PersonalBrain – Bien plus que la gestion des connaissances
Par Laurent Brixius
N’avez-vous jamais souhaité disposer d’un logiciel qui pourrait vous aider à gérer :
- vos idées
- vos connaissances
- vos relations tant personnelles que professionnelles
- votre temps
- vos fichiers informatiques
- vos documents papier (livres, classeurs, folders, feuilles volantes, etc.)
- vos favoris internet
- vos projets
- mais aussi de faire des sessions de brainstorming, de générer de nouvelles idées…
- …bref, de mieux gérer votre vie
Et tout cela au sein d’une base de données commune ?
Après de longues recherches, j’ai trouvé la perle rare :
PersonalBrain ? Qu’est-ce que c’est ?
J’en avais parlé à demi-mot en conclusion de l’article « Vous avez des difficultés à retrouver vos documents ? » C’est en effet le logiciel qui me sert à gérer tous mes documents papier ou numériques. Ça épate toujours mes visiteurs lorsque je retrouve n’importe quel document en moins de deux minutes.
Bien plus qu’un logiciel de base de données ou qu’un logiciel de Mind Mapping, PersonalBrain, inventé par Harlan Hugh, fonctionne comme vous pensez. Vous me direz Mais chacun pense différemment !
… et vous aurez raison.
PersonalBrain vous laisse toute liberté pour organiser vos idées et vos informations de la manière qui correspond le mieux à votre méthode de pensée.
Chaque élément ajouté à votre « brain » (cerveau) est appelé « thought » (pensée). Chaque pensée peut ensuite se voir attacher un ou plusieurs fichiers, une note, une adresse Internet ou email voire une image. Vous pouvez également faciliter le classement et la recherche en lui donnant un type, un label (qui apparaît à l’affichage) et des tags.
Mais le plus simple pour vous donner une idée de PersonalBrain, c’est de le voir en action :
Dans cette vidéo, je ne fait que survoler les principales fonctionnalités de PersonalBrain… Il y a bien plus sous le capot !
Testez la navigation par vous-même en visitant le Plex de la vidéo sur Internet
Les avantages de PersonalBrain
Quelques fonctionnalités importantes en font, selon moi, la solution idéale pour améliorer votre productivité (et votre créativité) :
- La fonction Instant Activate
- En tapant les premières lettres d’une « pensée », le logiciel affiche toutes les « pensées » correspondantes pour y faire votre choix définitif. N’importe quelle « pensée » est donc accessible quasi instantanément.
- Multi-plateforme
- Le logiciel peut fonctionner à la fois sur PC, sur Mac et sur Linux.
- Portable
- C’est à dire qu’il peut être installé sur un disque USB (uniquement sous Windows).
- Nombre de « pensées » illimité
- Vous pouvez encoder, gérer et faire des recherches parmi des dizaines ou centaines de milliers de « pensées ». La seule limite est sans doute la mémoire vive de votre ordinateur.
- Organisation hiérarchique et relationnelle
- Chaque « pensée » peut-être liée à toute autre pensée de votre Brain. Contrairement à l’organisation hiérarchique rigide des logiciels de Mind Mapping ou du système dossier/sous-dossiers/fichiers classique.
- Capacité d’importation
- PersonalBrain importe les liens, pas les fichiers eux-même dans la base de données. Tous les types de fichiers peuvent donc être intégrés dans votre Brain.
- Ajout de types de pensées, de labels ou de tags
- Ces informations pourront ensuite être utilisées pour retrouver rapidement des informations de même nature.
- Toujours centré sur la « pensée » active
- On voit donc toujours une information dans son contexte, ce qui permet d’avoir une vision d’ensemble. Cela permet également de remarquer des relations pas toujours évidentes entre les « pensées ».
… et les inconvénients
PersonalBrain est-il parfait pour vous ? Sans doute pas, il y a quelques fonctionnalités qui pourraient encore être améliorées. Mais c’est un logiciel qui continue à évoluer. J’espère que les éléments suivants seront corrigés dans les prochaines versions :
- En anglais uniquement
- Le service client m’a indiqué que les développeurs travaillent sur une version internationale multi-langue mais sans me donner plus d’état d’avancement ou de date.
- Pas multi-utilisateur
- PersonalBrain est… personnel. Il existe une application web adaptée au travail en équipe, BrainEKP, mais elle nécessite de gros moyens financiers comme matériels. On parle ici de 25 000$ pour la licence serveur et de 1000$ par utilisateur en lecture/écriture… Cela risque d’en refroidir plus d’un.
- L’impression est peu ergonomique
- Même si la version Pro permet l’impression sur plusieurs pages, il n’en reste pas moins que cet aspect du logiciel pourrait bénéficier de nombreuses améliorations.
- Possibilités d’exportation très limitées
- La version Pro permet d’exporter au format HTML avec ou sans XML (cliquez-ici pour voir le résultat), ainsi qu’au format de BrainEKP. Et cela s’arrête là ! Je suppose que la structure unique de la base de données y est pour quelque chose. L’exportation de la vue active au format .jpg ou .pdf serait cependant une bonne chose.
