Fred Canevet, du blog Conseilsmarketing.fr, me demande depuis de nombreux mois un article sur l’efficacité personnelle. Beaucoup d’articles ont déjà été écris sur ce domaine, et je ne voulais par écrire un énième article sur la gestion du temps ou la gestion de projets. J’ai donc creusé un peu pour déterminer une des sources de mon efficacité personnelle (et professionnelle): l’accès rapide à l’information.

Efficience et information

Être efficient, cela veut dire notamment ne pas perdre de temps lors de tâches subalternes, comme la recherche de documentation, pour pouvoir vous consacrer pleinement à votre coeur de métier.

Quel que soit votre domaine d’activité professionnelle, vous avez besoin d’informations, ne fut-ce que les coordonnées de vos clients. Pour être efficace, vous devez donc être capable de trouver et retrouver une information de qualité le plus rapidement possible.

Que ce soit pour chercher ou classer une information, un objet ou même un service, vous devez être capable de les définir. Et pour cela, vous avez besoin de vocabulaire. Plus votre vocabulaire sera étendu, plus vos recherches seront rapidement couronnées de succès.

Dans votre communication également, le choix et la compréhension du vocabulaire utilisé par toutes les parties peut faire la différence entre l’échec et la réussite d’un projet. Trop souvent, nous utilisons un mot pour un autre. Trop souvent, nous utilisons des termes techniques ou du jargon professionnel inadapté à nos interlocuteurs.

Chercher l’information

Nom « commun » ou scientifique, jargon professionnel, argot, abréviations, acronymes, mots synonymes ou analogues, … Que ce soit sur le web ou dans les livres, une même information peut être définie par des termes différents. Pour vous aider, pensez à utiliser un dictionnaire des synonymes ou encore un dico plus qui propose des analogies. Un dictionnaire qui indique l’étymologie, c’est à dire l’origine des mots, peut également vous aider. Faites éventuellement des recherches préalables sur d’autres termes proches pour définir plus précisément les termes à rechercher. Voici quelques adresses utiles sur le web :

• Synomizer, en plusieurs langues
• Dictionnaire des synonymes
• Dico Plus
• Answers.com, très complet, pour les termes anglais
• Et bien entendu Wikipedia et le Wiktionnaire, tout en gardant à l’esprit que leur mode de fonctionnement rend leur crédibilité fragile.

Pour rechercher sur le web, utilisez des recherches sur plusieurs mots clés pour limiter le nombre de pages listées. Vous pouvez encore augmenter la pertinence des résultats en limitant les réponses aux pages n’utilisant pas certains mots. Ou limiter vos recherches à un domaine (ex: seulement le domaine archimarketing.com) ou à un type de fichier (ex: seulement les fichiers PDF). Plus d’informations sur les recherches sur le web >>>

Pour optimiser vos recherches dans des livres, commencez par la table des matières et par le lexique.

Suivant le sujet concerné, il sera éventuellement intéressant d’élargir vos recherches à des termes dans des langues étrangères. C’est par exemple le cas de l’anglais pour tout ce qui touche aux nouvelles technologies ou aux sujets scientifiques.

Être réceptif à l’information

Les sources d’informations peuvent être diverses… et une information importante peut surgir au moment où vous vous y attendez le moins. Une émission télé ou radio, une discussion avec une autre personne, un magazine dans une salle d’attentes… Soyez toujours à l’affut des sujets qui vous intéressent. Ayez toujours de quoi écrire à portée de main !

Trier l’information

Toutes les informations que vous pouvez trouver sur un sujet ne sont pas de qualité. Triez le résultat de vos recherches pour déterminer leur pertinence :

• L’auteur est-il connu ? Est-il fiable ?
• De quand date l’article ou le livre ? Cette information est-elle toujours d’actualité ?
• Y a-t-il d’autres sources fiables qui confirment cette information ?
• Aurais-je vraisemblablement encore besoin de cette information dans le futur ? Si oui, la source de l’information sera-t-elle toujours disponible ? (surtout important pour les sites web qui sont rarement durables puisqu’ils peuvent être supprimés ou mis à jour).

