Architecte & Marketing

Imaginez que vous puissiez retrouver n’importe quel document en moins de deux minutes. Un rêve utopique ?

NON! Un système de classement logique et efficace peut vous permettre d’atteindre cet objectif ambitieux. Est-ce que ce sera facile? Sans doute pas: vous allez devoir investir beaucoup de temps pour la mise en place du système, tout particulièrement si vous disposez d’une grande quantité de documents. Mais le plus grand défi sera sans doute d’appliquer systématiquement votre système de classement à tous vos nouveaux documents.

Est-ce que vous pourrez rentabiliser cet investissement? Tout dépend de la valeur que vous donnez à votre temps, à celui de vos collaborateurs et à votre réputation professionnelle.

Combien de temps perdez-vous chaque jour à rechercher un document? Et combien de temps cumulé perd chaque jour l’ensemble de vos collaborateurs? Quelles sont les conséquences de la perte d’un document pour votre entreprise? Et pour vos clients?

Pourquoi classer vos documents ?

Si vous êtes architecte indépendant sans collaborateurs et doté d’une mémoire visuelle prodigieuse, cet article n’est pas pour vous. Si vous n’êtes pas dans ce cas, voici quelques bonnes raisons de classer logiquement et systématiquement vos documents:

• parce que votre mémoire n’est pas infaillible
• pour rassembler en un seul emplacement tous les documents nécessaires à un projet
• pour optimiser le travail d’équipe
• pour identifier, supprimer ou mettre à jour les documents obsolètes
• pour avoir une vision globale des sources d’informations sur un sujet
• pour donner de votre bureau d’architecture une image de compétence et d’efficacité professionnelle
• et surtout pour éviter de perdre du temps

Que classer

Tout! Chaque document doit avoir sa place, ne fut-ce que dans la poubelle:

• feuilles volantes
• dossiers projets
• plans
• documents administratifs
• documents de référence (livres, revues, etc.)
• cartes de visite
• supports informatiques (CD/DVD, cartouches d’archivage, disques durs externes, clés USB, cartes mémoires, etc.)

Sans oublier votre petit matériel de bureau, vos consommables et votre matériel informatique.

Où ranger vos documents ?

Le choix de l’emplacement des documents se fait sur 3 niveaux:

Le local

• Les documents en cours d’utilisation sont dans le local de l’utilisateur
• Les documents de référence seront idéalement rassemblés dans un même local ou dans des locaux contigus
• les archives, auxquelles on n’accède que rarement, pourront être stockées dans des locaux plus éloignés ou plus difficiles d’accès après que leur contenu ait été répertorié

Le mobilier de rangement

Idéalement, votre mobilier sera adapté en fonction des types et formats de documents à classer:

• armoires à rideaux, à portes battantes ou coulissantes
• armoires à plans
• crédences et classeurs multi-tiroirs
• bibliothèques
• étagères
• déssertes
• caissons mobiles

Les accessoires de classement

Si votre bureau est régulièrement inondé de feuilles volantes et de documents épars, ça peut aider!

• corbeilles superposables - indispensables pour classer efficacement les feuilles volantes et petits documents - il en existe en A3
• classeurs à levier
• dossiers suspendus
• presses-livres
• ranges-revues
• intercalaires
• protège-documents
• chemises
• onglets et index marque-pages - très utiles pour marquer une page spécifique
• sans oublier les caisses à archives empilables

Profitez des nombreuses couleurs disponibles pour pouvoir identifier visuellement le type de contenu sans même devoir lire l’étiquette. Vous pouvez par exemple réserver le vert pour les projets, le jaune pour la documentation technique, le bleu pour l’administratif et… le rouge pour les rappels de facture…

Et pour les feuilles volantes et petits fascicules, vous pouvez également utiliser un tableau d’affichage pour les documents d’actualité. Les tableaux en tôle blanche émaillée sont particulièrement pratiques car ils vous permettent d’annoter tout en maintenant par exemple des plans à l’aide d’aimants.