- Programmé en langage Java
- Il nécessite donc que l’environnement Java soit installé sur votre ordinateur.
- Impossible d’ouvrir 2 brains en même temps
- Mais il est très facile de passer de l’un à l’autre. Vous pouvez également copier/coller une ou plusieurs « pensées » et même combiner deux brains.
Quelle version de PersonalBrain choisir ?
La page de comparaison des versions étant en anglais, voici une traduction pour vous aider dans votre choix :
PersonalBrain Free
Ses fonctionnalités principales :
- navigation visuelle et liens associatifs
- nombre illimité de « pensées » et de liens
- sélection, liaison et suppression multiple
- ajout de pages web aux « pensées »
- éditeur HTML intégré pour les Notes
- types et propriétés des « pensées »
- recherche instantanée et recherche approfondie
- utilise BrainZips pour sauvegarde rapidement vos données ou les envoyer à des amis
Attention: PersonalBrain Free ne peut être utilisé pour un usage commercial.
PersonalBrain Core
Toutes les possibilités de la version Free (gratuite) + les fonctionnalités suivantes :
- possibilité d’attacher un fichier à une nombre illimité de « pensées »
- vue étendue pour voir plus d’informations à la fois
- recherche dans les pages web et, sous Windows, dans les fichiers attachés
- impression du Plex (la fenêtre d’affichage) et des notes
- visualisation de dossiers virtuels (Virtual Thougths)
- création de nouveaux fichiers à partir de gabarits (templates)
- types et propriétés de liens
- zoom sur images intégrées et création automatique de vignettes pour les images de grande taille
PersonalBrain Pro
Dispose de toutes les fonctionnalités de la version Core. Il ajoute les fonctionnalités suivantes :
- exportation de votre Brain au format HTML interactif
- attachements multiples par « pensée »
- calendrier intégré
- événements et rappels d’événements
- filtre des « pensées » suivant leur activité (ne pas afficher les « pensées » plus anciennes que x jours)
- types de « pensée » héritées
- impression multi-pages
- correcteur orthographique intégré pour les notes (en anglais seulement)
- intégration avec Outlook (sous Windows uniquement)
- support de plusieurs systèmes d’exploitation
- peut être utilisé par un utilisateur sur 2 ordinateurs différents
Dans la prochaine version de PersonalBrain…
PersonalBrain apportera plusieurs nouvelles fonctionnalités alléchantes dont :
- sauvegarde des vues étendues
- mode « présentation »
- vue « outline » (sous forme de liste ?) qui devrait faciliter grandement l’impression de listes d’éléments
- et l’importation de Mind Maps en provenance de Mind Manager (.mmap), la référence, et de Freemind (.mm), l’alternative open-source.
Malheureusement, toujours pas de version française à l’horizon…
La solution de gestion qu’il vous faut ?
Même s’il en a les capacités, PersonalBrain n’est pas (encore) mon logiciel de gestion de projets, de CRM (gestion relations clients) et de gestion du temps.
Mais ses performances uniques en gestion des connaissances et des documents physiques et numériques ont considérablement boosté ma productivité. Je ne saurais désormais plus m’en passer !
Mais ne me croyez pas sur parole ! Rendez-vous sur le site de l’éditeur, TheBrain, pour tester PersonalBrain par vous-même. Puis, si le coeur vous en dit, revenez partager votre opinion.
Des questions, des réactions, des critiques ?
Vous avez la parole !
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Flam696 a dit,
le 17 janvier 2009 @ 18:22
Bravo pour votre excellent article sur « PersonalBrain » !
Un conseil toutefois, j’ai utilisé ce logiciel durant 2 années. Comme vous, je disais autrefois « Je ne saurais désormais plus m’en passer ! ».
Jusqu’au jour où j’ai compris ce que je nomme le « paradoxe de PersonalBrain » : il effectue des sauvegardes en temps réels et il devient le « centre nerveux » de votre vie. Hors, c’est aussi son principal défaut. Si vous n’effectuez pas de sauvegarde automatisée par un logiciel complémentaire AVANT chaque utilisation de « Brain » et APRES chaque utilisation, vous prenez les risques suivants :
- un « décalage » de vos pensées réelles en cours dans « Brain » et celles effectivement sauvegardées. La perte d’informations peut-être fatales en des lieux devenus difficilement identifiables. De plus, la multitude des « pensées » liées les unes aux autres rend toujours très risqués leur moindre déplacement au sein de « brain ». Une mauvaise manipulation (glissade involontaire) peut se solder par une volonté d’effacer l’erreur (la pensée situé au mauvais endroit). En cas de bugs involontaires d’origine difficilement identifiable selon la configuration de chacun, votre fichier « Brain » peut planter et s’effacer (également sur une mauvaise manipulation). Bref, vous l’aurez compris, vous pouvez perdre des mois de travaux en 2 secondes avec aucunes certitudes de pouvoir restaurer une version précédente si vous avez pris la précaution de faire des sauvegardes avant/après usage, d’autant que les sauvegardes de « brain » sur lui même est en temps réelle.
