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Partagez-vous mon rêve?

Imaginez qu’à tout moment et en tout lieu vous sachiez quelle action entreprendre. Vous êtes toujours à l’heure à vos rendez-vous et vous ne dépassez jamais les délais impartis pour vos projets. Vous retrouvez toutes les documents dont vous avez besoin en 2 minutes. Vous connaissez parfaitement l’état d’avancement de tous vos projets et vous pouvez donner à tout moment les directives dont ont besoin vos collaborateurs pour effectuer leurs tâches. Vous êtes maître dans l’art de la productivité sans stress!

Une vision utopique? Sans doute mais… Après de nombreuses recherches et études dans le domaine de la gestion du temps, j’ai découvert une méthode d’organisation qui devrait vous permettre de faire un grand pas en direction de cette efficacité sans stress à laquelle nous aspirons tous: la méthode Getting Things Done de David Allen.

Comment atteindre cet état de productivité sans stress?

Avant de pouvoir répondre à cette question, il faut d’abord déterminer d’où vient ce stress, pourquoi nous sentons-nous dépassés par les tâches qui se dressent devant nous ? Est-ce réellement par manque de temps ?

Voici la réponse de David Allen:

La majeure partie du stress que subissent les gens naît d’une mauvaise gestion des engagements qu’ils prennent ou qu’ils acceptent. (…) Les personnes dans cette situation deviennent invariablement plus détendues, plus concentrées et plus productives lorsqu’elles parviennent à gérer plus efficacement les questions non résolues de leur vie.

David Allen ne parle pas uniquement des engagements professionnels mais de la vie dans son ensemble. Votre vie privée (et les engagements que vous prenez à ce niveau) ont également une grande influence sur votre niveau de stress. Lorsque vous êtes préoccupé par un soucis dans votre vie privée, cela a inévitablement un impact négatif sur votre productivité professionnelle et inversement.

Pour traiter ces affaires non résolues, David Allen nous conseille les étapes suivantes:

1. clarifiez le résultat que vous voulez obtenir
2. décidez de la prochaine action à effectuer
3. notez un rappel du résultat voulu et de l’action requise dans un système fiable

Encore faut-il, au préalable, faire un inventaire exhaustif de toutes les choses qui vous préoccupent.

Introduction à la méthode Getting Things Done (GTD)

D’autres ayant déjà présenté cette méthode de façon approfondie, je vous renvoie à l’excellent article d’Argancel sur le blog C’éclair.fr pour une présentation en profondeur de la méthode. Voici cependant un résumé succinct des principes généraux:

Libérez votre esprit!

Lorsque vous pensez que vous devriez faire quelque chose, vous envoyez un ordre à votre cerveau. Le problème est que votre inconscient n’a pas de sens du passé et du futur. Dès ce moment, il y aura à tout moment une partie de votre cerveau qui vous dira de faire cette chose. Au lieu de garder en tête vos affaires en suspens, servez-vous d’outils externes pour les objectiver et les organiser.

Une gestion des actions horizontale et verticale

Vous devez contrôler vos engagements, vos projets et vos actions horizontalement et verticalement.

La gestion horizontale consiste à garder des listes de tout ce que vous avez à faire (les courses, aller chez le dentiste, rendre visite à un parent, lire un article, ect.).

La gestion verticale consiste à gérer les différentes étapes de projets individuels. C’est de la gestion de projet au sens large. Cela peut être par exemple la gestion de toutes les étapes et tâches nécessaires pour la réalisation d’un projet de construction d’un bâtiment.