L’objectif n’est pas d’encoder toutes les informations (vous ne feriez plus que ça), mais de limiter l’encodage aux informations essentielles qui doivent pouvoir être accédée dans l’instant. Pour des informations moins importantes, vous pouvez vous limiter à un lien vers la source (page web ou référence de livre par e.

Classer l’information

Les informations à classer

Suivant votre profession, vous aurez à classer des informations, des produits, des personnes, etc.

Si je me limite à la profession d’architecte, vous aurez notamment à classer :

• des clients
• des projets
• des répertoires
• des fichiers
• des calques CAO
• des blocs, éléments, composants, etc. réutilisables
• des plans, coupes, élévations, perspectives, détails, etc.
• des photos, des matières, des textures, etc.
• de la documentation technique, légale, etc.
• des courriers, rapports, métrés, cahiers des charges, bordereaux, factures, etc.
• … la liste est longue

Votre classement est-il cohérent et efficient ? Un nouveau collaborateur est-il capable de s’y retrouver facilement ? Vous-même, êtes-vous capable de retrouver rapidement l’information que vous recherchez ?

Voyons à présent comment classer toutes ces informations

Classer par catégorie

Lors de l’encodage de l’information, le choix des termes est également très important. Pour retrouver rapidement une information enregistrée, vous devez la classer dans une ou plusieurs catégories (domaine d’activité, sujet, projet, date, auteur, etc.) Si une catégorie est trop vague, par exemple Architecture, il sera difficile de retrouver votre information parmi des centaines ou milliers d’autres. A l’inverse, si votre catégorie est trop spécifique, celle-ci ne contiendra souvent qu’une seule information.

Personnellement, j’utilise des catégories générales pour les sujets en dehors de mes centres d’intérêt et des catégories plus restreintes pour mes domaines d’activités et de recherches. J’essaie d’éviter d’avoir plus de 15 ou 20 informations dans chaque catégorie (ce nombre varie en fonction de votre système de classement). Avec l’évolution de votre base de données, certains termes génériques peuvent être segmentés en termes plus précis, de manière hiérarchique. Vous pouvez ensuite déplacer les informations plus anciennes vers ces nouvelles catégories.

Utiliser des mots clés

De nombreux logiciels actuels vous permettent de lier un ou plusieurs mots clés à une information (texte, fichier, page web, etc.) Les mots clés ont l’avantage de pouvoir relier des informations classées dans des catégories hiérarchiques différentes. Cela permet de visualiser des relations non hiérarchiques entre informations.

Comme pour le choix des catégories, …

Le choix des mots clés est important.

ATTENTION DANGER : L’utilisation de mots synonymes ou analogues aura pour conséquence de vous faire passer à coté de relations entre les informations. Vérifiez bien que vous n’utilisez pas déjà un mot clé analogue avant d’en créer un nouveau.

Trop de mots clés tue le mot clé

Les mots clés hiérarchiques

Certains (trop) rares logiciels permettent d’utiliser des mots clés hiérarchiques. En voici un exemple: architecture > construction > maçonnerie > baies > linteau. Avec ces logiciels, en donnant le mot clé « linteau », vous donnez automatiquement les mots clés parents baies, maçonnerie, construction et architecture. Par exemple, cela peut être très utile pour trouver des solutions alternatives lorsqu’une méthode de construction n’est pas adaptée à un cas précis.

Mes outils de classement

Une bibliothèque de livres

Chaque livre est encodé dans ma base de données numérique. Chaque information encodée fait référence à un livre et parfois à une page.

Des classeurs classés par catégories

Ces classeurs renferment des documentations techniques, des articles de presse, des notes personnelles, etc. Chacun de ces éléments est également encodé dans ma base de données. Ces classeurs étant en perpétuelle évolution, je n’encode que le numéro du classeur.

