Architecte & Marketing

N’avez-vous jamais souhaité disposer d’un logiciel qui pourrait vous aider à gérer  :

• vos idées
• vos connaissances
• vos relations tant personnelles que professionnelles
• votre temps
• vos fichiers informatiques
• vos documents papier (livres, classeurs, folders, feuilles volantes, etc.)
• vos favoris internet
• vos projets
• mais aussi de faire des sessions de brainstorming, de générer de nouvelles idées…
• …bref, de mieux gérer votre vie

Et tout cela au sein d’une base de données commune ?

Après de longues recherches, j’ai trouvé la perle rare :

PersonalBrain ? Qu’est-ce que c’est ?

J’en avais parlé à demi-mot en conclusion de l’article “Vous avez des difficultés à retrouver vos documents ?” C’est en effet le logiciel qui me sert à gérer tous mes documents papier ou numériques. Ça épate toujours mes visiteurs lorsque je retrouve n’importe quel document en moins de deux minutes.

Bien plus qu’un logiciel de base de données ou qu’un logiciel de Mind Mapping, PersonalBrain, inventé par Harlan Hugh, fonctionne comme vous pensez. Vous me direz Mais chacun pense différemment !… et vous aurez raison.

PersonalBrain vous laisse toute liberté pour organiser vos idées et vos informations de la manière qui correspond le mieux à votre méthode de pensée.

Chaque élément ajouté à votre “brain” (cerveau) est appelé “thought” (pensée). Chaque pensée peut ensuite se voir attacher un ou plusieurs fichiers, une note, une adresse Internet ou email voire une image. Vous pouvez également faciliter le classement et la recherche en lui donnant un type, un label (qui apparaît à l’affichage) et des tags.

Mais le plus simple pour vous donner une idée de PersonalBrain, c’est de le voir en action :

Dans cette vidéo, je ne fait que survoler les principales fonctionnalités de PersonalBrain… Il y a bien plus sous le capot !

Testez la navigation par vous-même en visitant le Plex de la vidéo sur Internet

Les avantages de PersonalBrain

Quelques fonctionnalités importantes en font, selon moi, la solution idéale pour améliorer votre productivité (et votre créativité) :

La fonction Instant Activate

En tapant les premières lettres d’une “pensée”, le logiciel affiche toutes les “pensées” correspondantes pour y faire votre choix définitif. N’importe quelle “pensée” est donc accessible quasi instantanément.

Multi-plateforme

Le logiciel peut fonctionner à la fois sur PC, sur Mac et sur Linux.

Portable

C’est à dire qu’il peut être installé sur un disque USB (uniquement sous Windows).

Nombre de “pensées” illimité

Vous pouvez encoder, gérer et faire des recherches parmi des dizaines ou centaines de milliers de “pensées”. La seule limite est sans doute la mémoire vive de votre ordinateur.

Organisation hiérarchique et relationnelle

Chaque “pensée” peut-être liée à toute autre pensée de votre Brain. Contrairement à l’organisation hiérarchique rigide des logiciels de Mind Mapping ou du système dossier/sous-dossiers/fichiers classique.

Capacité d’importation

PersonalBrain importe les liens, pas les fichiers eux-même dans la base de données. Tous les types de fichiers peuvent donc être intégrés dans votre Brain.

Ajout de types de pensées, de labels ou de tags

Ces informations pourront ensuite être utilisées pour retrouver rapidement des informations de même nature.

Toujours centré sur la “pensée” active

On voit donc toujours une information dans son contexte, ce qui permet d’avoir une vision d’ensemble. Cela permet également de remarquer des relations pas toujours évidentes entre les “pensées”.

… et les inconvénients

PersonalBrain est-il parfait pour vous ? Sans doute pas, il y a quelques fonctionnalités qui pourraient encore être améliorées. Mais c’est un logiciel qui continue à évoluer. J’espère que les éléments suivants seront corrigés dans les prochaines versions :

En anglais uniquement

Le service client m’a indiqué que les développeurs travaillent sur une version internationale multi-langue mais sans me donner plus d’état d’avancement ou de date.

