« Un de perdu, dix de retrouvés »

Vous y croyez, vous ?

Quand il s’agit de collaborateurs talentueux d’un atelier d’architecture, je me méfie du dicton. Le départ d’un collaborateur expérimenté n’est jamais anodin, surtout si celui-ci est responsable d’un projet complexe et/ou à long terme.

Voyons quel impact peut avoir le départ d’un employé ou d’un collaborateur indépendant.

Pour l’atelier d’architecture (ou toute autre entreprise)

Pour la société, les effets sont nombreux :

• perte d’une partie des connaissances et de l’expérience accumulée par le collaborateur démissionnaire ;
• perte d’une partie du réseau de relations, tant professionnelles (clients, entrepreneurs, impétrants, consultants extérieurs, etc.) que personnelles (toutes les personnes de son entourage auxquelles il pouvait parler de son activité et des réalisations de son agence) ;
• temps et argent dépensés pour rechercher un remplaçant compétent ;
• charges administratives ;
• dysfonctionnements à la fois suite à son départ et suite à son remplacement ;
• frais de formation du remplaçant ;
• perte de réputation éventuelle (à cause du bouche-à-oreille et en fonction des raisons du départ);
• ____________________.

Sur les projets dont le démissionnaire avait la charge

Les effets sont également importants pour les différents dossiers dont le collaborateur en partance avait la charge :

• les risques de désorganisations :
  • suite à des malentendus ;
  • à cause de méthodes de travail différentes – un nouveau collège a besoin d’une période de rodage pour s’adapter à la culture d’entreprise ;
  • à cause des pertes d’informations.
• les difficultés de communication – il faut du temps pour instaurer une relation de confiance avec les différents intervenants d’un projet ;
• l’allongement des délais – toutes les difficultés précitées ont un impact sur le déroulement des différentes tâches requises pour la réalisation d’un projet. Cela génère donc le plus souvent…
• des retards, qui peuvent à leur tour entraîner…
• des conséquences au niveau financier comme les pénalités de retard ou l’augmentation des heures prestées par les autres collaborateurs et par le remplaçant (et donc des honoraires et/ou salaires plus élevés).

Pour ses collègues de travail

A tous les coups, les collègues du démissionnaire auront à souffrir de ce départ. Mais celui-ci peut aussi avoir d’autres effets.

• un surcroit de travail pour prendre en charge les tâches qui ne sont plus effectuées par le démissionnaire et/ou pour la formation de la nouvelle recrue ce qui engendre…
• une augmentation du stress en raison du surplus de travail et de…
• la nouvelle relation à gérer ;
• cela peut parfois entraîner une dégradation de l’ambiance de travail avant et/ou après le départ du collaborateur ;
• et même un effet de contagion pouvant entraîner des départs en cascade.

Pour les clients et partenaires extérieurs

Pour les personnes extérieures au bureau, outre le fait de devoir nouer des relations avec un autre contact, le départ d’un collaborateur et ses effets sur le fonctionnement du bureau d’architecture et sur l’avancement du projet peuvent également entraîner :

• des malentendus ;
• des promesses non tenues ;
• de l’impatience suite au retard ou au manque de contact ;
• du mécontentement.

Pour le remplaçant

Le nouveau collaborateur aussi peut passer par une période relativement difficile :

• stress dû au changement et aux nouvelles responsabilités ;
• formation – apprentissage rapide de nouvelles compétences et de nouvelles méthodologies de travail ;
• efforts à fournir pour apprendre de nouvelles méthodes de travail, assimiler la culture de l’entreprise, acquérir les compétences spécifiques requises et pouvoir mener à bien les projets en cours.

Prévenir plutôt que guérir

Votre atelier d’architecture aura beau avoir la meilleure réputation, les collaborateurs les mieux payés, les opportunités de développement les plus enthousiasmantes, personne n’est à l’abri du départ d’un collaborateur. Conflits d’ego, difficultés d’ordre personnel, maladie, accident ou décès, un collaborateur peut vous quitter du jour au lendemain.

Comment se prémunir contre ces effets

S’il est impossible de supprimer entièrement les désagréments causés par le départ d’un collaborateur de qualité, il est néanmoins possible d’en atténuer les effets.