Un disque dur (et sa sauvegarde)

J’y stocke mes données numériques (images, photos, plans, modèles 3D, eBooks, textes, etc.). Les documents importants, documentations, ebooks, etc. font également l’objet d’une ou plusieurs entrées dans ma base de données.

Le logiciel PersonalBrain

C’est vraiment le coeur de mon organisation. J’y encode la plupart de mes informations avec indications de leurs emplacements respectifs (livre, classeur, fichier informatique, lien vers une page web), leurs mots clés, leur type (pour filtrer plus finement les informations à afficher)

Le logiciel EssentialPIM

J’y encode mes contacts et mon agenda. Je pourrais le faire également avec PersonalBrain mais EssentialPIM reste plus pratique pour ces utilisations. EssentialPIM est par exemple disponible en version portable que vous pouvez stocker sur une clé USB. Il permet également la synchronisation avec certains smartphones et logiciels de messagerie (et peut lui-même servir de logiciel de messagerie).

Le logiciel Expression Media

Il s’agit d’un catalogueur d’image qui permet l’utilisation de mots clés hiérarchiques et la création de catalogues par domaine. Je l’utilise pour la gestion de mes images de synthèse, photos et textures.

NB: Expression Media 2 est un « vieux » logiciel. Je teste actuellement Adobe Lightroom qui semble proposer le même type de services et bien plus.

D’autres logiciels sont certainement disponibles pour effectuer les mêmes tâches (bien que je ne connaisse aucune alternative à Personal Brain). N’hésitez pas à partager vos découvertes et vos méthodes d’organisation de l’information !

PS : Vos données ont beaucoup de valeur : Protégez-les!

Sauvegardez régulièrement vos bases de données sur plusieurs supports et ne les conservez pas au même endroit. Suivant la taille des fichiers, une sauvegarde par Internet peut être une solution de protection des données efficace.

Informations : des mots pour les trouver, des mots pour les retrouver is a post from: Architecte & Marketing

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Je reçois encore trop souvent des emails sans sujet ou avec un sujet qui ne donne aucune indication sur le contenu et son intérêt éventuel.

Le sujet (ou objet) est pourtant une partie essentielle du courriel. C’est souvent lui qui fait la différence entre un email lu et un email ignoré, perdu ou même supprimé avant d’être lu.

S’il n’y a aucun avantage à omettre le sujet de votre courriel, il y a par contre de nombreux avantages à en mettre un qui a du sens.

Bénéfices pour vos correspondants

• Identification rapide du contenu ;
• Tri rapide soit manuel soit automatisé grâce à l’utilisation de filtres dans leur logiciel de messagerie ;
• Recherche plus rapide et efficace

Avantages pour vous

• Vous réduisez le risque que votre email soit considéré comme un pourriel (spam) ou un message sans intérêt ;
• Vous obtenez des réponses plus rapidement
• Cela facilite, pour vous aussi, le classement, la recherche et le tri des emails envoyés ou répondus.

Mais un sujet quelconque ne suffit pas pour être utile et efficace, il faut aussi qu’il ait du sens, qu’il soit représentatif du contenu. Voici une proposition de structure adaptée à la plupart des projets :

(Nom du destinataire)

A utiliser pour des adresses génériques telles que contact @ arch-image.com

Nom du dossier / du projet

Étape du projet

Ex: faisabilité, esquisse, avant-projet, projet, exécution,…

Descriptif du contenu

Dans cette partie vous pouvez utiliser des mots clés, éviter les termes ambigus et surtout faire court !

C’est décidé, je vote pour que tous les professionnels (et les autres) ajoutent un sujet qui a du sens à chacun de leurs courriels. Le faites-vous déjà ?

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Imaginez que vous puissiez retrouver n’importe quel document en moins de deux minutes. Un rêve utopique ?

