Informations : des mots pour les trouver, des mots pour les retrouver

Vocabulaire architecture

Fred Canevet, du blog Conseilsmarketing.fr, me demande depuis de nombreux mois un article sur l’efficacité personnelle. Beaucoup d’articles ont déjà été écris sur ce domaine, et je ne voulais par écrire un énième article sur la gestion du temps ou la gestion de projets. J’ai donc creusé un peu pour déterminer une des sources de mon efficacité personnelle (et professionnelle): l’accès rapide à l’information.

Efficience et information

Être efficient, cela veut dire notamment ne pas perdre de temps lors de tâches subalternes, comme la recherche de documentation, pour pouvoir vous consacrer pleinement à votre coeur de métier.

Quel que soit votre domaine d’activité professionnelle, vous avez besoin d’informations, ne fut-ce que les coordonnées de vos clients. Pour être efficace, vous devez donc être capable de trouver et retrouver une information de qualité le plus rapidement possible.

Que ce soit pour chercher ou classer une information, un objet ou même un service, vous devez être capable de les définir. Et pour cela, vous avez besoin de vocabulaire. Plus votre vocabulaire sera étendu, plus vos recherches seront rapidement couronnées de succès.

Dans votre communication également, le choix et la compréhension du vocabulaire utilisé par toutes les parties peut faire la différence entre l’échec et la réussite d’un projet. Trop souvent, nous utilisons un mot pour un autre. Trop souvent, nous utilisons des termes techniques ou du jargon professionnel inadapté à nos interlocuteurs.

Chercher l’information

Nom « commun » ou scientifique, jargon professionnel, argot, abréviations, acronymes, mots synonymes ou analogues, … Que ce soit sur le web ou dans les livres, une même information peut être définie par des termes différents. Pour vous aider, pensez à utiliser un dictionnaire des synonymes ou encore un dico plus qui propose des analogies. Un dictionnaire qui indique l’étymologie, c’est à dire l’origine des mots, peut également vous aider. Faites éventuellement des recherches préalables sur d’autres termes proches pour définir plus précisément les termes à rechercher. Voici quelques adresses utiles sur le web :

Pour rechercher sur le web, utilisez des recherches sur plusieurs mots clés pour limiter le nombre de pages listées. Vous pouvez encore augmenter la pertinence des résultats en limitant les réponses aux pages n’utilisant pas certains mots. Ou limiter vos recherches à un domaine (ex: seulement le domaine archimarketing.com) ou à un type de fichier (ex: seulement les fichiers PDF). Plus d’informations sur les recherches sur le web >>>

Pour optimiser vos recherches dans des livres, commencez par la table des matières et par le lexique.

Suivant le sujet concerné, il sera éventuellement intéressant d’élargir vos recherches à des termes dans des langues étrangères. C’est par exemple le cas de l’anglais pour tout ce qui touche aux nouvelles technologies ou aux sujets scientifiques.

Être réceptif à l’information

Les sources d’informations peuvent être diverses… et une information importante peut surgir au moment où vous vous y attendez le moins. Une émission télé ou radio, une discussion avec une autre personne, un magazine dans une salle d’attentes… Soyez toujours à l’affut des sujets qui vous intéressent. Ayez toujours de quoi écrire à portée de main !

Trier l’information

Toutes les informations que vous pouvez trouver sur un sujet ne sont pas de qualité. Triez le résultat de vos recherches pour déterminer leur pertinence :

  • L’auteur est-il connu ? Est-il fiable ?
  • De quand date l’article ou le livre ? Cette information est-elle toujours d’actualité ?
  • Y a-t-il d’autres sources fiables qui confirment cette information ?
  • Aurais-je vraisemblablement encore besoin de cette information dans le futur ? Si oui, la source de l’information sera-t-elle toujours disponible ? (surtout important pour les sites web qui sont rarement durables puisqu’ils peuvent être supprimés ou mis à jour).