Voici quelques pistes pour palier au départ d’un collaborateur

1. communiquer clairement et au bon moment sur la situation avec tous les intervenants concernés
2. institutionnaliser la transmission et la sauvegarde des connaissances et de l’expérience des collaborateurs de l’entreprise ;
3. harmoniser les processus de travail pour faciliter le passage d’un projet ou d’un service à un autre ;
4. créer un vade-mecum destiné à faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’équipe ;
5. mettre en place un système de classement des données (projets, informations de contact, dessins, modèles 3D, documentation, etc.) à la fois logique et efficace ;
6. favoriser le mentorat (en valorisant les mentors par exemple) pour faciliter la formation et l’intégration des nouvelles recrues au sein de l’atelier d’architecture.

Et le plus important :

1. déterminer précisément les causes réelles du départ du collaborateur ;
2. en tirer les enseignements éventuels ;
3. corriger la situation (si applicable) pour éviter que cela ne se reproduise.

Vous avez déjà vécu cette situation ?

Quelles ont été les actions spécifiques mises en place au sein de votre bureau ? Quels ont été leurs effets ?

Les effets du départ d’un collaborateur is a post from: Architecte & Marketing

Articles similaires :

1. Un collaborateur de valeur vous quitte. Pourquoi ? Pour qui ?
2. Rendez votre enthousiasme contagieux en 3 étapes
3. Pour éviter les problèmes, évitez les malentendus!

D’un point de vue systémique, chaque livre que j’ai lu a changé ma vie. Le choix était donc difficile pour en sélectionner trois. Le thème du collectif A la Croisée des Blogs de Développement Personnel proposé par Olivier du blog Des livres pour changer de vie en est d’autant plus intéressant : « Les trois livres qui ont changés ma vie ».

Après mûres réflexions, j’ai choisis 3 livres qui ont eu un impact profond sur mon activité professionnelle et personnelle actuelle. Ces livres correspondent chacun à un tournant majeur dont je ressens toujours les effets bénéfiques aujourd’hui. Et bien que certains aient été publiés il y a plus de 10 ans, ils sont toujours d’actualité malgré les évolutions technologiques et le changement des habitudes de vie et de travail.

The Digital Architect de Ken Sanders

J’ai acheté « The Digital Architect » dans une librairie spécialisée de San Francisco en 1998. A cette époque, je venais de lancer ARCH’image avec beaucoup d’enthousiasme, de bonnes compétences en infographie 3D… et surtout beaucoup à apprendre sur l’art de se lancer dans une entreprise.

Dans ce livre, Ken Sanders explique notamment l’impact de la technologie sur le service à trois niveaux distincts : la qualité, la productivité et la vitesse de traitement d’une tâche. Même si ce livre a eu une influence très nette sur l’amélioration de ma productivité, c’est la qualité de mon service qui en a le plus bénéficié. Selon l’auteur, la technologie informatique améliore la qualité suivant 3 canaux : la gestion des connaissances, la communication et la conception.

Pour moi, cela s’est notamment traduit par le développement d’une base de connaissances dans le domaine de l’infographie. Cela s’est aussi manifesté par la publication d’un site web qui n’a eu de cesse d’évoluer jusqu’à maintenant. J’y ai appris également l’importance des attentes des clients… et leur manque de réalisme par rapport à des processus de conception dont ils ignorent le plus souvent tout. Cette prise de conscience fut à la source du développement du blog d’ARCH’image. Celui-ci a pour but principal d’éduquer mes clients et clients potentiels sur les bénéfices qu’ils peuvent retirer de mes services mais aussi sur le processus de création d’une image de synthèse d’un projet d’architecture et sur les réalités de la profession d’infographiste 3D.

La lecture de The Digital Architect m’a donné pour la première fois une vision globale de la technologie appliquée dans un bureau d’architecte. Une des phrases clé de ce livre m’a ouvert les yeux:

Le manque d’expertise technologique peut certainement vous faire perdre des clients, mais l’expertise en soi vous en fera rarement gagner.