NON! Un système de classement logique et efficace peut vous permettre d’atteindre cet objectif ambitieux. Est-ce que ce sera facile? Sans doute pas: vous allez devoir investir beaucoup de temps pour la mise en place du système, tout particulièrement si vous disposez d’une grande quantité de documents. Mais le plus grand défi sera sans doute d’appliquer systématiquement votre système de classement à tous vos nouveaux documents.

Est-ce que vous pourrez rentabiliser cet investissement? Tout dépend de la valeur que vous donnez à votre temps, à celui de vos collaborateurs et à votre réputation professionnelle.

Combien de temps perdez-vous chaque jour à rechercher un document? Et combien de temps cumulé perd chaque jour l’ensemble de vos collaborateurs? Quelles sont les conséquences de la perte d’un document pour votre entreprise? Et pour vos clients?

Pourquoi classer vos documents ?

Si vous êtes architecte indépendant sans collaborateurs et doté d’une mémoire visuelle prodigieuse, cet article n’est pas pour vous. Si vous n’êtes pas dans ce cas, voici quelques bonnes raisons de classer logiquement et systématiquement vos documents:

• parce que votre mémoire n’est pas infaillible
• pour rassembler en un seul emplacement tous les documents nécessaires à un projet
• pour optimiser le travail d’équipe
• pour identifier, supprimer ou mettre à jour les documents obsolètes
• pour avoir une vision globale des sources d’informations sur un sujet
• pour donner de votre bureau d’architecture une image de compétence et d’efficacité professionnelle
• et surtout pour éviter de perdre du temps

Que classer

Tout! Chaque document doit avoir sa place, ne fut-ce que dans la poubelle:

• feuilles volantes
• dossiers projets
• plans
• documents administratifs
• documents de référence (livres, revues, etc.)
• cartes de visite
• supports informatiques (CD/DVD, cartouches d’archivage, disques durs externes, clés USB, cartes mémoires, etc.)

Sans oublier votre petit matériel de bureau, vos consommables et votre matériel informatique.

Où ranger vos documents ?

Le choix de l’emplacement des documents se fait sur 3 niveaux:

Le local

• Les documents en cours d’utilisation sont dans le local de l’utilisateur
• Les documents de référence seront idéalement rassemblés dans un même local ou dans des locaux contigus
• les archives, auxquelles on n’accède que rarement, pourront être stockées dans des locaux plus éloignés ou plus difficiles d’accès après que leur contenu ait été répertorié

Le mobilier de rangement

Idéalement, votre mobilier sera adapté en fonction des types et formats de documents à classer:

• armoires à rideaux, à portes battantes ou coulissantes
• armoires à plans
• crédences et classeurs multi-tiroirs
• bibliothèques
• étagères
• déssertes
• caissons mobiles

Les accessoires de classement

Si votre bureau est régulièrement inondé de feuilles volantes et de documents épars, ça peut aider!

• corbeilles superposables – indispensables pour classer efficacement les feuilles volantes et petits documents – il en existe en A3
• classeurs à levier
• dossiers suspendus
• presses-livres
• ranges-revues
• intercalaires
• protège-documents
• chemises
• onglets et index marque-pages – très utiles pour marquer une page spécifique
• sans oublier les caisses à archives empilables

Profitez des nombreuses couleurs disponibles pour pouvoir identifier visuellement le type de contenu sans même devoir lire l’étiquette. Vous pouvez par exemple réserver le vert pour les projets, le jaune pour la documentation technique, le bleu pour l’administratif et… le rouge pour les rappels de facture…

Et pour les feuilles volantes et petits fascicules, vous pouvez également utiliser un tableau d’affichage pour les documents d’actualité. Les tableaux en tôle blanche émaillée sont particulièrement pratiques car ils vous permettent d’annoter tout en maintenant par exemple des plans à l’aide d’aimants.

Comment classer vos documents ?

