« Un de perdu, dix de retrouvés »

Vous y croyez, vous ?

Quand il s’agit de collaborateurs talentueux d’un atelier d’architecture, je me méfie du dicton. Le départ d’un collaborateur expérimenté n’est jamais anodin, surtout si celui-ci est responsable d’un projet complexe et/ou à long terme.

Voyons quel impact peut avoir le départ d’un employé ou d’un collaborateur indépendant.

Pour l’atelier d’architecture (ou toute autre entreprise)

Pour la société, les effets sont nombreux :

• perte d’une partie des connaissances et de l’expérience accumulée par le collaborateur démissionnaire ;
• perte d’une partie du réseau de relations, tant professionnelles (clients, entrepreneurs, impétrants, consultants extérieurs, etc.) que personnelles (toutes les personnes de son entourage auxquelles il pouvait parler de son activité et des réalisations de son agence) ;
• temps et argent dépensés pour rechercher un remplaçant compétent ;
• charges administratives ;
• dysfonctionnements à la fois suite à son départ et suite à son remplacement ;
• frais de formation du remplaçant ;
• perte de réputation éventuelle (à cause du bouche-à-oreille et en fonction des raisons du départ);
• ____________________.

Sur les projets dont le démissionnaire avait la charge

Les effets sont également importants pour les différents dossiers dont le collaborateur en partance avait la charge :

• les risques de désorganisations :
  • suite à des malentendus ;
  • à cause de méthodes de travail différentes – un nouveau collège a besoin d’une période de rodage pour s’adapter à la culture d’entreprise ;
  • à cause des pertes d’informations.
• les difficultés de communication – il faut du temps pour instaurer une relation de confiance avec les différents intervenants d’un projet ;
• l’allongement des délais – toutes les difficultés précitées ont un impact sur le déroulement des différentes tâches requises pour la réalisation d’un projet. Cela génère donc le plus souvent…
• des retards, qui peuvent à leur tour entraîner…
• des conséquences au niveau financier comme les pénalités de retard ou l’augmentation des heures prestées par les autres collaborateurs et par le remplaçant (et donc des honoraires et/ou salaires plus élevés).

Pour ses collègues de travail

A tous les coups, les collègues du démissionnaire auront à souffrir de ce départ. Mais celui-ci peut aussi avoir d’autres effets.

• un surcroit de travail pour prendre en charge les tâches qui ne sont plus effectuées par le démissionnaire et/ou pour la formation de la nouvelle recrue ce qui engendre…
• une augmentation du stress en raison du surplus de travail et de…
• la nouvelle relation à gérer ;
• cela peut parfois entraîner une dégradation de l’ambiance de travail avant et/ou après le départ du collaborateur ;
• et même un effet de contagion pouvant entraîner des départs en cascade.

Pour les clients et partenaires extérieurs

Pour les personnes extérieures au bureau, outre le fait de devoir nouer des relations avec un autre contact, le départ d’un collaborateur et ses effets sur le fonctionnement du bureau d’architecture et sur l’avancement du projet peuvent également entraîner :

• des malentendus ;
• des promesses non tenues ;
• de l’impatience suite au retard ou au manque de contact ;
• du mécontentement.

Pour le remplaçant

Le nouveau collaborateur aussi peut passer par une période relativement difficile :

• stress dû au changement et aux nouvelles responsabilités ;
• formation – apprentissage rapide de nouvelles compétences et de nouvelles méthodologies de travail ;
• efforts à fournir pour apprendre de nouvelles méthodes de travail, assimiler la culture de l’entreprise, acquérir les compétences spécifiques requises et pouvoir mener à bien les projets en cours.

Prévenir plutôt que guérir

Votre atelier d’architecture aura beau avoir la meilleure réputation, les collaborateurs les mieux payés, les opportunités de développement les plus enthousiasmantes, personne n’est à l’abri du départ d’un collaborateur. Conflits d’ego, difficultés d’ordre personnel, maladie, accident ou décès, un collaborateur peut vous quitter du jour au lendemain.

Comment se prémunir contre ces effets

S’il est impossible de supprimer entièrement les désagréments causés par le départ d’un collaborateur de qualité, il est néanmoins possible d’en atténuer les effets.

Voici quelques pistes pour palier au départ d’un collaborateur

1. communiquer clairement et au bon moment sur la situation avec tous les intervenants concernés
2. institutionnaliser la transmission et la sauvegarde des connaissances et de l’expérience des collaborateurs de l’entreprise ;
3. harmoniser les processus de travail pour faciliter le passage d’un projet ou d’un service à un autre ;
4. créer un vade-mecum destiné à faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’équipe ;
5. mettre en place un système de classement des données (projets, informations de contact, dessins, modèles 3D, documentation, etc.) à la fois logique et efficace ;
6. favoriser le mentorat (en valorisant les mentors par exemple) pour faciliter la formation et l’intégration des nouvelles recrues au sein de l’atelier d’architecture.

Et le plus important :

1. déterminer précisément les causes réelles du départ du collaborateur ;
2. en tirer les enseignements éventuels ;
3. corriger la situation (si applicable) pour éviter que cela ne se reproduise.

Vous avez déjà vécu cette situation ?

Quelles ont été les actions spécifiques mises en place au sein de votre bureau ? Quels ont été leurs effets ?

Les effets du départ d’un collaborateur is a post from: Architecte & Marketing

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D’un point de vue systémique, chaque livre que j’ai lu a changé ma vie. Le choix était donc difficile pour en sélectionner trois. Le thème du collectif A la Croisée des Blogs de Développement Personnel proposé par Olivier du blog Des livres pour changer de vie en est d’autant plus intéressant : « Les trois livres qui ont changés ma vie ».

Après mûres réflexions, j’ai choisis 3 livres qui ont eu un impact profond sur mon activité professionnelle et personnelle actuelle. Ces livres correspondent chacun à un tournant majeur dont je ressens toujours les effets bénéfiques aujourd’hui. Et bien que certains aient été publiés il y a plus de 10 ans, ils sont toujours d’actualité malgré les évolutions technologiques et le changement des habitudes de vie et de travail.