Ce n’est que plusieurs années plus tard, après quelques années de vaches maigres, que je me suis rendu compte que proposer un service de haute qualité ne suffit pas : il faut aussi le faire savoir. Qu’est-ce qui me permettrait d’obtenir et de garder des clients ? Le Marketing. Après lecture de quelques classiques, je me suis cependant rendu compte que le marketing traditionnel était peu adapté à une petite entreprise de service. C’est en cherchant d’autres alternatives que j’ai découvert…

Marketing Without Advertising de Michael Phillips et Sally Rasberry

Peu après le lancement d’ARCH’image, avec mes associés, nous avons lancé une campagne de publicité auprès de nos clients potentiels, les architectes et promoteurs immobilier. Création d’un plaquette de présentation, rédaction d’une lettre de vente, impressions et envois postaux… Beaucoup de temps passé, d’argent dépensé pour bien peu de résultats. Pas du tout rentable !

Cette constatation, vous la trouverez dans le premier chapitre de Marketing Without Adverstising intitulé « Publicité : le dernier choix en Marketing ». Mais juste avant est énoncé une excellente définition du Marketing :

(Faire du) Marketing signifie diriger une excellente entreprise et le faire savoir autour de vous.

Le reste du livre constitue ce que je considère comme la bible du Marketing Relationnel. Il passe en revue les principaux moyens pour faire parler (en bien) de son entreprise, attirer de nouveaux clients tout en conservant les anciens. A commencer par la recommandations personnelle, le premier choix du Marketing.

Comme trop souvent, je n’ai retiré qu’une fraction des bénéfices et connaissances accessibles dans ce livre. Mais c’est assurément grâce à lui que vous lisez le blog Architecte & Marketing aujourd’hui. J’ai depuis lus de très nombreux ouvrages consacrés au Marketing de service mais c’est celui-ci qui a été le détonateur d’une véritable passion pour le Marketing. Et je lui dois également une grande part des mes réussites professionnelles actuelles.

Aussi étonnant que cela puisse paraître, mon intérêt pour le développement personnel est issu de ma passion pour le marketing relationnel. Lorsque vous faites des affaires, que ce soit avec un particulier, une petite entreprise ou une multinationale aux ramifications tentaculaires, tout se résume finalement à des relations personnelles. Ce n’est jamais une multinationale qui décide de vous choisir pour un projet, c’est un homme (ou une femme) qui estime, de façon à la fois objective mais aussi très subjective, de vous faire confiance car il ou elle croit en vos capacités à mener à bien votre mission.

Mais la confiance, ça se gagne ! Comment ? En donnant le meilleur de soi pour non seulement remplir ses obligations mais aussi dépasser les attentes de votre client. Et ces attentes évoluent sans cesse, notamment en suivant les évolutions technologiques. Mon client actuel ne serait certainement pas impressionné par les premières images que j’ai réalisées il y a une quinzaine d’années. J’ai donc dû évoluer, apprendre et me former sans cesse pour surfer sur la vague du changement. Et tant qu’à apprendre, autant être efficace aussi dans son apprentissage. Comment apprendre plus vite et mieux assimiler les nouvelles connaissances ? Ce sont les réponses que j’ai trouvées dans…

The Accelerated Learning Handbook de Dave Meier

Ce livre a pour vocation de soigner les dégâts causés par une forme d’éducation qui va à l’encontre de l’apprentissage naturel. Bien qu’il soit plus spécifiquement adressé à ceux qui travaillent dans le domaine de la formation, chaque apprenant et particulièrement l’autodidacte peut en retirer beaucoup de bénéfices de la mise en pratique des conseils de ce livre.

L’objectif de l’Apprentissage Accéléré est d’éveiller les apprenants à leur pleine aptitude à apprendre, de leur rendre l’apprentissage à nouveau agréable et satisfaisant, et de contribuer à leur bien-être, à leur intelligence, à leur compétence et à leur succès.

Wow ! Avec un tel manifeste, cela rend tout de suite le livre très intéressant !