Les cinq étapes de gestion du flux de travail

1. collecter les sujets qui retiennent notre attention
2. traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent
3. organiser les actions concrètes à exécuter
4. revoir les actions et évaluer les options
5. agir en fonction des options choisies

Le processus de mise en route de projets

Le modèle de planification proposé par Allen suit les étapes du processus naturel de planification de notre cerveau:

1. définir la raison et les principes
2. se représenter les résultats
3. faire du brainstorming
4. s’organiser
5. déterminer les premières actions à exécuter

La révision des actions

Pour être efficace, votre système d’organisation doit être constamment réactualisé. Revoir régulièrement vos différentes listes est sans aucun doute un des piliers de la méthode GTD. Sans cette révision, votre inconscient ne fera plus confiance à votre système d’organisation et reprendra sa mauvaise habitude de garder en mémoire les choses à faire plutôt que de se fier à votre système d’organisation externe.

Lorsque vous avez un moment de libre, vous devez pouvoir réviser votre liste de prochaines actions pour déterminer, en fonction de 4 critères décrits ci-dessous, ce que vous avez de mieux à faire ici et maintenant.

Ces révisions se font à plusieurs niveaux: depuis la liste d’actions (qui doit se faire dès que vous avez un peu de temps libre) jusqu’à la liste de vos projets de vie (que vous pouvez ne réviser qu’une fois par an par exemple).

Faire le bon choix d’action

Pour faire le meilleur choix dans une situation donnée, Allen propose quatre critères de décision:

1. le contexte
2. la disponibilité
3. le niveau d’énergie
4. la priorité

Voilà sans doute un des éléments qui diffèrent le plus par rapport aux méthodes de gestion du temps plus classiques. Dans ces méthodes, beaucoup se contentent de déterminer le niveau de priorité des projets. D’autres, comme la méthode de gestion du temps de Stephen R. Covey, vont plus loin et classent les actions dans 4 quadrants selon que ces activités sont urgentes ou non-urgentes, importantes ou non-importantes.

N’oubliez pas qu’il suffit parfois d’un seul coup de téléphone ou que votre patron/client entre dans votre bureau pour réduire à néant votre liste de priorité…

Les points clés de la méthode GTD

Voici une tentative pour résumer les conseils de la méthode Getting Things Done:

• Collectez toutes les choses qui vous préoccupent dans votre vie privée et dans votre vie professionnelle
  • Documents physiques (feuilles volantes, magazines à lire, livres, etc.)
  • Idées
  • Questions en suspens
• Déterminez ce que vous devez faire avec chaque « chose » collectée
  • Une action est-elle nécessaire?
  • Est-ce que cette action prend moins de deux minutes?
  • Si c’est le cas, faites-la à l’instant
  • Si ce n’est pas le cas, organisez en suivant le diagramme
• Faites une liste de tous vos projets personnels ou professionnels
• Pour chacun de vos projets, déterminez la prochaine action à exécuter
• Faites une ou plusieurs listes des prochaines actions à accomplir
• Révisez vos listes de prochaines actions dès que vous avez un moment de libre
  • Faites le bon choix en évaluant vos options
• Révisez vos listes de projets chaque semaine
• Révisez une ou deux fois par an vos projets de carrière et de vie

Mettre en oeuvre la méthode GTD dans votre vie quotidienne

Voilà sans doute l’aspect le plus difficile de la méthode: l’appliquer et surtout poursuivre son utilisation jour après jour.

Pourquoi est-ce si difficile? Parce que la mise en oeuvre de cette méthode nécessite beaucoup de rigueur et de changer de nombreuses habitudes… Ce sera le sujet d’un prochain article sur le développement personnel.

Et pour ceux à qui cette méthode ne convient pas, j’ai trouvé une autre méthode plus simple et abordable basée sur cette méthode GTD ainsi que sur le livre de Stephen R. Covey indiqué dans mes sources: la méthode Zen to Done de Leo Babauta (en anglais uniquement). A suivre…

Et vous… Avez-vous trouvez la méthode d’organisation ou de gestion du temps qui vous convient parfaitement?

Discutons-en!

Sources:

• La méthode Getting Things Done de David Allen est à présent disponible en français sous le titre « S’organiser pour réussir – Getting Things Done – La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress » aux éditions LEDUC.S.
• Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent – Stephen R. Covey

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