The Digital Architect de Ken Sanders

J’ai acheté « The Digital Architect » dans une librairie spécialisée de San Francisco en 1998. A cette époque, je venais de lancer ARCH’image avec beaucoup d’enthousiasme, de bonnes compétences en infographie 3D… et surtout beaucoup à apprendre sur l’art de se lancer dans une entreprise.

Dans ce livre, Ken Sanders explique notamment l’impact de la technologie sur le service à trois niveaux distincts : la qualité, la productivité et la vitesse de traitement d’une tâche. Même si ce livre a eu une influence très nette sur l’amélioration de ma productivité, c’est la qualité de mon service qui en a le plus bénéficié. Selon l’auteur, la technologie informatique améliore la qualité suivant 3 canaux : la gestion des connaissances, la communication et la conception.

Pour moi, cela s’est notamment traduit par le développement d’une base de connaissances dans le domaine de l’infographie. Cela s’est aussi manifesté par la publication d’un site web qui n’a eu de cesse d’évoluer jusqu’à maintenant. J’y ai appris également l’importance des attentes des clients… et leur manque de réalisme par rapport à des processus de conception dont ils ignorent le plus souvent tout. Cette prise de conscience fut à la source du développement du blog d’ARCH’image. Celui-ci a pour but principal d’éduquer mes clients et clients potentiels sur les bénéfices qu’ils peuvent retirer de mes services mais aussi sur le processus de création d’une image de synthèse d’un projet d’architecture et sur les réalités de la profession d’infographiste 3D.

La lecture de The Digital Architect m’a donné pour la première fois une vision globale de la technologie appliquée dans un bureau d’architecte. Une des phrases clé de ce livre m’a ouvert les yeux:

Le manque d’expertise technologique peut certainement vous faire perdre des clients, mais l’expertise en soi vous en fera rarement gagner.

Ce n’est que plusieurs années plus tard, après quelques années de vaches maigres, que je me suis rendu compte que proposer un service de haute qualité ne suffit pas : il faut aussi le faire savoir. Qu’est-ce qui me permettrait d’obtenir et de garder des clients ? Le Marketing. Après lecture de quelques classiques, je me suis cependant rendu compte que le marketing traditionnel était peu adapté à une petite entreprise de service. C’est en cherchant d’autres alternatives que j’ai découvert…

Marketing Without Advertising de Michael Phillips et Sally Rasberry

Peu après le lancement d’ARCH’image, avec mes associés, nous avons lancé une campagne de publicité auprès de nos clients potentiels, les architectes et promoteurs immobilier. Création d’un plaquette de présentation, rédaction d’une lettre de vente, impressions et envois postaux… Beaucoup de temps passé, d’argent dépensé pour bien peu de résultats. Pas du tout rentable !

Cette constatation, vous la trouverez dans le premier chapitre de Marketing Without Adverstising intitulé « Publicité : le dernier choix en Marketing ». Mais juste avant est énoncé une excellente définition du Marketing :

(Faire du) Marketing signifie diriger une excellente entreprise et le faire savoir autour de vous.

Le reste du livre constitue ce que je considère comme la bible du Marketing Relationnel. Il passe en revue les principaux moyens pour faire parler (en bien) de son entreprise, attirer de nouveaux clients tout en conservant les anciens. A commencer par la recommandations personnelle, le premier choix du Marketing.

Comme trop souvent, je n’ai retiré qu’une fraction des bénéfices et connaissances accessibles dans ce livre. Mais c’est assurément grâce à lui que vous lisez le blog Architecte & Marketing aujourd’hui. J’ai depuis lus de très nombreux ouvrages consacrés au Marketing de service mais c’est celui-ci qui a été le détonateur d’une véritable passion pour le Marketing. Et je lui dois également une grande part des mes réussites professionnelles actuelles.

Aussi étonnant que cela puisse paraître, mon intérêt pour le développement personnel est issu de ma passion pour le marketing relationnel. Lorsque vous faites des affaires, que ce soit avec un particulier, une petite entreprise ou une multinationale aux ramifications tentaculaires, tout se résume finalement à des relations personnelles. Ce n’est jamais une multinationale qui décide de vous choisir pour un projet, c’est un homme (ou une femme) qui estime, de façon à la fois objective mais aussi très subjective, de vous faire confiance car il ou elle croit en vos capacités à mener à bien votre mission.

Mais la confiance, ça se gagne ! Comment ? En donnant le meilleur de soi pour non seulement remplir ses obligations mais aussi dépasser les attentes de votre client. Et ces attentes évoluent sans cesse, notamment en suivant les évolutions technologiques. Mon client actuel ne serait certainement pas impressionné par les premières images que j’ai réalisées il y a une quinzaine d’années. J’ai donc dû évoluer, apprendre et me former sans cesse pour surfer sur la vague du changement. Et tant qu’à apprendre, autant être efficace aussi dans son apprentissage. Comment apprendre plus vite et mieux assimiler les nouvelles connaissances ? Ce sont les réponses que j’ai trouvées dans…

The Accelerated Learning Handbook de Dave Meier

Ce livre a pour vocation de soigner les dégâts causés par une forme d’éducation qui va à l’encontre de l’apprentissage naturel. Bien qu’il soit plus spécifiquement adressé à ceux qui travaillent dans le domaine de la formation, chaque apprenant et particulièrement l’autodidacte peut en retirer beaucoup de bénéfices de la mise en pratique des conseils de ce livre.

L’objectif de l’Apprentissage Accéléré est d’éveiller les apprenants à leur pleine aptitude à apprendre, de leur rendre l’apprentissage à nouveau agréable et satisfaisant, et de contribuer à leur bien-être, à leur intelligence, à leur compétence et à leur succès.

Wow ! Avec un tel manifeste, cela rend tout de suite le livre très intéressant !