L’objectif n’est pas d’encoder toutes les informations (vous ne feriez plus que ça), mais de limiter l’encodage aux informations essentielles qui doivent pouvoir être accédée dans l’instant. Pour des informations moins importantes, vous pouvez vous limiter à un lien vers la source (page web ou référence de livre par e.

Classer l’information

Les informations à classer

Suivant votre profession, vous aurez à classer des informations, des produits, des personnes, etc.

Si je me limite à la profession d’architecte, vous aurez notamment à classer :

  • des clients
  • des projets
  • des répertoires
  • des fichiers
  • des calques CAO
  • des blocs, éléments, composants, etc. réutilisables
  • des plans, coupes, élévations, perspectives, détails, etc.
  • des photos, des matières, des textures, etc.
  • de la documentation technique, légale, etc.
  • des courriers, rapports, métrés, cahiers des charges, bordereaux, factures, etc.
  • … la liste est longue

Votre classement est-il cohérent et efficient ? Un nouveau collaborateur est-il capable de s’y retrouver facilement ? Vous-même, êtes-vous capable de retrouver rapidement l’information que vous recherchez ?

Voyons à présent comment classer toutes ces informations

Classer par catégorie

Lors de l’encodage de l’information, le choix des termes est également très important. Pour retrouver rapidement une information enregistrée, vous devez la classer dans une ou plusieurs catégories (domaine d’activité, sujet, projet, date, auteur, etc.) Si une catégorie est trop vague, par exemple Architecture, il sera difficile de retrouver votre information parmi des centaines ou milliers d’autres. A l’inverse, si votre catégorie est trop spécifique, celle-ci ne contiendra souvent qu’une seule information.

Personnellement, j’utilise des catégories générales pour les sujets en dehors de mes centres d’intérêt et des catégories plus restreintes pour mes domaines d’activités et de recherches. J’essaie d’éviter d’avoir plus de 15 ou 20 informations dans chaque catégorie (ce nombre varie en fonction de votre système de classement). Avec l’évolution de votre base de données, certains termes génériques peuvent être segmentés en termes plus précis, de manière hiérarchique. Vous pouvez ensuite déplacer les informations plus anciennes vers ces nouvelles catégories.

Utiliser des mots clés

De nombreux logiciels actuels vous permettent de lier un ou plusieurs mots clés à une information (texte, fichier, page web, etc.) Les mots clés ont l’avantage de pouvoir relier des informations classées dans des catégories hiérarchiques différentes. Cela permet de visualiser des relations non hiérarchiques entre informations.

Comme pour le choix des catégories, …

Le choix des mots clés est important.

ATTENTION DANGER : L’utilisation de mots synonymes ou analogues aura pour conséquence de vous faire passer à coté de relations entre les informations. Vérifiez bien que vous n’utilisez pas déjà un mot clé analogue avant d’en créer un nouveau.

Trop de mots clés tue le mot clé

Les mots clés hiérarchiques

Certains (trop) rares logiciels permettent d’utiliser des mots clés hiérarchiques. En voici un exemple: architecture > construction > maçonnerie > baies > linteau. Avec ces logiciels, en donnant le mot clé « linteau », vous donnez automatiquement les mots clés parents baies, maçonnerie, construction et architecture. Par exemple, cela peut être très utile pour trouver des solutions alternatives lorsqu’une méthode de construction n’est pas adaptée à un cas précis.