Les principes de l’Apprentissage Accéléré sont au nombre de 7 :

1. L’apprentissage fait participer l’ensemble esprit / corps avec toutes ses émotions, sens et récepteurs.
2. L’apprentissage est un acte de création, pas de consommation. L’apprentissage existe lorsque celui qui apprend intègre les nouvelles connaissances et compétences dans sa propre existence.
3. La collaboration favorise l’apprentissage.
4. L’apprentissage se produit à plusieurs niveaux simultanément.
5. L’apprentissage vient du fait de faire le travail soi-même – Les gens apprennent mieux lorsqu’ils sont en situation.
6. Les émotions positives améliorent grandement l’apprentissage.
7. Les images concrètes sont beaucoup plus facile à comprendre et à retenir que des abstractions verbales.

L’auteur décrit ensuite les 4 phases de l’apprentissage :

1. La préparation – Éveiller l’intérêt
2. La présentation – La rencontre initiale avec la connaissance ou la compétence à acquérir
3. La pratique – L’intégration de la nouvelle connaissance ou compétence
4. La performance – L’application de la nouvelle connaissance ou compétence à des situations réelles

La suite du livre m’a donné de nombreuses idées d’application de ces principes pour améliorer la conception de mes programmes de formation mais aussi pour optimiser ma méthode d’apprentissage autodidacte.

Son influence la plus profonde a peut-être été de donner libre cours à mon intuition et à ma curiosité naturelle pour apprendre. Ce fut également mon premier contact avec les cartes heuristiques ou Mind Maps que j’utilise à présent systématiquement pour tous mes projets professionnels ou personnels.

Des changements qui auraient pu être plus profonds

Étrange sentiment que de se replonger plusieurs années après dans des livres qui ont changé ma vie. Tout d’abord le sentiment agréable d’avoir été influencé positivement pas ces livres, de pouvoir retrouver, dans beaucoup de décisions prises, l’impact des connaissances acquises grâce à ces lectures. Un sentiment moins agréable également : celui de n’avoir finalement acquis qu’une fraction des bénéfices potentiels apportés par ces ouvrages.

Pourquoi ce fossé entre la lecture et l’application des enseignements reçus ? Sans doute principalement à cause de l’absence d’application pratique (ou de temps) au moment de la lecture. On sait que tel conseil est intéressant mais on n’a pas l’occasion de le mettre en oeuvre tout de suite… puis on oublie.

Si je ne devais conserver qu’une idée suite à cet exercice de retour vers le passé par les livres, ce serait de développer une base de connaissances des principes, conseils et astuces fondamentaux inutilisables sur le moment mais ayant un grand potentiel futur (avec PersonalBrain par exemple !).

Maintenant, excusez-moi mais je dois vous laisser… J’ai trois livres à relire d’urgence à la lumière de mon expérience actuelle !

3 livres pour 3 changements majeurs is a post from: Architecte & Marketing

Articles similaires :

1. Grimpez sur les épaules de géants !
2. Dis-moi ce que tu lis…
3. Pour apprendre en autodidacte, Développez votre Motivation

En ce mois de rentrée scolaire et universitaire, le thème de la Croisée des Blogs de Développement Personnel, organisé par Sylvaine Pascual du blog Ithaque, est parfaitement de circonstance : La soif d’apprendre .

Pour les nombreux élèves et étudiants qui reprennent les cours, apprendre se limite trop souvent à étudier en dernière minute pour obtenir un diplôme. Avec les séquelles qu’on imagine sur la mémorisation à long terme et l’assimilation des matières étudiées. Je suis passé par là…

Depuis la fin de mes études, apprendre a pris une toute autre dimension, une dimension essentielle. Pour moi, apprendre fait partie de l’instinct de survie, au même titre (presque) que manger et boire. L’expression Soif d’apprendre prend d’ailleurs tout son sens.

Tout comme nous avons besoin d’eau pour vivre, nous avons besoin d’apprendre (et de continuer à apprendre) pour survivre.

Imaginez un instant que vous n’ayez absolument rien appris depuis votre naissance. Auriez-vous pu survivre sans aide ? Sans savoir vous nourrir seul, sans être capable de traverser une route sans vous faire renverser ? Vous me direz que vous êtes grand maintenant et que vous connaissez toutes ces choses…

Même chez l’adulte, apprendre demeure une question de survie. J’en veux pour preuve la difficulté rencontrée par les personnes âgées incapables de se servir d’une carte bancaire ou d’un ordinateur. Sans aide, ils sont perdus. Le monde avance… Vite ! De plus en plus vite même ! Et il n’est pas tendre avec ceux qui se laissent distancer. Il suffit parfois de peu de temps pour être dépassé par une nouvelle technologie, un nouveau mode de travail ou de vie.