Les principes de l’Apprentissage Accéléré sont au nombre de 7 :

1. L’apprentissage fait participer l’ensemble esprit / corps avec toutes ses émotions, sens et récepteurs.
2. L’apprentissage est un acte de création, pas de consommation. L’apprentissage existe lorsque celui qui apprend intègre les nouvelles connaissances et compétences dans sa propre existence.
3. La collaboration favorise l’apprentissage.
4. L’apprentissage se produit à plusieurs niveaux simultanément.
5. L’apprentissage vient du fait de faire le travail soi-même – Les gens apprennent mieux lorsqu’ils sont en situation.
6. Les émotions positives améliorent grandement l’apprentissage.
7. Les images concrètes sont beaucoup plus facile à comprendre et à retenir que des abstractions verbales.

L’auteur décrit ensuite les 4 phases de l’apprentissage :

1. La préparation – Éveiller l’intérêt
2. La présentation – La rencontre initiale avec la connaissance ou la compétence à acquérir
3. La pratique – L’intégration de la nouvelle connaissance ou compétence
4. La performance – L’application de la nouvelle connaissance ou compétence à des situations réelles

La suite du livre m’a donné de nombreuses idées d’application de ces principes pour améliorer la conception de mes programmes de formation mais aussi pour optimiser ma méthode d’apprentissage autodidacte.

Son influence la plus profonde a peut-être été de donner libre cours à mon intuition et à ma curiosité naturelle pour apprendre. Ce fut également mon premier contact avec les cartes heuristiques ou Mind Maps que j’utilise à présent systématiquement pour tous mes projets professionnels ou personnels.

Des changements qui auraient pu être plus profonds

Étrange sentiment que de se replonger plusieurs années après dans des livres qui ont changé ma vie. Tout d’abord le sentiment agréable d’avoir été influencé positivement pas ces livres, de pouvoir retrouver, dans beaucoup de décisions prises, l’impact des connaissances acquises grâce à ces lectures. Un sentiment moins agréable également : celui de n’avoir finalement acquis qu’une fraction des bénéfices potentiels apportés par ces ouvrages.

Pourquoi ce fossé entre la lecture et l’application des enseignements reçus ? Sans doute principalement à cause de l’absence d’application pratique (ou de temps) au moment de la lecture. On sait que tel conseil est intéressant mais on n’a pas l’occasion de le mettre en oeuvre tout de suite… puis on oublie.

Si je ne devais conserver qu’une idée suite à cet exercice de retour vers le passé par les livres, ce serait de développer une base de connaissances des principes, conseils et astuces fondamentaux inutilisables sur le moment mais ayant un grand potentiel futur (avec PersonalBrain par exemple !).

Maintenant, excusez-moi mais je dois vous laisser… J’ai trois livres à relire d’urgence à la lumière de mon expérience actuelle !

3 livres pour 3 changements majeurs is a post from: Architecte & Marketing

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En ce mois de rentrée scolaire et universitaire, le thème de la Croisée des Blogs de Développement Personnel, organisé par Sylvaine Pascual du blog Ithaque, est parfaitement de circonstance : La soif d’apprendre .

Pour les nombreux élèves et étudiants qui reprennent les cours, apprendre se limite trop souvent à étudier en dernière minute pour obtenir un diplôme. Avec les séquelles qu’on imagine sur la mémorisation à long terme et l’assimilation des matières étudiées. Je suis passé par là…

Depuis la fin de mes études, apprendre a pris une toute autre dimension, une dimension essentielle. Pour moi, apprendre fait partie de l’instinct de survie, au même titre (presque) que manger et boire. L’expression Soif d’apprendre prend d’ailleurs tout son sens.

Tout comme nous avons besoin d’eau pour vivre, nous avons besoin d’apprendre (et de continuer à apprendre) pour survivre.

Imaginez un instant que vous n’ayez absolument rien appris depuis votre naissance. Auriez-vous pu survivre sans aide ? Sans savoir vous nourrir seul, sans être capable de traverser une route sans vous faire renverser ? Vous me direz que vous êtes grand maintenant et que vous connaissez toutes ces choses…

Même chez l’adulte, apprendre demeure une question de survie. J’en veux pour preuve la difficulté rencontrée par les personnes âgées incapables de se servir d’une carte bancaire ou d’un ordinateur. Sans aide, ils sont perdus. Le monde avance… Vite ! De plus en plus vite même ! Et il n’est pas tendre avec ceux qui se laissent distancer. Il suffit parfois de peu de temps pour être dépassé par une nouvelle technologie, un nouveau mode de travail ou de vie.

Rattraper plusieurs années de fuite face à un changement inéluctable représente une tâche longue et difficile, parfois insurmontable. Ne vous laissez pas submerger par le changement ! Gardez la tête hors de l’eau et apprenez à nager ou mieux, à surfer sur la vague du changement.

C’est vrai dans la vie privée, c’est vrai aussi dans la vie professionnelle où la formation et l’auto-formation continue sont et resteront indispensable.

Apprendre ? Une question de survie is a post from: Architecte & Marketing

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Ceux qui apprennent le mieux et le plus (…) sont ceux qui :

1. Prennent la responsabilité d’eux-mêmes et de leur futur ;
2. Ont une idée claire de ce qu’ils veulent que leur futur soit ;
3. Font ce qu’il faut pour l’obtenir ;
4. Et croient qu’ils en sont capables

Charlie Handy

Ces paroles pleines de sagesse résument, selon moi, l’essentiel de l’art d’apprendre. Elles soulignent aussi les carences qui minent trop souvent l’éducation traditionnelle.

Pendant vos études, qu’est-ce qui vous motivait à étudier ? La vision à très court terme de passer dans l’année supérieure, d’obtenir un diplôme (parce qu’il faut un diplôme pour trouver du travail) et de satisfaire vos parents ?

Ou aviez-vous une vision claire de votre futur et de ce que vous pourriez accomplir en maîtrisant les matières enseignées ? Rares sont ceux qui peuvent répondre par l’affirmative à cette dernière question. Et ceux-là ont probablement déjà maîtrisé l’art de l’apprentissage.

Dans un précédent article, je vous présentais le secret pour mieux apprendre : développer votre attention. Je me suis trompé de titre car, si l’attention est très importante, elle est essentiellement conditionnée par la motivation. C’est la motivation qui est le vrai secret pour apprendre efficacement. Et la motivation est encore plus importante pour celui qui se lance dans un apprentissage autodidacte.