Mes outils de classement

Une bibliothèque de livres
Chaque livre est encodé dans ma base de données numérique. Chaque information encodée fait référence à un livre et parfois à une page.
Des classeurs classés par catégories
Ces classeurs renferment des documentations techniques, des articles de presse, des notes personnelles, etc. Chacun de ces éléments est également encodé dans ma base de données. Ces classeurs étant en perpétuelle évolution, je n’encode que le numéro du classeur.
Un disque dur (et sa sauvegarde)
J’y stocke mes données numériques (images, photos, plans, modèles 3D, eBooks, textes, etc.). Les documents importants, documentations, ebooks, etc. font également l’objet d’une ou plusieurs entrées dans ma base de données.
Le logiciel PersonalBrain
C’est vraiment le coeur de mon organisation. J’y encode la plupart de mes informations avec indications de leurs emplacements respectifs (livre, classeur, fichier informatique, lien vers une page web), leurs mots clés, leur type (pour filtrer plus finement les informations à afficher)
Le logiciel EssentialPIM
J’y encode mes contacts et mon agenda. Je pourrais le faire également avec PersonalBrain mais EssentialPIM reste plus pratique pour ces utilisations. EssentialPIM est par exemple disponible en version portable que vous pouvez stocker sur une clé USB. Il permet également la synchronisation avec certains smartphones et logiciels de messagerie (et peut lui-même servir de logiciel de messagerie).
Le logiciel Expression Media
Il s’agit d’un catalogueur d’image qui permet l’utilisation de mots clés hiérarchiques et la création de catalogues par domaine. Je l’utilise pour la gestion de mes images de synthèse, photos et textures.
NB: Expression Media 2 est un « vieux » logiciel. Je teste actuellement Adobe Lightroom qui semble proposer le même type de services et bien plus.

D’autres logiciels sont certainement disponibles pour effectuer les mêmes tâches (bien que je ne connaisse aucune alternative à Personal Brain). N’hésitez pas à partager vos découvertes et vos méthodes d’organisation de l’information !

PS : Vos données ont beaucoup de valeur : Protégez-les!

Sauvegardez régulièrement vos bases de données sur plusieurs supports et ne les conservez pas au même endroit. Suivant la taille des fichiers, une sauvegarde par Internet peut être une solution de protection des données efficace.

4 commentaires


  1. Hello Laurent ! Ravi de voir un article récent de ta part. Je ne connaissais pas le logiciel Expression Media. Merci de me l’avoir fait découvrir 🙂

    Au fait, il faudrait vraiment que je vois comment tu utilises Personal Brain. Je l’avais installé, mais je ne l’ai pas utilisé trop longtemps. Je me demandais un peu comment l’intégrer avec le reste de mon organisation personnelle. Ca te dirais un article invité pour en parler sur C’éclair un de ces quatre ?

    @ bientôt !


  2. Bonjour Argancel,

    Il est vrai que j’ai très peu publié sur ARCHImarketing.com ces derniers mois, et que je me suis fais encore plus rare sur le forum DeveloppementPersonnel.org… pour me concentrer sur mes projets professionnels, mes formations et publier des articles sur http://www.arch-image.com, mon site consacré à l’infographie 3D.

    Avec ma nouvelle formation avancée sur SketchUp qui vient de sortir, je vais à nouveau avoir plus de temps pour rédiger des articles sur ARCHImarketing.com.

    C’est aussi avec plaisir que j’accepte ton invitation à publier un article sur C’éclair. Je te contacte dès que j’ai un article à te proposer sur PersonalBrain.


  3. Merci,
    je trouve ton article très enrichissant.
    Je me suis mis à Personnal Brain, et j’avoue que les premiers jours enthousiastes sont passés.
    Je trouve l’outil super, mais comme Argancel, je ne vois pas bien comment l’intégrer avec mon organisation perso.


  4. Bonjour remy66,

    Tu trouveras déjà un début de réponse dans mon article Personal Brain – Bien plus que la gestion des connaissances.

    Mais j’attends de passer à la version 6 de PersonalBrain et à WebBrain avant de publier un nouvel article afin que celui-ci colle à l’actualité du logiciel.

    L’élément essentiel, toute version confondue, est d’utiliser une taxinomie logique et cohérente et d’éviter d’avoir trop de pensées « enfant » pour un « parent ».

    En attendant, vous pouvez visite le site Idergie pour découvrir en français les dernières infos sur le logiciel.

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