Rattraper plusieurs années de fuite face à un changement inéluctable représente une tâche longue et difficile, parfois insurmontable. Ne vous laissez pas submerger par le changement ! Gardez la tête hors de l’eau et apprenez à nager ou mieux, à surfer sur la vague du changement.

C’est vrai dans la vie privée, c’est vrai aussi dans la vie professionnelle où la formation et l’auto-formation continue sont et resteront indispensable.

Apprendre ? Une question de survie is a post from: Architecte & Marketing

Articles similaires :

1. Pour apprendre en autodidacte, Développez votre Motivation
2. Le secret pour mieux apprendre? Développez votre attention!
3. 3 livres pour 3 changements majeurs

Chaque année, chaque mois, chaque jour, nous sommes confrontés à des changements. Changement d’école, de travail, d’entreprise, de partenaire, de technologie, d’habitudes, …

Dans la vie, il n’y a qu’une chose qui ne change pas, c’est le changement lui-même

Dans le cadre de l’initiative A la Croisée des blogs de développement personnel organisé par Argancel, j’aimerais partager avec vous mes idées pour vaincre la peur du changement.

N’avez vous jamais éprouvé de l’appréhension face à un changement ?
Oui, bien sûr ! Mais comment vaincre cette peur du changement ?

Pour moi, la première et la plus importante étape est de…

Mettre un nom sur votre peur

Le simple fait de définir concrètement ce qui vous fait peur, de transformer une angoisse irrationnelle en quelque chose de concret, suffit parfois à la surmonter. Est-ce la peur…

• de perdre ce que vous tenez pour acquis ? De devoir quitter votre «  zone de confort  » ?
• des efforts à fournir pour changer ?
• de voir baisser votre productivité ou votre rentabilité pendant la période de transition ?
• d’échouer dans votre entreprise ?
• de la réaction et des réticences de votre équipe ?
• que ce changement amène plus de problèmes qu’il n’en résout ?
• . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
  ( indiquez ici votre peur concrète par rapport au changement )

Une fois votre ennemi, votre peur, clairement identifié, il est temps de développer votre stratégie pour en venir à bout.

Changement volontaire ou imposé ?

La manière dont vous faites face à un changement dépend tout d’abord d’un critère important: s’agit-il d’un changement que vous avez décidé suite à une réflexion personnelle ou est-ce au contraire un changement imposé par une personne ou un organisme qui a une autorité sur vous ? Ou encore une situation extérieure sur laquelle vous n’avez pas ou peu d’influence (évolution des habitudes de consommation, évolution technologique, décision politique, etc.) ?

Faire face à vos propres choix

S’il est plus facile d’accepter les changements qu’on s’imposer à soi-même, la peur du changement n’en reste pas moins réelle.

J’utilise personnellement une analyse SWOT (ou AFOM en français pour Atouts Faiblesses Opportunités Menaces). Cette analyse, si elle est effectuée avec rigueur et objectivité, devrait vous aider à éliminer les peurs irrationnelles, à renforcer votre motivation en démontrant les bénéfices qui vous attendent et vos atouts pour réussir. Il s’agit également d’un excellent outil pour déterminer les points faibles à améliorer et pour mettre en place des protections efficaces contre les menaces.

L’analyse SWOT vous aide séparer ce qui est dans votre sphère d’influence, vos forces et vos faiblesses, de ce qui échappe généralement à votre contrôle, les opportunités et les menaces. Vous pouvez alors concentrer tous vos efforts sur les éléments sur lesquels vous avez un pouvoir de décision.

Faire face aux choix qui vous sont imposés

N’ayant pas de pouvoir sur la décision de changer, 3 choix s’offrent à vous: accepter le changement, refuser et partir ou refuser et combattre le changement. Faire le bon choix nécessite de se poser deux questions simples:

1. Que se passera-t-il si j’accepte le changement ?
2. Que se passera-t-il si je ne change pas ?

Il est bien plus facile de répondre à la seconde question car elle fait beaucoup moins appel à l’imagination (et à la supposition). Cela explique sans doute l’inertie de beaucoup de gens face au changement.