Comment augmenter votre motivation pour apprendre

Formateur occasionnel, j’ai cherché les méthodes d’enseignement les mieux adaptées pour rendre mes formations plus efficaces et plus mémorables. C’est lors de ces recherches que j’ai découvert l’Accelerated Learning (Apprentissage Accéléré).

Développé sur les bases établies par la Suggestopédie du Professeur Lozanov, l’apprentissage accéléré rassemble une série de méthodes, de techniques et d’approches pour l’enseignement et l’apprentissage. Voici quelques méthodes pour augmenter la motivation tirées du livre « Accelerated Learning in the 21st Century » de Colin Rose et Malcolm J. Nicholl :

1 Faites la liste de vos raisons d’apprendre un sujet spécifique

Qu’est-ce que les nouvelles compétences acquises à la fin de votre auto-formation vous apporteront ?

• un job qui vous passionne ?
• un poste plus élevé dans votre entreprise ?
• les capacités nécessaires pour lancer votre propre entreprise ?
• l’accès à un nouveau marché ?
• une meilleure rentabilité de votre travail ?
• un gain de temps ?
• plus d’argent ?
• une meilleure réputation ?
• ou simplement une fierté personnelle ?

2 Imaginez maintenant quelle sera votre vie lorsque vous aurez maîtrisé ces compétences

Un métier qui vous passionne, l’occasion de vous réaliser personnellement, de développer des relations humaines plus riches, vivre une vie moins stressante et plus confortable, …

Plus vous aurez une vision claire, plus votre motivation pour apprendre sera grande. Que serez-vous capable d’accomplir une fois cette nouvelle compétence acquise ?

3 Etablissez des objectifs concrets

Il est bien plus encourageant d’avoir un ou plusieurs objectifs clairs à atteindre.

De même, il est motivant de disposer d’un système de mesure pour évaluer votre progression et vérifier si vous avez atteint les objectifs fixés. Vous pouvez ainsi voir tous les progrès que vous avez déjà accompli.

4 Subdivisez en petits objectifs faciles à atteindre

Vous pouvez vite vous sentir écrasé, impuissant, face à l’ampleur des connaissances à acquérir ou des compétences à maîtriser pour atteindre votre objectif final. Subdivisez votre but final en petites étapes. Cela vous permet de clarifier votre apprentissage en décomposant un seul objectif complexe en tâches simples faciles à accomplir. Et chaque petit succès augmentera votre motivation et votre certitude que « vous pouvez y arriver ! »

5 Utilisez les affirmations positives

Oui, vous pouvez y arriver ! Si vous y croyez profondément, le plus dur est fait ! Henry Ford, le fondateur de l’empire automobile Ford a eu un jour cette phrase qui résume parfaitement mon propos :

Que vous vous pensiez capable de faire quelque chose, ou que vous vous en pensiez incapable, vous avez absolument raison.

Répétez plusieurs fois par jour des affirmations positives : « Je maîtrise de mieux en mieux la compétence X » ou « J’apprends facilement le cours de Y » ou encore « Je retiens sans effort tout ce que j’apprends ». Mettez-les par écrit, recopiez-les plusieurs fois, affichez-les à un endroit où vous pouvez le voir souvent…

Oui, ça ressemble étrangement à la méthode Coué. Vous pensez peut-être que c’est du vent et que ce n’est pas ça qui va vous aider à apprendre plus facilement ou à atteindre plus vite vos objectifs… Mais ça ne vous coûte rien d’essayer ! Pensez à la citation d’Henry Ford !

6 Développez un esprit plein de ressources

Pour cela, Colin Rose vous propose une méthode en 7 points :

1. Rappelez-vous d’un moment de succès dans votre vie
2. Intensifiez ce souvenir en essayant de vous rappeler les moindres détails de ce moment
3. Choisissez un mot qui résume cet événement
4. Asseyez-vous bien droit, bombez le torse
5. Serrez les poings et fermez les yeux
6. Revivez mentalement ce moment de succès intense
7. Déserrez les poings et ouvrez les yeux

Répétez cet exercice aussi souvent que possible pendant les 2 prochains jours. Après quelques jours, vous devriez pouvoir vous remettre dans cet état d’esprit plein de ressources en serrant les poings et en prononçant votre mot déclencheur. Comme le dit l’auteur, ce n’est pas seulement une méthode pour apprendre, c’est une méthode pour vivre.

Voilà quelques pistes, issues de l’Apprentissage Accéléré, qui m’ont été utiles pour améliorer ma faculté d’apprentissage… Et vous ?

Quelles sont vos méthodes pour vous motiver à apprendre ?

Chacun a une méthode d’apprentissage qui lui convient mieux en fonction de ses aspirations, de son caractère ou encore de son sens (visuel, auditif ou kinesthésique) de prédilection . Avez-vous déjà mis en oeuvre une des méthodes décrites dans cet article ? En avez-vous adopté d’autres ? Quelles méthodes fonctionnent le mieux pour vous ?

Cet article est publié dans le cadre de l’événement « A la croisée des blogs » de février 2009 organisé par moi-même sur le thème « Autodidacte – Comment apprendre par soi-même« .

Pour apprendre en autodidacte, Développez votre Motivation is a post from: Architecte & Marketing

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N’avez-vous jamais souhaité disposer d’un logiciel qui pourrait vous aider à gérer  :

• vos idées
• vos connaissances
• vos relations tant personnelles que professionnelles
• votre temps
• vos fichiers informatiques
• vos documents papier (livres, classeurs, folders, feuilles volantes, etc.)
• vos favoris internet
• vos projets
• mais aussi de faire des sessions de brainstorming, de générer de nouvelles idées…
• …bref, de mieux gérer votre vie

Et tout cela au sein d’une base de données commune ?

Après de longues recherches, j’ai trouvé la perle rare :

PersonalBrain ? Qu’est-ce que c’est ?

J’en avais parlé à demi-mot en conclusion de l’article « Vous avez des difficultés à retrouver vos documents ? » C’est en effet le logiciel qui me sert à gérer tous mes documents papier ou numériques. Ça épate toujours mes visiteurs lorsque je retrouve n’importe quel document en moins de deux minutes.