Comment classer vos documents ?

Un système de classement logique et sans ambiguïté est essentiel. Si tous vos collaborateurs rangent suivant leurs propres règles, cela risque vite de tourner au désastre!

Vous devez donc mettre en place un système logique compéhensible par tous les utilisateurs. Chaque bureau d’architecture développera son système de classement en fonction de ses spécificités mais toutes ces méthodes devraient mettre en oeuvre les éléments suivants:

• une nomenclature logique des types de documents - exemple:
  • ref_ pour les documents de référence
  • pro_ pour les documents relatifs à un projet
  • adm_ pour les documents administratifs
  • etc.
• un système de numérotation qui prenne en compte l’évolution future des activités du bureau. Si vous numérotez vos projets sur un seul chiffre, vous devrez changer votre système de numérotation après votre 9ème projet. Mieux vaut prévoir un avenir radieux et noter 001 si pas 0001!
• un système de datation qui permette d’établir la postériorité d’un document sur un autre semblable ainsi que la validité des informations contenues dans le document. Par exemple, si vous lisez “Reçu 24/06/1988″ sur une documentation technique, il serait préférable de prendre contact avec le délégué commercial de la firme pour obtenir une mise à jour.

Afin de conserver une méthode de classement homogène, il est utile de rédiger un vade-mecum ou aide-mémoire expliquant clairement les principes de classement. Ce guide doit permettre à un nouveau collaborateur (ou à un ancien dont la mémoire flanche) d’utiliser votre système de classement. Ce guide peut être amélioré au fil du temps avec les questions et les réponses des utilisateurs.

Vers le tout numérique ?

Conserver ses documents sous forme papier à ses avantages, notamment au niveau du confort de lecture et pour les documents de grande dimensions. Cependant, n’écartez pas l’éventualité de numériser systématiquement tout ou partie de vos documents. Cette solution présente également des opportunités très intéressantes:

• disponibilité des documents à plusieurs endroits au même moment
• recherche d’informations facilitée y compris à l’intérieur des documents lorsque le document est passé par une étape de reconnaissance de caractères.
• volume physique de stockage extrêmement réduit voire inexistant
• facilités de sauvegarde des documents

Les freins à la mise en place et à l’utilisation d’un système de classement

Pas le temps!

L’élément principal qui empêche un bureau d’architecture d’utiliser systématiquement un système de classement est le manque de temps. C’est surtout vrai pour les bureaux déjà bien établis et qui disposent d’une énorme quantité de documents à classer. Dans ce cas, il peut être utile d’engager temporairement une ou plusieurs personnes pour s’occuper du classement plutôt que de détourner un collaborateur existant de ses tâches.

Il est souvent judicieux de réserver une plage horaire hebdomadaire réservée au classement des nouveaux documents. Si la tâche de classement semble herculéenne, vous pouvez commencer par les documents actuels et vous occuper des documents plus anciens lors de périodes plus creuses.

Manque de rigueur

Le second élément qui peut réduire l’efficacité de votre système de classement est le manque de rigueur dans sa mise en oeuvre.

Un système de classement n’est efficace que si on peut lui faire confiance

Il vaut parfois mieux charger une seule personne motivée du classement des nouveaux documents. Cela permet d’augmenter l’homogénéité de la terminologie de classement et de la mise en oeuvre de la méthode utilisée.

Retrouver un document en moins de deux minutes

Classer, c’est bien, mais encore faut-il pouvoir retrouver rapidement un document classé. L’idéal est d’encoder chaque document dans une base de données informatique. Vous tapez un mot-clé et le logiciel vous affiche tous les documents comprenant ce mot clé et leur emplacement physique.

J’utilise à cette fin un logiciel étonnant qui me permet d’avoir un vision globale d’un sujet et des documents qui s’y rapportent. Il serait trop long de vous le présenter ici mais ce sera sans doute le sujet d’un prochain article.