Un système de classement logique et sans ambiguïté est essentiel. Si tous vos collaborateurs rangent suivant leurs propres règles, cela risque vite de tourner au désastre!

Vous devez donc mettre en place un système logique compéhensible par tous les utilisateurs. Chaque bureau d’architecture développera son système de classement en fonction de ses spécificités mais toutes ces méthodes devraient mettre en oeuvre les éléments suivants:

• une nomenclature logique des types de documents – exemple:
  • ref_ pour les documents de référence
  • pro_ pour les documents relatifs à un projet
  • adm_ pour les documents administratifs
  • etc.
• un système de numérotation qui prenne en compte l’évolution future des activités du bureau. Si vous numérotez vos projets sur un seul chiffre, vous devrez changer votre système de numérotation après votre 9ème projet. Mieux vaut prévoir un avenir radieux et noter 001 si pas 0001!
• un système de datation qui permette d’établir la postériorité d’un document sur un autre semblable ainsi que la validité des informations contenues dans le document. Par exemple, si vous lisez « Reçu 24/06/1988″ sur une documentation technique, il serait préférable de prendre contact avec le délégué commercial de la firme pour obtenir une mise à jour.

Afin de conserver une méthode de classement homogène, il est utile de rédiger un vade-mecum ou aide-mémoire expliquant clairement les principes de classement. Ce guide doit permettre à un nouveau collaborateur (ou à un ancien dont la mémoire flanche) d’utiliser votre système de classement. Ce guide peut être amélioré au fil du temps avec les questions et les réponses des utilisateurs.

Vers le tout numérique ?

Conserver ses documents sous forme papier à ses avantages, notamment au niveau du confort de lecture et pour les documents de grande dimensions. Cependant, n’écartez pas l’éventualité de numériser systématiquement tout ou partie de vos documents. Cette solution présente également des opportunités très intéressantes:

• disponibilité des documents à plusieurs endroits au même moment
• recherche d’informations facilitée y compris à l’intérieur des documents lorsque le document est passé par une étape de reconnaissance de caractères.
• volume physique de stockage extrêmement réduit voire inexistant
• facilités de sauvegarde des documents

Les freins à la mise en place et à l’utilisation d’un système de classement

Pas le temps!

L’élément principal qui empêche un bureau d’architecture d’utiliser systématiquement un système de classement est le manque de temps. C’est surtout vrai pour les bureaux déjà bien établis et qui disposent d’une énorme quantité de documents à classer. Dans ce cas, il peut être utile d’engager temporairement une ou plusieurs personnes pour s’occuper du classement plutôt que de détourner un collaborateur existant de ses tâches.

Il est souvent judicieux de réserver une plage horaire hebdomadaire réservée au classement des nouveaux documents. Si la tâche de classement semble herculéenne, vous pouvez commencer par les documents actuels et vous occuper des documents plus anciens lors de périodes plus creuses.

Manque de rigueur

Le second élément qui peut réduire l’efficacité de votre système de classement est le manque de rigueur dans sa mise en oeuvre.

Un système de classement n’est efficace que si on peut lui faire confiance

Il vaut parfois mieux charger une seule personne motivée du classement des nouveaux documents. Cela permet d’augmenter l’homogénéité de la terminologie de classement et de la mise en oeuvre de la méthode utilisée.

Retrouver un document en moins de deux minutes

Classer, c’est bien, mais encore faut-il pouvoir retrouver rapidement un document classé. L’idéal est d’encoder chaque document dans une base de données informatique. Vous tapez un mot-clé et le logiciel vous affiche tous les documents comprenant ce mot clé et leur emplacement physique.

J’utilise à cette fin un logiciel étonnant, PersonalBrain, qui me permet d’avoir un vision globale d’un sujet et des documents qui s’y rapportent. Il serait trop long de vous le présenter ici mais ce sera sans doute le sujet d’un prochain article.

Vous avez des difficultés à retrouver vos documents ? is a post from: Architecte & Marketing

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