Pas multi-utilisateur

PersonalBrain est… personnel. Il existe une application web adaptée au travail en équipe, BrainEKP, mais elle nécessite de gros moyens financiers comme matériels. On parle ici de 25 000$ pour la licence serveur et de 1000$ par utilisateur en lecture/écriture… Cela risque d’en refroidir plus d’un.

L’impression est peu ergonomique

Même si la version Pro permet l’impression sur plusieurs pages, il n’en reste pas moins que cet aspect du logiciel pourrait bénéficier de nombreuses améliorations.

Possibilités d’exportation très limitées

La version Pro permet d’exporter au format HTML avec ou sans XML (cliquez-ici pour voir le résultat), ainsi qu’au format de BrainEKP. Et cela s’arrête là ! Je suppose que la structure unique de la base de données y est pour quelque chose. L’exportation de la vue active au format .jpg ou .pdf serait cependant une bonne chose.

Programmé en langage Java

Il nécessite donc que l’environnement Java soit installé sur votre ordinateur.

Impossible d’ouvrir 2 brains en même temps

Mais il est très facile de passer de l’un à l’autre. Vous pouvez également copier/coller une ou plusieurs “pensées” et même combiner deux brains.

Quelle version de PersonalBrain choisir ?

La page de comparaison des versions étant en anglais, voici une traduction pour vous aider dans votre choix :

PersonalBrain Free

Ses fonctionnalités principales :

• navigation visuelle et liens associatifs
• nombre illimité de “pensées” et de liens
• sélection, liaison et suppression multiple
• ajout de pages web aux “pensées”
• éditeur HTML intégré pour les Notes
• types et propriétés des “pensées”
• recherche instantanée et recherche approfondie
• utilise BrainZips pour sauvegarde rapidement vos données ou les envoyer à des amis

Attention: PersonalBrain Free ne peut être utilisé pour un usage commercial.

PersonalBrain Core

Toutes les possibilités de la version Free (gratuite) + les fonctionnalités suivantes :

• possibilité d’attacher un fichier à une nombre illimité de “pensées”
• vue étendue pour voir plus d’informations à la fois
• recherche dans les pages web et, sous Windows, dans les fichiers attachés
• impression du Plex (la fenêtre d’affichage) et des notes
• visualisation de dossiers virtuels (Virtual Thougths)
• création de nouveaux fichiers à partir de gabarits (templates)
• types et propriétés de liens
• zoom sur images intégrées et création automatique de vignettes pour les images de grande taille

PersonalBrain Pro

Dispose de toutes les fonctionnalités de la version Core. Il ajoute les fonctionnalités suivantes :

• exportation de votre Brain au format HTML interactif
• attachements multiples par “pensée”
• calendrier intégré
• événements et rappels d’événements
• filtre des “pensées” suivant leur activité (ne pas afficher les “pensées” plus anciennes que x jours)
• types de “pensée” héritées
• impression multi-pages
• correcteur orthographique intégré pour les notes (en anglais seulement)
• intégration avec Outlook (sous Windows uniquement)
• support de plusieurs systèmes d’exploitation
• peut être utilisé par un utilisateur sur 2 ordinateurs différents

Dans la prochaine version de PersonalBrain…

PersonalBrain apportera plusieurs nouvelles fonctionnalités alléchantes dont :

• sauvegarde des vues étendues
• mode “présentation”
• vue “outline” (sous forme de liste ?) qui devrait faciliter grandement l’impression de listes d’éléments
• et l’importation de Mind Maps en provenance de Mind Manager (.mmap), la référence, et de Freemind (.mm), l’alternative open-source.

Malheureusement, toujours pas de version française à l’horizon…

La solution de gestion qu’il vous faut ?

Même s’il en a les capacités, PersonalBrain n’est pas (encore) mon logiciel de gestion de projets, de CRM (gestion relations clients) et de gestion du temps.

Mais ses performances uniques en gestion des connaissances et des documents physiques et numériques ont considérablement boosté ma productivité. Je ne saurais désormais plus m’en passer !

Mais ne me croyez pas sur parole ! Rendez-vous sur le site de l’éditeur, TheBrain, pour tester PersonalBrain par vous-même. Puis, si le coeur vous en dit, revenez partager votre opinion.

Des questions, des réactions, des critiques ?

Vous avez la parole !