivant le diagramme
• Faites une liste de tous vos projets personnels ou professionnels
• Pour chacun de vos projets, déterminez la prochaine action à exécuter
• Faites une ou plusieurs listes des prochaines actions à accomplir
• Révisez vos listes de prochaines actions dès que vous avez un moment de libre
  • Faites le bon choix en évaluant vos options
• Révisez vos listes de projets chaque semaine
• Révisez une ou deux fois par an vos projets de carrière et de vie

Mettre en oeuvre la méthode GTD dans votre vie quotidienne

Voilà sans doute l’aspect le plus difficile de la méthode: l’appliquer et surtout poursuivre son utilisation jour après jour.

Pourquoi est-ce si difficile? Parce que la mise en oeuvre de cette méthode nécessite beaucoup de rigueur et de changer de nombreuses habitudes… Ce sera le sujet d’un prochain article sur le développement personnel.

Et pour ceux à qui cette méthode ne convient pas, j’ai trouvé une autre méthode plus simple et abordable basée sur cette méthode GTD ainsi que sur le livre de Stephen R. Covey indiqué dans mes sources: la méthode Zen to Done de Leo Babauta (en anglais uniquement). A suivre…

Et vous… Avez-vous trouvez la méthode d’organisation ou de gestion du temps qui vous convient parfaitement?

Discutons-en!

Sources:

• La méthode Getting Things Done de David Allen est à présent disponible en français sous le titre « S’organiser pour réussir – Getting Things Done – La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress » aux éditions LEDUC.S.
• Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent – Stephen R. Covey

Getting Things Done – L’efficacité sans le stress… rêve ou réalité? is a post from: Architecte & Marketing

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Pendant de nombreuses années, j’ai pesté contre ces moments inutiles qui me faisaient perdre du temps. Les files d’attente dans les magasins, les embouteillages ou encore ces merveilleux moments où vous attendez au téléphone qu’un interlocuteur daigne enfin s’occuper de votre appel… Je suis certain que vous connaissez aussi ces moments de rentabilité zéro.

Je ne peux pas dire que j’apprécie à présent ces situations. Cependant, je n’ai plus l’impression de perdre mon temps car j’ai toujours sur moi un outil très low-tech et pourtant extrêmement utile: un calepin et de quoi écrire. Voici quelques…

Toujours prêt quand vous avez une idée!

A quel moment êtes-vous le plus créatif? Est-ce systématiquement lorsque vous êtes assis à votre poste de travail? Si vous êtes comme moi, cela peut arriver à n’importe quel moment:

• en voiture
• au saut du lit
• en promenade
• ou même au W-C…

Les architectes font, consciemment ou pas, appel à leur intuition pour imaginer des solutions créatives pour leurs projets. En définissant les critères que devront respecter le projet final, en s’inspirant de l’environnement, en effectuant des recherches de solutions existantes à un problème donné, nous « passons commande » à notre subconscient pour qu’il nous fournisse la solution la mieux adaptée.

Cependant, il est rare que notre intuition nous souffle la solution juste au moment où nous disposons de toutes les ressources nécessaires pour les utiliser… Vous pouvez vous réveiller en sursaut au milieu de la nuit en criant « Eureka » ou avoir un flash de créativité alors que vous êtes au volant de votre voiture… Il serait dommage de laisser passer ces idées parfois fugaces. Par exemple, il est très fréquent de ne plus se rappeler de ses rêves quelques heures à peine après votre réveil. La solution pour ne rien perdre? Un petit carnet à portée de main!

N’oubliez pas de synchroniser votre calepin

Rien ne sert de noter vos idées et vos informations si vous ne les utilisez pas. En retournant à votre bureau, n’oubliez pas de retranscrire les informations et idées importantes de votre calepin dans votre système de gestion d’informations. Si vous ne le faites pas très régulièrement, vous perdrez confiance dans votre système . Vous vous rabattrez alors sur votre mémoire (qui n’est pas du tout infaillible) pour vous rappeler les informations et les idées accumulées.

Il ne me semble pas indispensable que vous utilisiez le même carnet tout au long de la journée… du moment que vous synchronisez tous ceux que vous utilisez!

Choisir son calepin

Votre carnet doit pouvoir tenir dans votre poche ou votre sac afin que vous puissiez en disposer à n’importe quel moment. L’idéal est de trouver un calepin avec un emplacement prévu pour un petit stylo ou un crayon.

Pour la voiture, il existe des supports permettant de fixer un carnet de notes. Vous n’aurez donc pas besoin de vos deux mains pour l’ouvrir et y écrire

Si vous êtes un fan de technologies qui ne peut se séparer de son agenda électronique ou de son organiseur Palm ou BlackBerry, ne vous en privez pas! L’essentiel est de disposer d’un outil de capture d’informations et d’idées dans lequel vous avez confiance, que vous pouvez transporter partout et que vous synchronisez régulièrement. Assurez-vous simplement que votre batterie est bien chargée avant de partir pour plusieurs heures!

Et vous, quel est votre solution idéale pour ne plus perdre d’idées ou d’informations importantes?

Organisation: Toujours un calepin à portée de main is a post from: Architecte & Marketing

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