Quelles seront les répercussions

• pour moi
• pour ma famille
• pour mon entreprise
• pour la société dans son ensemble
• ou encore pour l’environnement

Quelles sont les risques ?

• Sont-ils acceptables ?
• S’ils ne le sont pas, dois-je simplement quitter ma position actuelle pour rechercher mieux…
• … ou dois-je combattre ce changement néfaste ?

Je me pose souvent la question suivante: Quelle est la pire chose qui puisse arriver si je change ?. Bien souvent, les risques sont ridicules en comparaison des bénéfices que l’on peut attendre.

La peur du changement peut être utile

La peur du changement peut être utile pour vous alerter lorsque vous êtes confrontés à un changement néfaste pour vous, pour votre entreprise ou pour la société en général. Nous sommes en effet rarement totalement objectif lorsque nous prenons une décision. Vous n’aurez jamais toutes les informations nécessaires pour prendre une décision en connaissance de cause !

Cela dit, il faut savoir faire preuve d’audace et se fier à son intuition pour prendre des décisions pour l’avenir.

Qui n’avance pas, recule

Vaincre la peur du changement de vos collaborateurs

En tant que patron, manager ou consultant, vous devez souvent appliquer les changements imposés soit par votre supérieur, par une stratégie de développement ou encore par une nouvelle situation imprévue.

Vaincre votre propre peur du changement ne suffit plus, vous devez également combattre celle de vos collaborateurs, prestataires extérieurs, fournisseurs et autres.

Pour vaincre la peur et l’inertie de vos collaborateurs face au changement, l’idéal est sans doute de les impliquer dans la recherche de solutions et dans la planification des changements nécessaires.

Démontrez également sans ambiguïté les avantages personnels pour chaque collaborateur grâce au changement à mettre en place. Présentez également les résultats probables de ces changements sur l’avenir de votre entreprise (et donc sur la stabilité d’emploi et le développement professionnel au sein de l’équipe).

Vous pouvez aussi décrire les risques qui menacent votre firme (et tous ceux qui y travaillent) si ces changements ne sont pas appliqués.

Ne vous contentez pas de statistiques, racontez une histoire, celle de la croissance et de la réussite de votre entreprise et de tous ses collaborateurs !

Enfin, transmettez votre motivation, votre passion comme un virus. Partagez votre enthousiasme. L’enthousiasme et la passion peuvent déplacer des montagnes !

Evolution plutôt que Révolution

Imposer tous les changements d’un bloc et de façon unilatérale provoquera inévitablement une levée de boucliers. Départs de collaborateurs expérimentés, démotivation et perte de productivité en seront les signes les plus visibles.

Je pense qu’il est préférable de planifier ces changements sur une plus longue période afin que chaque nouvelle habitude à prendre puisse être assimilée dans la sérénité.

N’oubliez pas qu’une nouvelle habitude nécessite environ 30 jours d’efforts quotidiens pour se mettre en place !

Et pensez à communiquer régulièrement sur les problèmes rencontrés et sur les progrès réalisés ! Définissez des jalons à atteindre avec des dates butoir réalistes et célébrez chaque accomplissement comme une victoire.

Conclusion

Le changement est inéluctable. Qui sait à quoi ressemblera sa profession dans 30 ans, quelles nouvelles technologies inconnues à ce jour seront utilisées quotidiennement. Vaincre votre peur du changement et celle de vos collaborateurs est donc indispensable pour assurer la pérennité de votre entreprise.

Une analyse la plus objective des forces, des faiblesses, des opportunités et des risques provoqués par le changement vous aidera dans votre démarche. Présentez cette analyse sous forme d’histoire, celle de votre entreprise et de vos collaborateurs, devrait faciliter l’acceptation des changements à mettre en place et motiver vos troupes.

Ce ne sont que quelques pistes personnelles… Et vous, quelle est votre méthode pour vaincre votre peur du changement et celle de votre équipe ?

Comment vaincre votre peur du changement is a post from: Architecte & Marketing

Articles similaires :

1. Apprendre ? Une question de survie
2. 3 livres pour 3 changements majeurs
3. Une critique constructive, un cadeau de grande valeur