Bien plus qu’un logiciel de base de données ou qu’un logiciel de Mind Mapping, PersonalBrain, inventé par Harlan Hugh, fonctionne comme vous pensez. Vous me direz Mais chacun pense différemment !… et vous aurez raison.

PersonalBrain vous laisse toute liberté pour organiser vos idées et vos informations de la manière qui correspond le mieux à votre méthode de pensée.

Chaque élément ajouté à votre « brain » (cerveau) est appelé « thought » (pensée). Chaque pensée peut ensuite se voir attacher un ou plusieurs fichiers, une note, une adresse Internet ou email voire une image. Vous pouvez également faciliter le classement et la recherche en lui donnant un type, un label (qui apparaît à l’affichage) et des tags.

Mais le plus simple pour vous donner une idée de PersonalBrain, c’est de le voir en action :

Dans cette vidéo, je ne fait que survoler les principales fonctionnalités de PersonalBrain… Il y a bien plus sous le capot !

Testez la navigation par vous-même en visitant le Plex de la vidéo sur Internet

Les avantages de PersonalBrain

Quelques fonctionnalités importantes en font, selon moi, la solution idéale pour améliorer votre productivité (et votre créativité) :

La fonction Instant Activate

En tapant les premières lettres d’une « pensée », le logiciel affiche toutes les « pensées » correspondantes pour y faire votre choix définitif. N’importe quelle « pensée » est donc accessible quasi instantanément.

Multi-plateforme

Le logiciel peut fonctionner à la fois sur PC, sur Mac et sur Linux.

Portable

C’est à dire qu’il peut être installé sur un disque USB (uniquement sous Windows).

Nombre de « pensées » illimité

Vous pouvez encoder, gérer et faire des recherches parmi des dizaines ou centaines de milliers de « pensées ». La seule limite est sans doute la mémoire vive de votre ordinateur.

Organisation hiérarchique et relationnelle

Chaque « pensée » peut-être liée à toute autre pensée de votre Brain. Contrairement à l’organisation hiérarchique rigide des logiciels de Mind Mapping ou du système dossier/sous-dossiers/fichiers classique.

Capacité d’importation

PersonalBrain importe les liens, pas les fichiers eux-même dans la base de données. Tous les types de fichiers peuvent donc être intégrés dans votre Brain.

Ajout de types de pensées, de labels ou de tags

Ces informations pourront ensuite être utilisées pour retrouver rapidement des informations de même nature.

Toujours centré sur la « pensée » active

On voit donc toujours une information dans son contexte, ce qui permet d’avoir une vision d’ensemble. Cela permet également de remarquer des relations pas toujours évidentes entre les « pensées ».

… et les inconvénients

PersonalBrain est-il parfait pour vous ? Sans doute pas, il y a quelques fonctionnalités qui pourraient encore être améliorées. Mais c’est un logiciel qui continue à évoluer. J’espère que les éléments suivants seront corrigés dans les prochaines versions :

En anglais uniquement

Le service client m’a indiqué que les développeurs travaillent sur une version internationale multi-langue mais sans me donner plus d’état d’avancement ou de date.

Pas multi-utilisateur

PersonalBrain est… personnel. Il existe une application web adaptée au travail en équipe, BrainEKP, mais elle nécessite de gros moyens financiers comme matériels. On parle ici de 25 000$ pour la licence serveur et de 1000$ par utilisateur en lecture/écriture… Cela risque d’en refroidir plus d’un.

L’impression est peu ergonomique

Même si la version Pro permet l’impression sur plusieurs pages, il n’en reste pas moins que cet aspect du logiciel pourrait bénéficier de nombreuses améliorations.

Possibilités d’exportation très limitées

La version Pro permet d’exporter au format HTML avec ou sans XML (cliquez-ici pour voir le résultat), ainsi qu’au format de BrainEKP. Et cela s’arrête là ! Je suppose que la structure unique de la base de données y est pour quelque chose. L’exportation de la vue active au format .jpg ou .pdf serait cependant une bonne chose.

Programmé en langage Java

Il nécessite donc que l’environnement Java soit installé sur votre ordinateur.

Impossible d’ouvrir 2 brains en même temps

Mais il est très facile de passer de l’un à l’autre. Vous pouvez également copier/coller une ou plusieurs « pensées » et même combiner deux brains.

Quelle version de PersonalBrain choisir ?

La page de comparaison des versions étant en anglais, voici une traduction pour vous aider dans votre choix :

PersonalBrain Free

Ses fonctionnalités principales :

• navigation visuelle et liens associatifs
• nombre illimité de « pensées » et de liens
• sélection, liaison et suppression multiple
• ajout de pages web aux « pensées »
• éditeur HTML intégré pour les Notes
• types et propriétés des « pensées »
• recherche instantanée et recherche approfondie
• utilise BrainZips pour sauvegarde rapidement vos données ou les envoyer à des amis

Attention: PersonalBrain Free ne peut être utilisé pour un usage commercial.

PersonalBrain Core

Toutes les possibilités de la version Free (gratuite) + les fonctionnalités suivantes :

• possibilité d’attacher un fichier à une nombre illimité de « pensées »
• vue étendue pour voir plus d’informations à la fois
• recherche dans les pages web et, sous Windows, dans les fichiers attachés
• impression du Plex (la fenêtre d’affichage) et des notes
• visualisation de dossiers virtuels (Virtual Thougths)
• création de nouveaux fichiers à partir de gabarits (templates)
• types et propriétés de liens
• zoom sur images intégrées et création automatique de vignettes pour les images de grande taille

PersonalBrain Pro

Dispose de toutes les fonctionnalités de la version Core. Il ajoute les fonctionnalités suivantes :

• exportation de votre Brain au format HTML interactif
• attachements multiples par « pensée »
• calendrier intégré
• événements et rappels d’événements
• filtre des « pensées » suivant leur activité (ne pas afficher les « pensées » plus anciennes que x jours)
• types de « pensée » héritées
• impression multi-pages
• correcteur orthographique intégré pour les notes (en anglais seulement)
• intégration avec Outlook (sous Windows uniquement)
• support de plusieurs systèmes d’exploitation
• peut être utilisé par un utilisateur sur 2 ordinateurs différents

Dans la prochaine version de PersonalBrain…

PersonalBrain apportera plusieurs nouvelles fonctionnalités alléchantes dont :

• sauvegarde des vues étendues
• mode « présentation »
• vue « outline » (sous forme de liste ?) qui devrait faciliter grandement l’impression de listes d’éléments
• et l’importation de Mind Maps en provenance de Mind Manager (.mmap), la référence, et de Freemind (.mm), l’alternative open-source.