Vous comprendrez à l’usage.
Je vous recommande chaudement « Treepad Business edition » qui comble non seulement toutes les lacunes de « PersonalBrain » tout en restant nettement plus accessible et compréhensible.
Une remarque cependant si vous décidez d’adopter « Treepad Business edition » (qui existe en plusieurs autres versions) : pensez impérativement à noter sur papier l’extension particulière de ses deux fichiers complémentaires de travaux (*.HJT et *.TPZ) car en cas de crash de disque dur, les logiciels de récupération de données ne savent pas les reconnaitre !
A votre dispo…
NB : Pour le « nom », j’ai mis mon pseudo. Voir mon site officiel pour mieux comprendre pourquoi…
J’expliquerais plus encore dans de prochains sujets à paraitre.
Laurent Brixius a dit,
le 17 janvier 2009 @ 20:23
Merci pour cette critique constructive de PersonalBrain, Flam696 !
J’effectue bien des sauvegardes automatiques de mes « brains » pour éviter autant que possible les risques que vous présentez.
Comme je l’ai indiqué à la fin de mon article, PersonalBrain n’est pas mon logiciel de gestion des contacts et du temps. Je suis donc très intéressé par Treepad Business Edition auquel je vais m’intéresser très sérieusement. Merci beaucoup pour l’info !
PS: J’ai lu avec intérêt l’explication relative à votre pseudo. J’ai cependant un point de vue personnel sur l’utilisation ou non d’un pseudo.
Laurent Brixius a dit,
le 11 mars 2009 @ 14:06
@Flam696,
Je viens de tester Treepad Business Edition. Personnellement, je ne pense pas qu’il apporte les mêmes fonctionnalités que PersonalBrain. Je le comparerais plutôt à EssentialPIM.
PersonalBrain apporte au moins les avantages suivants:
- la fonction InstantActivate qui permet d’accéder très rapidement à une pensée/information en tapant quelques lettres de cette pensée.
- l’affichage toujours centré sur la pensée active
- les types, labels et tags qui permettent de filtrer efficacement un grand nombre d’informations et de les relier entre elles.
Mais une différence fondamentale est que PersonalBrain apporte une organisation relationnelle (indépendante d’une hiérarchie en arbre) en plus de l’organisation hiérarchique. Une pensée/information peut ainsi être liée à plusieurs autres pensées.
Et personnellement, je préfère un logiciel comme PB ou EssentialPIM qui sauvegarde en continu même si cela nécessite une stratégie de sauvegarde plus stricte.
Treepad Business Edition semble efficace pour la gestion de tâches ou comme agenda avec rappels mais je ne l’utiliserais pas pour ma gestion de connaissances.
Helran a dit,
le 13 mars 2009 @ 1:32
Comme mes pensées/idées sont multiples et étant pas très organisée dans la vie de tous les jours, imaginez l’état des idées qui fusent dans mon cerveau. Bon point : Je ne suis pas à cours d’idée. Mauvaise point : c’est l’anarchie totale dans l’organisation des mes idées.
Conclusion, via votre article, je vais tester Personnal Brain, pour gérer mes idées/sujets de projet de recherche. J’y verrais surement plus clair et je gagnerais surement en efficacité.
Merci pour l’info.
Laurent Brixius a dit,
le 13 mars 2009 @ 20:03
Bonne expérimentation Helran ! Comme je n’ai pas PersonalBrain partout avec moi, je note mes pensées dans un petit carnet. Lorsque je me retrouve devant l’ordi, j’encode tout cela dans PB.
N’hésite pas à faire part de ton feedback après l’inévitable période d’adaptation !
Laurent a dit,
le 29 juin 2009 @ 12:34
Merci pour ce descriptif, mais je vous avoue que j’hésite encore à l’utiliser. Tout simplement, je me demande si j’en ai besoin, si cela vaut la peine d’investir du temps pour comprendre son utilisation. Je suis photographe et donc artiste sur les bords. Est-ce que PB peut m’être utile ? Probablement car j’ai pas mal d’idées et de pensées qui circulent dans ma tête. C’est normal je suis humain, mais ai-je forcément besoin d’y faire de l’ordre, de classer tout cela ? Je ne sais pas donc je vais tester timidement PB et je verrai bien si j’accroche.
Laurent Brixius a dit,
le 1 juillet 2009 @ 14:22
Bonjour Laurent,
Je ne peux évidemment pas répondre à tes questions.
Je pense que plus on accumule de connaissances, d’informations, de liens et d’idées, plus PersonalBrain devient utile. Il me permet d’avoir une vision globale d’un sujet et de visualiser les interactions entre des domaines apparemment sans connexion évidente.
Je pense que PB n’est pas adapté pour la gestion d’une base de données photographique, même s’il est possible d’associer une image à une « thought ». Un logiciel tel que Microsoft Expression Media avec ses mots-clés hiérarchiques me semble plus indiqué dans ce cas.
Quoi qu’il en soit, bon test !
3 livres pour 3 changements majeurs | Architecte & Marketing a dit,
le 30 septembre 2009 @ 20:40
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