Malheureusement, toujours pas de version française à l’horizon…

La solution de gestion qu’il vous faut ?

Même s’il en a les capacités, PersonalBrain n’est pas (encore) mon logiciel de gestion de projets, de CRM (gestion relations clients) et de gestion du temps.

Mais ses performances uniques en gestion des connaissances et des documents physiques et numériques ont considérablement boosté ma productivité. Je ne saurais désormais plus m’en passer !

Mais ne me croyez pas sur parole ! Rendez-vous sur le site de l’éditeur, TheBrain, pour tester PersonalBrain par vous-même. Puis, si le coeur vous en dit, revenez partager votre opinion.

Des questions, des réactions, des critiques ?

Vous avez la parole !

PersonalBrain – Bien plus que la gestion des connaissances is a post from: Architecte & Marketing

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Dans mon article précédent, je parlais du formidable tremplin vers la réussite professionnelle que peut être la relation mentor-protégé.

Cependant, un mentor n’est pas à nos côtés 24 heures sur 24, 365 jours par an. Et malgré sa grande expérience dans votre domaine professionnel, il ne connaît pas tout. Comme tout être humain, il a ses points forts mais aussi ses points faibles… ou peut-être n’avez vous pas encore trouvé un mentor pour une raison ou pour une autre.

Lorsque votre mentor n’est pas disponible ou pas compétent dans un domaine particulier, vous pouvez faire appel à des géants toujours disponibles…

Si j’ai vu si loin, c’est que j’étais monté sur des épaules de géants. - Isaac Newton

Ces géants, ce sont tous les créateurs, innovateurs, scientifiques ou artistes qui sont venus avant nous et qui ont publié leurs connaissances et leurs idées dans des livres, qui ont laissé une trace, un héritage.

Pensez-vous sincèrement que vous créez à partir de rien, qu’aucune idée, découverte ou création d’autres personnes n’influence votre travail, vos idées ou votre point de vue sur le monde ?

Tout a déjà été pensé, l’important c’est d’y penser à nouveau - Goethe

Les livres sont pour moi de fabuleux trésors qui permettent d’apprendre, d’évoluer. Ils constituent une source d’inspiration inépuisable.

En 2007, j’ai participé à l’établissement d’une liste de livres (en anglais) sur le développement personnel qui valent la peine d’être lus sur le site www.pickthebrain.com (que je vous recommande chaudement). Les commentaires de qualité qui ont afflué m’ont permis de découvrir de véritables joyaux.

J’aimerais renouveler l’expérience mais en français cette fois et…

J’ai besoin de votre participation ! Dites-moi…

Je vous remercie d’avance infiniment pour votre participation !

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Si vous recherchez la source d’un problème relationnel, que ce soit avec un client, un entrepreneur ou avec votre partenaire, vous trouverez le plus souvent un (ou plusieurs) malentendu à l’origine. Aurait-on tous des problèmes d’ouïe… ou alors d’élocution ?

Ne parle-t-on pas tous le même langage ?

C’est quoi un malentendu ?

Afin de le dissiper, mieux vaut le définir:

Selon le Centre National de Ressources Textuelles et Lexicales, un malentendu est une « divergence d’interprétation sur la signification de propos ou d’actes entraînant un désaccord« .

Les causes de malentendus

Le manque de vocabulaire

J’ai voulu commencer par définir le terme « malentendu » car beaucoup de malentendus ont pour origine un manque de vocabulaire. Ce manque de vocabulaire peut être du côté de celui qui écoute et qui ne connaît sans doute pas tous les termes du jargon technique de votre métier. Mais le manque peut aussi être à l’actif de celui qui s’exprime avec l’utilisation de termes inadaptés, des mots dont on pense, à tort, connaître la signification.

Votre interlocuteur vous a mal compris

Ouïe déficiente, manque de maîtrise de la langue, mauvaise qualité de la connexion téléphonique, manque de références, subjectivité… Le problème peut également venir de vous: vous parlez trop doucement, votre message est confus, vous ne maîtrisez pas la langue dans laquelle vous vous exprimez… Les causes de mauvaise compréhension peuvent être multiples.

Vous avez mal compris votre interlocuteur

Mêmes causes que ci-dessus mais, cette fois, vous pouvez agir pour améliorer la situation.

Le manque de connaissances

Lorsqu’on maîtrise un domaine précis, il est souvent difficile de s’adapter aux connaissances plus réduites de son interlocuteur. On considère que certains concepts clés sont connus, on utilise un jargon technique incompréhensible du commun des mortels… Il ne faut pas s’étonner que certains experts au sommet de leur art fassent de piètres enseignants.

Pas de traces écrites

Personnellement, j’ai tendance à oublier ce que je ne note pas. De plus, il est difficile de contester quelque chose lorsque seul un accord oral a été donné.

Les moyens de communication sont inadaptés

Quel que soit le moyen de communication que vous utilisez, celui-ci doit être adapté à la fois à ce que vous voulez présenter mais aussi à la personne à qui vous présentez le projet. Si ce n’est pas le cas, votre client ne comprendra pas votre concept ou, pire encore, il le comprendra mal avec de lourdes déceptions à la clé.

Comment éviter les malentendus ?

Adaptez votre discours à vos interlocuteurs

Mettez-vous à la place de votre client. Quelles connaissance a-t-il du monde de la construction ? Utilisez un vocabulaire simple et définissez les termes techniques que vous utilisez.

Tout au long de votre carrière professionnelle, de nombreuses questions vont revenir régulièrement. Pourquoi ne pas réaliser une plaquette reprenant les questions les plus fréquentes avec vos réponses ainsi qu’un glossaire des termes techniques les plus courants. Ce document pourra également être publié sur votre site web ou envoyé à vos client au format PDF. J’ai même déjà pensé réaliser un dictionnaire visuel des termes d’architecture… mais cela demande beaucoup de temps.

Faites reformuler votre interlocuteur

Lorsque vous n’êtes pas certain d’avoir compris ce que vient de vous dire votre interlocuteur, n’hésitez pas à reformuler son message avec vos propres mots et à lui demander si c’est bien cela qu’il a voulu dire.

Posez des questions pour vérifier que votre interlocuteur à bien compris

Vous ne pouvez bien évidemment pas demander à votre client de reformuler tout ce que vous venez de lui dire. Vous pouvez cependant poser quelques questions discrètes pour évaluer si votre client a bien compris le sens de votre communication.

Gardez des traces écrites / numériques / imprimées

Un contrat écrit entre un architecte et son client est une obligation légale. Mais ce n’est cependant pas la seule trace écrite que vous devriez conserver. Afin d’éviter au maximum les malentendus, mieux vaut conserver une trace écrite de toutes informations envoyées et reçues ainsi que des décisions prises relatives à un projet.

Lorsque vous envoyez des documents importants par courrier, pensez à les envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception. Vous pourrez ainsi avoir une preuve de votre envoi et de sa réception par le destinataire.

Pour les documents numériques envoyés par email, configurez votre logiciel de messagerie pour demander un accusé de réception. Ne vous étonnez cependant pas que de nombreux correspondants n’autorisent pas l’envoi de cet accusé de réception.

Utilisez les médias les mieux adaptés à votre message

En multipliant les moyens de communication, vous augmentez la compréhension et la mémorisation de votre message. Certaines personnes comprennent plus facilement ce qu’ils voient, d’autres ce qu’ils entendent, et d’autres encore ce qu’ils peuvent toucher, manipuler.

N’oubliez pas qu’il est souvent difficile, si pas impossible, pour un client de comprendre un projet uniquement à partir de croquis ou de plans 2D. Il est tout simplement incapable de se faire une image mentale de votre projet. En fournissant des images en 3 dimensions et/ou une maquette physique, vous diminuez fortement les risques de malentendus et de déception une fois la construction achevée.

Vous avez des conseils pour éviter les malentendus ? Vous voulez réagir à cet article ?

Vous avez la parole ! Mais exprimez-vous clairement et sans ambiguïté… pour éviter tout malentendu !

Pour éviter les problèmes, évitez les malentendus! is a post from: Architecte & Marketing

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Pourquoi réapprendre à lire?

Nous devons assimiler de plus en plus d’informations et nous avons de moins en moins de temps pour le faire. Nous vivons dans un monde où la connaissance est devenue un avantage décisif pour réussir. Lire plus rapidement, c’est avoir plus de temps pour d’autres activités professionnelles ou personnelles.

Nous n’avons pas besoin de lire tout

Lorsque vous lisez un roman, vous ne voulez pas connaître dès le début la fin de l’histoire. Vous lisez avec délectation chaque mot de chaque page pour voir l’intrigue de dévoiler peu à peu… Dans tous les autres cas, vous recherchez une information ou vous voulez vous faire un avis général sur le texte. Vous voulez déterminer en quelques secondes si un texte mérite d’être lu. Une bonne partie du contenu n’a le plus souvent que peu de valeur à vos yeux. Dans ce contexte, la lecture rapide vous permet de vous faire une idée globale de l’ensemble du texte, d’identifier les parties intéressantes et de trouver rapidement une information.

« Plus on lit lentement et moins on comprend »

Je n’y croyais pas avant de mettre en pratique les conseils du livre « La lecture rapide » de Tony Buzan. En fait, une vitesse de lecture rapide vous permet de mieux vous concentrer sur un texte. Votre esprit est moins distrait par les éléments extérieurs et votre compréhension s’améliore d’autant.

Utiliser un guide visuel – lecture à la baguette!

Voilà sans doute l’astuce qui m’a permis de doubler ma vitesse de lecture en quelques jours. Vous arrive-t-il souvent de revenir quelques mots ou quelques lignes en arrière parce que vous avez perdu le fil du texte? L’utilisation d’un guide visuel vous permet d’éviter facilement ces retours en arrière. Vous lisez donc plus vite… et vous restez plus concentré. Comme quoi, ce sont les petits enfants qui apprennent à lire en suivant le texte avec leur doigt qui ont tout compris.

J’utilise personnellement une baguette chinoise comme guide mais vous pouvez choisir ce qui vous convient le mieux. Idéalement, l’extrémité de votre guide visuel doit être fine et glisser sans heurt sur le papier.

Lire dans de bonnes conditions

Votre assise, la distance entre vos yeux et votre livre, le type et la position de l’éclairage ont un effet sur votre lecture. De même, votre environnement de lecture doit être agréable, aéré, calme et organisé pour la lecture. Pour lire de manière optimale, choisissez le bon moment, celui où vous êtes le plus réceptif… et où vous risquez le moins d’être dérangé par les bruits extérieurs… et par vos pensées intérieures.

Plusieurs types de lecture

Votre objectif de lecture est rarement de pouvoir rendre un texte mot pour mot. Voici quelques méthodes vous permettant d’accélérer encore votre capacité de lecture

Les méta-guides

Ces méthodes font appel notamment à votre vision périphérique pour capturer une plus grande zone de texte à chaque « coup d’oeil ». Deux lignes à la fois, le S, la vague verticale ou autres double guide, à vous de choisir la méthode qui vous convient le mieux.

Le balayage

Le balayage consiste à parcourir un texte à la recherche d’une information précise. Commencez par identifier les zones probables pour mieux cibler votre recherche.

L’écrémage

L’écrémage peut être définit comme « le processus par lequel l’oeil couvre une certaine quantité de texte pour en avoir un aperçu général » .

La pré-lecture

Vous gagnerez beaucoup de temps si vous commencez par une pré-lecture de quelques minutes. Votre objectif est de déterminer si le texte peut répondre à vos questions, s’il est d’actualité. Une pré-lecture vous permet également de vous faire un idée du sujet et de la structure du texte. A la fin de cette pré-lecture, vous devez pouvoir dire avec certitude si cet ouvrage mérite d’être lu ou non.

Commencez par regarder la couverture, le dos de couverture, les informations de copyright (qui indiquent l’auteur et la date de parution de la première édition et de l’édition actuelle) ainsi que la table des matières. Feuilletez ensuite le livre pour identifier les titres et sous-titres, les éléments mis en évidence, les illustrations et leurs légendes…

Définir vos objectifs de lecture

Définir vos objectifs est extrêmement important pour votre réussite professionnelle… mais aussi pour améliorer votre capacité de lecture. En faisant la liste des buts que vous voulez atteindre en lisant un livre, vous envoyez un « ordre de mission » à votre subconscient pour qu’il attire votre attention sur les éléments qui répondent à vos questions.

Posez les questions auxquelles doit répondre votre lecture

Faire une liste des questions auxquelles doit répondre votre lecture constitue également un guide et une évaluation de votre performance. Après lecture, pouvez-vous répondre à toutes les questions que vous vous posiez avant? Si ce n’est pas le cas, est-ce que c’est parce que les réponses ne se trouvent pas dans le texte?

Faites le point sur ce que vous savez déjà sur le sujet

Il y a peu de livres dont le sujet vous soit totalement inconnu. Rassembler mentalement ou sous forme écrite ce que vous connaissez déjà d’un sujet vous permet d’aborder la lecture avec un esprit critique. Cela vous permet d’être mieux concentré sur votre lecture car vous comparez ainsi activement ce que dit l’auteur à la lumière de ce que vous connaissez déjà.

Etendez votre vocabulaire

Il suffit parfois d’un seul mot mal compris ou inconnu pour vous faire perdre le fil d’un texte ou vous tromper sur le sens d’une phrase. Marquez ou prenez note des mots que vous ne comprenez pas ou dont vous n’êtes pas sûr du sens. Après chaque phase de lecture, ouvrez votre dictionnaire ou utilisez un dictionnaire en ligne pour rechercher les significations de ces termes. Puis relisez le mot dans son contexte pour bien comprendre le sens de la phrase.

Appropriez-vous le contenu

Prenez des notes, faites des résumés avec vos mots, des plans du contenu, des Mind Maps… Dessinez des croquis qui représentent graphiquement ce que vous venez de lire. Mettez vos nouvelles connaissances en pratique directement, expérimentez! Chacun à sa méthode d’apprentissage idéale, à vous de voir la méthode qui vous convient le mieux.

Cela ferait se dresser les cheveux sur la tête à n’importe quel bibliothécaire mais… Je suis convaincu qu’il faut s’approprier un livre pour faciliter sa compréhension et pouvoir retrouver rapidement une information. Je souligne, j’encadre, je surligne, j’ajoute des notes dans la marge et j’utilise des onglets auto-collants pour marquer des pages importantes.

PS: L’auteur de ces lignes ne peut être tenu pour responsable de toute dégradation apportées à des ouvrages suite à la lecture de cet article

La post-lecture ou révision

Après une première lecture, vous devez déterminer si vous avez bien atteint vos objectifs de lecture. Réviser votre livre un jour, une semaine et un mois après vous permet consolider vos nouvelles connaissances et de les intégrer dans votre mémoire à long terme. Toutes vos lectures ne méritent sans doute pas un tel traitement de faveur… Ne perdez pas de temps pour des futilités.

Plus d’informations sur le sujet :

• La lecture rapide – Auteur: Tony Buzan
• Méthode de lecture rapide – Auteur: François Richaudeau
• PhotoReading (en anglais) – Auteur: Paul R. Scheele

Réapprenez à lire… plus vite et mieux! is a post from: Architecte & Marketing

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« Gagner » du temps

Gagner du temps est malheureusement impossible. Vous ne disposez que de 24 heures par jour, pas une minute de plus. Mais vous pouvez éviter de perdre du temps de plusieurs manières:

• En planifiant le déroulement de vos projets;
• En optimisant chaque tâche;
• En sachant quelle action entreprendre à tout moment;
• En classant les informations de façon à pouvoir y accéder très rapidement;
• En organisant le travail d’équipe;
• En clarifiant votre communication, que ce soit avec vos clients, avec vos collaborateurs ou avec les autres intervenants d’un projet de construction;
• … Et en refusant les projets non rentables! Mais attention, la rentabilité n’est pas toujours financière…

Vous pouvez ainsi…

Mieux rentabiliser votre travail

Combien vaut une heure de votre temps ?

Lorsque vous faites la liste de toutes les tâches que vous devez effectuer, il faut rechercher :

• Comment effectuer chaque tâche en moins de temps pour une qualité identique ou supérieure;
• Comment planifier les différentes tâches à accomplir pour éviter les interruptions;
• Quelles tâches pouvez-vous déléguer ? Un collaborateur ou un prestataire de service ne pourrait-il pas faire ce travail aussi bien (ou mieux) à moindre coût ou plus rapidement ?

Maintenir et améliorer votre réputation

Une organisation efficace vous permet de :

• Respecter vos engagements
• Assurer la qualité de vos services
• Réduire les risques
• Réduire les délais
• Et faciliter les relations que vous entretenez avec vos clients

Cela vous permet de renforcer votre image de professionnel de la construction. Ce qui augmente la confiance de vos clients dans votre capacité à mener à bien les projets qu’ils vous confient.

Assurer la pérennité de votre entreprise

Chaque partenaire ou collaborateur d’un atelier d’architecture apporte des connaissances et une expérience inestimable qu’il faut valoriser et encourager 

• En assurant la transmission de ces connaissances
• Et en planifiant des formations internes et externes
• Pour développer une culture d’entreprise et une expertise unique permettant à votre bureau de devenir et rester une référence dans son domaine.

5 raisons majeures pour organiser votre activité d’architecte is a post from: Architecte & Marketing

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